Cum să scrieți o scrisoare de afaceri

Aveți nevoie să scrieți o scrisoare de afaceri? Nu sunteți sigur (ă) despre aspectul cel mai potrivit de a utiliza sau ce să includeți în scrisoarea dvs.? Este important ca toate scrisorile de afaceri pe care le scrieți să fie corect formate și profesionale în aparență.

Când scrieți la potențiali angajatori, colegi, conexiuni profesionale și de afaceri, aspectul scrisorii dvs. este aproape la fel de important ca și ceea ce scrieți.

Dacă litera nu este formatată corect, nu are suficient spațiu între paragrafe și utilizează un stil sau o mărime a fontului netradițional, aceasta poate reflecta slab asupra dvs.

Instrucțiuni de scriere a scrisorilor de afaceri

Iată instrucțiunile pentru scrierea unei scrisori de afaceri, astfel încât toată corespondența dvs. să facă cea mai bună impresie.

Margini

Margini de scrisori de afaceri ar trebui să fie de aproximativ 1 "în jurul valorii de. Aceasta vă oferă scrisoarea dvs. profesională un look curat.Aveți ar trebui să aliniați textul dvs. la stânga, astfel încât modul în care majoritatea documentelor sunt aliniate, astfel încât va face scrisoarea dvs. lizibile.

Spațiul dintre litere

Lăsând spațiu în scrisoarea dvs. creează un aspect clar, neclut și ușor de citit pe care cititorul îl va aprecia. Scrisoarea dvs. trebuie să fie în format bloc: întreaga literă trebuie aliniată la stânga și la o singură distanță, cu excepția unui spațiu dublu între paragrafe.

Marimea fontului

Dimensiunea tradițională a literei pentru o literă profesională este 12. Fontul trebuie să fie Times New Roman sau Arial. Cu toate acestea, dacă utilizați hârtie cu antet, antetul poate avea dimensiuni și stil diferite.

Stilul fontului

Nu este nevoie să folosiți stiluri diferite într-o scrisoare profesională. Utilizați un font uniform (font de tipărire de carte, cum ar fi Times New Roman sau Arial) și evitați sublinierea, italicizarea sau boldingul. Cu toate acestea, dacă utilizați un antet, antetul poate avea un stil de font diferit.

Scrisoare Text

Textul scrisorii de afaceri trebuie să fie curat și lizibil. Evitați scrierea scrisorii într-un bloc mare de text. Spargeți textul în mai multe paragrafe concise. Aceste paragrafe trebuie aliniate la stânga; acest lucru permite citirea mai ușoară. După ce ați completat scrisoarea, cereți-i pe altcineva să o citească. Dați-le o privire scurtă la scrisoare. Există prea mult text pe pagină? Este ușor să vedeți paragrafele distincte?

Informatii de contact

Prima secțiune a scrisorii dvs. trebuie să includă informațiile dvs. de contact și informațiile de contact ale persoanei pe care o scrieți. De asemenea, includeți data pe care o scrieți în partea de sus a scrisorii dvs.

Scrisoare de salut

Dacă nu cunoașteți bine cititorul și, de obicei, îi adresați după numele lor, trebuie să includeți titlul personal și numele complet al persoanei în salut (adică, "Stimate domn James Franklin"). Dacă nu sunteți sigur de numele cititorului, includeți-i titlul (adică "Stimate director executiv al marketingului"). Dacă nu sunteți sigur de genul cititorului, pur și simplu precizați numele complet și evitați titlul personal (adică "Dragă Jamie Smith"). Dacă nu sunteți sigur de genul, numele și titlul cititorului, scrieți pur și simplu: "Către cine este interesat". Lăsați un rând gol după salut.

Scrisori paragrafe

Paragrafele literelor profesionale ar trebui să fie relativ concise. Primul paragraf poate include o scurtă deschidere prietenoasă și o explicație concisă a motivului dvs. de scriere. Al doilea paragraf (și orice paragrafe ulterioare) ar trebui să se extindă asupra motivului dvs. de scriere. Ultimul paragraf ar trebui să precizeze motivul scrisului și, dacă este cazul, să precizeze planul dvs. de acțiune (sau să solicite un anumit tip de acțiune cititorului).

Închidere

Când scrieți o scrisoare de afaceri sau un mesaj de e-mail, este important să vă închideți scrisoarea într-o manieră profesională, astfel încât sunteți scrisoarea, în întregime, este bine scrisă și profesională.

Semnătură

Când trimiteți o scrisoare de hârtie, terminați scrisoarea cu semnătura, scrisă de mână, urmată de numele dvs. tipărit. Dacă acesta este un e-mail, pur și simplu includeți numele dvs. tastat.

În cele din urmă, nu uitați să verificați ortografia și să corectați scrisoarea înainte să o trimiteți. Din nou, cereți unui membru al familiei, unui prieten sau coleg să-l revizuiască. Este întotdeauna bun pentru o altă pereche de ochi să arunce o privire, deoarece este greu să ne prindeți greșelile noastre.

Formatul scrisorii de afaceri

Examinați o scrisoare de afaceri formatată cu informații despre ce să includeți în fiecare secțiune a scrisorii dvs.

Scrisoare de afaceri

FirstName LastName

Adresa ta

Orașul tău, codul de stat

Numarul tau de telefon

Email-ul tau

Data

nume de contact

Titlu

Numele Companiei

Adresa

Oras (*): Stat (*): Cod postal

Stimate Dl. Numele de familie:

Vă scriu pentru a vă invita la o sesiune de networking pe care o pregătim pentru studenții noștri de la Universitatea de Hazelwood. Ne concentrăm asupra companiilor IT și credem că compania dvs. ar fi perfect potrivită. Este întotdeauna bine participat și este o modalitate excelentă de a ocupa orice poziție pe care o aveți deschisă.

Evenimentul este programat pentru 30 aprilie, între orele 1 și 5, la Centrul de Studenți din Olanda. Dacă sunteți interesat, vă rugăm să anunțați-mă și vă pot rezerva un loc pentru dvs. sau managerul dvs. de angajare. Nu ezitați să trimiteți un e-mail la adresa [email protected] sau să faceți un apel la numărul 555-555-5555 dacă aveți întrebări sau doriți mai multe informații.

Mulțumesc.

Semnătură scrisă de mână (pentru o scrisoare tipărită)

Numele dvs. tastat

Mai multe exemple

Examinați exemple de scrisori de afaceri pentru o varietate de corespondențe comerciale, profesionale și legate de angajare, inclusiv eșantioane și șabloane de scrisori și e-mail.