Cum să examinați activitatea subordonaților

Când atribuiți o activitate subordonaților, monitorizați multe aspecte ale progresului acestora, dar sunteți preocupat în primul rând dacă lucrarea se face bine și se face la timp.

Obțineți lucrul la timp

Obținerea muncii lor la timp este cea mai ușoară dintre cele două pentru a monitoriza. Asta pentru că timpul este mai ușor de măsurat decât calitatea. Trebuie să stabiliți cerințe clare, inclusiv etapele și termenele limită, dar trebuie, de asemenea, să permiteți o anumită flexibilitate. Planificați orarul lor, sau planificați-le, pentru a include timp liber. Întotdeauna vor exista evenimente neprevăzute, deci este prudent să construiești cel puțin un pic mai puțin în plan. Cantitatea de slăbiciune pe care o permiteți în programul lor va varia de la individ la individ cu persoanele mai în vârstă și talentați care au nevoie de mai puțin slăbiciune.

Utilizând un raport de progres pentru a urmări programul

Metoda cea mai comună de a urmări dacă munca se face la timp este raportul periodic, de obicei realizat săptămânal pentru proiecte mici și lunar pentru proiecte mai mari. Când subordonații dvs. trimit rapoarte de progres scrise, unul dintre elementele pe care le vor raporta este aderarea lor la program. O metodă obișnuită folosită pentru a indica rapid situația este culorile stoplight. În cazul în care proiectul este la termen, ar arăta un simbol verde. Dacă proiectul intârzie, ar arăta că acesta este un simbol roșu.

Uneori, galbenul este de asemenea folosit pentru a indica când există o mică problemă care nu este suficient de severă pentru a garanta culoarea roșie.

De asemenea, doriți să raporteze orice este blocat progresul lor. Această secțiune ar trebui să includă ceea ce au încercat să elimine blocantul și rezultatele acestor eforturi. Dacă vă solicită asistență de la dvs. sau de la cineva din afara sferei sale, aceasta trebuie indicată în mod clar.

Nu uitați să le includeți, de asemenea, printre realizările lor. Dacă au făcut ceva care a eliminat un blocant, a împiedicat problema sau a ajutat, într-un alt mod, la menținerea programului intact, care ar trebui menționat în raportul lor de progres.

În cele din urmă, raportul de progres trebuie să arate procentul complet. Cele mai multe proiecte înregistrează foarte puține progrese la început, apoi cresc abrupt, iar la sfârșitul proiectului se înregistrează din nou progrese lente. Programul de proiect pe care l-ați dezvoltat tu și angajatul tău trebuie să țină cont de acest lucru. Indiferent dacă ați inclus acest lucru în program, trebuie să evaluați progresul raportat de angajat. Procentul total planificat ar trebui să reflecte, în general, cât timp a fost alocat proiectului.

Într-un proiect cu un program de trei luni, angajatul trebuie să raporteze procentul complet planificat de aproximativ 1/3 la sfârșitul primei luni. Dacă ar fi raportat un număr mult mai mic sau mult mai mare, ar fi prudent să te uiți puțin mai adânc. De asemenea, trebuie să faceți o apreciere cu privire la corectitudinea raportării pentru un procent real real. Pe baza cunoștințelor dvs. despre proiect și a stării sale generale, ar trebui să puteți judeca, aproximativ, dacă procentul complet raportat de angajat este corect sau nu.

De exemplu, dacă raportează o cifră completă planificată de 60% și un procent real efectiv de 65%, dar știi că proiectul a fost afectat de dificultăți, ar trebui să investighezi raportul în detaliu.

Obțineți o lucrare făcută corect

Este mai dificil să măsurați și să monitorizați dacă angajatul dvs. obține sau nu munca corectă. Asta pentru că este mai greu să definiți și să cuantificați ceea ce înseamnă "făcut bine". Din nou, ca și în cazul programărilor, trebuie să stabiliți așteptări și obiective clare și specifice. Și în timp ce cu programe vă permiteți o anumită flexibilitate și relaxare, trebuie să fiți mai puțin flexibili în ceea ce privește calitatea. Bine este bine.

Nu-ți pierde din vedere ținta. Când vorbim despre "făcut bine", amintiți-vă că veți merge "excelent", nu "perfect". Și nu uitați să vă concentrați mai mult pe rezultate decât pe proces.

Evaluarea performanței

Cea mai bună modalitate de a urmări progresul angajaților dvs. în ceea ce privește obținerea muncii potrivite este întâlnirile frecvente și utilizarea liberă a "spectacolului și a spune". Când un angajat raportează că a făcut progrese apreciabile, dați-i să vă arate ce au făcut. La începutul proiectului, lucrarea poate fi un pic cam dur și doar parțial completă. Este de așteptat. Cu toate acestea, odată cu trecerea timpului, demonstrațiile angajatului ar trebui să arate progrese în ceea ce privește procesul de a deveni mai lină și mai completă.

Cheia în timpul acestor revizuiri de calitate este să vă asigurați că estimările angajaților cu privire la calitatea muncii efectuate până acum se potrivesc cu propria dvs. Dacă vi se pare că calitatea lucrărilor efectuate în acest punct este încă dificilă și preliminară, trebuie să discutați diferența cu angajatul și să vă reinițializați așteptările. Dacă nu, atunci când consideră că au obținut calitatea finală, este probabil să apreciați că lucrarea este finalizată doar moderat.

Linia de fund

Când revizuiți activitatea pe care ați delegat-o la subordonați, amintiți-vă că sunteți în continuare responsabili pentru munca lor. Deci, asigurați-vă că munca se face la timp și că ați făcut-o exact așa cum sa discutat mai sus. La primul semn de dificultate, trebuie să intrați și să ajustați standardele angajatului pentru a vă conforma propriei dvs.