Utilizarea etapelor din managementul de proiect

Una dintre caracteristicile definitorii ale unui proiect este aceea că durează o perioadă fixă ​​de timp. Acest lucru ar putea fi orice, de la câteva săptămâni la câțiva ani, iar în unele cazuri, pentru proiecte de construcții la scară largă sau lucrări publice, decenii.

Pentru a urmări progresul de-a lungul drumului și a se asigura că livrările-cheie sunt realizate în conformitate cu cronologia, managerii de proiect folosesc repere.

Un punct de referință al proiectului este o sarcină cu o durată de zero care semnifică realizarea proiectului. Ele sunt folosite ca o modalitate de a arăta mișcările și progresele înainte și de a arăta oamenilor ce se întâmplă, chiar dacă nu au cunoștințe detaliate despre sarcinile implicate pentru a ajunge acolo. În acest sens, acestea sunt foarte utile pentru comunicarea părților interesate și pentru a stabili așteptările.

Când să folosiți milestone-ul proiectului

Momentele de referință în managementul proiectelor sunt folosite pentru a marca:

• Începerea fazelor semnificative de lucru
• Sfarsitul fazelor semnificative de munca
• Termenele limită
• Când se ia o decizie importantă
• Alte puncte fixe în timp, care au nevoie de apel în mod specific

Cât de frecvent trebuie să puneți un punct de referință în planul dvs.

Un curs de formare ar putea recomanda punerea în scenă a unor etape de planificare o dată pe lună.Acest lucru este bine și o regulă bună, dar trebuie să utilizați judecata dvs. profesională. Unele luni ar putea avea o mulțime de activități, întâlnirile importante fiind marcate ca repere, luarea deciziilor și închiderea unei singure etape și începutul celeilalte.

În alte luni s-ar putea să te concentrezi pe execuție, cu foarte puține, dacă nu ceva, pe care poți să faci o piatră de hotar.

În scopuri de raportare, este util să creați un motiv pentru a avea o piatră de hotar cel puțin o dată în fiecare ciclu de raportare.

Cum sunt reprezentate reperele pe graficul dvs. Gantt

Momentele de referință reprezintă una dintre componentele unei diagrame Gantt și sunt prezentate pe diagramă ca un diamant. Ele nu sunt prezentate ca o sarcină obișnuită, deoarece au o durată de zero: cu alte cuvinte, acestea nu iau niciodată timp. În scopul planificării pe o diagramă Gantt, acestea se întâmplă.

Dacă nu utilizați diagrame Gantt, puteți utiliza în continuare repere. Iată cinci alternative la diagramele Gantt: puteți să încorporați în continuare planuri importante în planul dvs. folosind aceste.

Dacă doriți să rămâneți organizat personal și software-ul de gestionare a proiectului nu este complet integrat în calendarul dvs., puteți copia și insera datele cheie în jurnal. În funcție de modul în care vă place să lucrați, acest lucru vă poate aminti de ce ar trebui să vină.

Cum se numește milestone

Punctele de referință ar trebui să conțină o descriere clară a programului dvs. de proiect, dar nu una care implică o sarcină. Deci, acestea nu ar trebui să fie numite "Obțineți acordul de a trece la Faza 2", dar "Faza 2 începe". Dacă doriți să reflectați efortul de obținere a acordului pentru a trece la Faza 2, atunci adăugați o sarcină chiar înainte de piatra de hotar pentru ao acoperi.

Momentul de referință ar trebui să descrie momentul în care acestea reprezintă:

• Faza de testare este completă
• Aprobat de PID
• Contract semnat

Mulți manageri de proiecte aleg să-și numere obiectivele de referință pentru a fi ușor de referință. Dacă utilizați o structură de defalcare a lucrărilor, puteți utiliza numerotarea de la aceasta. În caz contrar, este bine să utilizați M1, M2 și așa mai departe pentru a clarifica la ce vă referiți. O structură clară de numire devine mult mai importantă pe măsură ce numărul de repere crește, deci gândiți-vă cum veți face acest lucru dacă proiectul dvs. va dura mai multe luni.

Cum se obține Milestone-urile deconectate

Momentul de referință face parte din programul dvs. de proiect, astfel încât, atunci când programul dvs. este bazat, ar trebui să luați în considerare etapele dvs. semnate off.

Dacă trebuie să schimbați datele etapelor, atunci ar trebui să utilizați procedura standard de control al schimbării pentru a efectua ajustări ale planului. Acest lucru ar putea fi la fel de ușor ca discuția cu sponsorul dvs. de proiect și să-i informați de ce datele trebuie schimbate sau la fel de formale ca să alcătuiți un nou program recomandat și să-l duceți la un comitet de planificare care să fi ratificat.

Este mai bine să aflați ce proces de semnare a milestone-ului dvs. va fi, dacă este cazul, înainte de a fi nevoie să îl utilizați, astfel încât să nu pierdeți timpul când trebuie să faceți o schimbare.

Utilizarea etapelor de comunicare

Momentele de referință sunt utile pentru comunicare și raportare, deoarece reprezintă punctele minime de control din plan. Cu alte cuvinte, dacă ați scos toate celelalte sarcini, ați putea vedea în continuare ceea ce se întâmplă și păstrați proiectul în mișcare înainte folosind doar reperele.

Ar trebui să reușiți să scoateți reperele și să le puneți pe un tablou de bord sau un raport de proiect. Ei ar trebui să spună povestea proiectului suficient de detaliat pentru a satisface persoanele la care raportezi, în mod normal, sponsorul proiectului sau alt grup executiv, cum ar fi grupul de conducere (sau consiliul de proiect). În fiecare lună sau la frecvența de raportare pe care o utilizați, puteți arăta care etape au fost atinse.

Raportarea împotriva reperelor este destul de simplă și se face deseori ca un tabel. Vedeți descrierea etapei de referință, data la care era datorată și apoi noua dată prognozată. Când se obține o piatră de hotar și poate fi marcată ca completă, adăugați și acea dată. Sperăm că va fi aceeași dată cu data prognozată, dar proiectele nu funcționează întotdeauna așa.

Un tabel ca acesta arată clar ceea ce a fost finalizat și ceea ce este remarcabil. Veți putea să planificați răspunsul la întrebarea "De ce nu am atins acea piatră de hotar?" Înainte de a merge și a vă întâlni cu sponsorul dvs. sau pentru a trimite raportul.

Când planul dvs. de proiect este foarte lung și aveți o mulțime de repere, veți găsi mai ușor să abandonați reperele finalizate în fiecare ciclu de raportare. Doar raportați etapele care urmează să fie finalizate în această lună: luna viitoare decolați tot ce a fost finalizat luna trecută, astfel încât să nu adăugați în mod constant la lungimea raportului prin a spune oamenilor despre munca pe care deja o știu că a terminat.

Momentele de referință reprezintă un instrument foarte util de gestionare a proiectelor pentru planificare, programare și raportare și sunt ușor de utilizat. Puneți-i pe unii în următorul plan de proiect, urmăriți-i împotriva lor și veți afla că învățați ce frecvență funcționează cel mai bine pentru dvs.

Ca și în cazul gestionării proiectelor, utilizați-le în mod flexibil pentru a obține rezultatul dorit, utilizând aceste sfaturi și linii directoare pentru a vă informa propriile decizii.