Cum Chunking îmbunătățește eficiența și productivitatea muncii

În calitate de manageri, petrecem prea mult din ziua noastră încercând să potrivi mai multă muncă în mai puțin timp. Un răspuns comun pentru profesioniștii suprasolicitați la toate nivelurile este încercarea de a efectua mai multe activități în același timp prin desfășurarea mai multor activități. Problema este că multitaskingul nu funcționează.

De ce multitasking nu este cea mai eficientă abordare a productivității muncii

De exemplu, imaginați-vă că, pe măsură ce vă spălați dinții dimineața, începeți să vă gândiți la ordinea de zi a unei mari întâlniri mai târziu în cursul zilei. Nu durează prea mult din puterea de procesare a creierului pentru a vă spăla dinții și, de fapt, ați putea să vă concentrați pe ordinea de zi în timp ce vă ocupați mecanic de curățarea dinților de dimineață.

Dar ce două sarcini necesită mai mult din capacitatea creierului tău? S-ar putea să vorbești la telefon când pregătești micul dejun. Puteți obține ambele sarcini în mod corect, dar posibilitatea de a face greșeli din cauza pierderii atenției este mare.

Chunking ca o alternativă la multitasking

"Chunking" descrie cum funcționează utilizarea memoriei umane. Este important să ne amintim acest concept în timp ce privim la îndeplinirea mai multor sarcini simultan. Suntem, de fapt, schimbând între ei, mai degrabă decât să le facem în același timp (deși, în cazul periajului dinților, poate părea că sunt simultan).

Imaginați-vă că sunteți la telefon când cineva intră în biroul dvs. Ei cer sfatul sau o decizie rapidă asupra unei probleme. Încetezi să asculți persoana de pe telefon pentru scurt timp, scanezi nota din fața ta, scrii un răspuns și te întorci la apelul telefonic. Nu ați făcut cele două activități (apel telefonic și conversație în persoană) în același timp.

De fapt ai făcut trei sarcini în ordine; a pornit apelul telefonic, a avut conversația în persoană și a reluat apelul telefonic. La fel ca în exemplul de mic dejun de mai sus, ați fi putut obține amândouă o mai bună și, într-un timp mai scurt, dacă le-ați fi făcut unul după altul în loc de același timp. Motivul este că, pe măsură ce începeți fiecare activitate, trebuie să vă concentrați asupra acesteia și să începeți.

De ce timpul de pornire în multitasking nu este eficient

Când ați început apelul telefonic, a trebuit să vă gândiți, să găsiți numărul de telefon și să efectuați apelul. Când ai fost întrerupt, trebuia să dai seama ce a vrut persoana de la tine, ca să poți da o decizie. În cele din urmă, când ați reluat apelul telefonic, a trebuit să vă amintiți unde ați rămas. S-ar putea chiar să fi trebuit să vă spun, "Oops, îmi pare rău, cineva a intrat. Ce spui tu?"

Cu cât începeți și vă opriți mai mult pe parcursul zilei, cu atât mai mult din aceste momente de început de început aveți. Aceste momente sunt timp neproductiv. Dacă aveți un raport zilnic de pregătit, momentul de pornire este probabil destul de scurt în comparație cu cel pentru raportul pe care îl faceți numai trimestrial. Cu toate acestea, dacă pregătiți raportul și vă întrerupeți, aveți aproape același timp pentru a începe de fiecare dată.

Să spunem, de exemplu, puteți scrie un raport în 30 de minute fără nicio întrerupere. Cu toate acestea, poate dura mai multe ore dacă sarcinile și întreruperile neplanificate apar pe parcursul zilei. Această întârziere substanțială nu vine atât de mult din întreruperile reale, ca și timpul necesar repornirii din nou și repetate.

De ce ar trebui să încercați Chunking în loc de multitasking

Bine, câteodată trebuie să faci mai multe sarcini. Treaba ta poate fi operațională ca a mea, deci ce este mai bun decât multitaskingul? Chunking este mai bine.

Chunking este conceptul de rupere a zilei în bucăți mai mari, în loc de a reacționa la întreruperi constante. Cele mai multe bucăți de timp pe care le puteți dedica sarcinilor specifice, mai puține momente de pornire pe care le veți avea și eficiența dvs. se îmbunătățește proporțional. Din moment ce nu veți petrece prea mult timp în momentele de început, veți avea mai mult timp și veți obține mai mult. Ca un bonus, din moment ce vă veți putea concentra asupra sarcinii unice la îndemână, o veți face mai bine.

În calitate de bara laterală, managerii de proiect și-au dat seama de puterea acestei tehnici și au creat propria lor versiune de "chunking" prin procesul de structurare a structurii muncii.

Cum să începeți cu Chunking la locul de muncă

Deci, cum poți începe să fugi?

• Începeți puțin până când veți simți asta. Alegeți o singură sarcină, poate raportul dvs. săptămânal.
• Lăsați deoparte cele 30 de minute pe care le știi că le va lua.
• Închideți ușa sau puneți un semn care citește "Genius la locul de muncă" sau ceva de genul acesta și apoi concentrați-vă asupra raportului și asupra raportului.
• Ignorați telefonul.
• Nu verificați e-mailurile.
• Doar scrieți raportul.

Încercați la fel cu apelurile telefonice, întâlnirile angajaților și alte activități regulate. Concentrați-vă, împărțiți-vă zilele și, după câteva săptămâni de practică, veți simți și veți fi mai eficienți.

Linia de fund

Nu pierdeți atât de mult timp încercând să faceți mai multe sarcini. În schimb, fă-te mai eficient și mai productiv prin chunking. În timp ce termenul este incomod, conceptul este eficient.

Actualizat de Art Petty