Cum să adresați o scrisoare de afaceri sau o scrisoare profesională

În această epocă de mesaje text și mesaje directe, este uneori greu să vă amintiți tot ce ați învățat în școală despre scrierea scrisorilor formale. S-ar putea să vă petreceți ani în carieră fără a fi nevoie să scrieți mai mult decât un e-mail cu aspect profesionist, dar este o abilitate importantă atunci când vă aflați în căutarea unui loc de muncă, în rețeaua de carieră sau prin trimiterea altor corespondențe legate de afaceri.

Cu toate acestea, atunci când vine vorba de căutarea unui loc de muncă, trebuie să scoateți toate opririle. Casual doar nu va face atunci când încercați să impresioneze un manager de angajare și să iasă din concurență. Utilizarea modului corect de abordare a unei scrisori de afaceri sau profesionale este esențială pentru comunicările legate de carieră și de afaceri.

Când vă adresați scrisorile în mod corect, nu va trebui niciodată să vă faceți griji cu privire la începerea interacțiunii pe piciorul greșit, înainte ca destinatarul să aibă chiar șansa să vă citească mesajul.

În primul rând, știți că atunci când scrieți o scrisoare sau trimiteți un mesaj de poștă electronică pentru angajare sau scopuri de afaceri, este important să adresați în mod oficial persoanei pe care o scrieți, cu excepția cazului în care le cunoașteți foarte bine.

Dacă nu sunteți sigur dacă doriți să utilizați o adresă formală sau casuală (nume), erați din partea de siguranță și folosiți denumirea oficială.

Cum să vă adresați unei scrisori oficiale: domnule, doctor, doamnă sau doamnă

Titlul adecvat de utilizat atunci când scrieți la un om este Dl. Pentru o femeie, utilizați doamna, chiar dacă cunoașteți starea civilă a destinatarului.

Dna este mai profesionist decât domnișoara sau doamna Pentru un medic sau cineva cu doctorat, utilizați Dr. ca titlu. Alternativ, puteți folosi și "Profesor" dacă scrieți la un membru al facultății sau facultății.

Dacă nu cunoașteți identitatea de gen a persoanei pe care o adresați, utilizați un salut neutru din punctul de vedere al genului și pur și simplu includeți numele și prenumele, de exemplu, "Dragă Tristan Dolan".

Câteva salutări de scrisori sunt potrivite pentru corespondența între întreprinderi și ocuparea forței de muncă. De exemplu:

Scrisoare Salut Exemple

• Dragă domnule Smith
• Dragă domnule Jones
• Dragă domnișoară Markham
• Dragă Kiley Doe
• Draga Dr. Haven
• Dragă profesor Jones

Urmați mesajul de salut cu un punct de virgulă sau o virgulă, o rupere de linie și apoi începeți primul paragraf al scrisorii dvs. De exemplu:

Dragă domnule Smith:

Primul paragraf din scrisoare.

Găsirea unei persoane de contact

Nu aveți absolut nevoie să cunoașteți numele persoanei pe care o adresați - dar nu vă doare, mai ales dacă încercați să faceți un interviu de angajare. În mod obișnuit, angajatorii nu reușesc să furnizeze un nume de contact într-un loc de muncă, în special pe site-uri mari de căutare de locuri de muncă.

Totuși, merită să încercați să găsiți persoana de contact, deoarece pentru a descoperi că numele persoanei respective va demonstra inițiativa personală. Acesta arată, de asemenea, o atenție la detalii care vor vorbi bine pentru tine, atunci când CV-ul este în curs de revizuire.

Cel mai bun mod de a găsi numele unui contact la companie este să întrebați. Dacă vă conectați într-o poziție în rețea, acest lucru este destul de ușor - faceți doar o notă pentru a întreba pe prietenul sau colegul dvs. pentru numele și adresa de e-mail a celei mai bune persoane pentru a vorbi despre poziția. În afară de aceasta, sunați la numărul principal al companiei și adresați-vă recepționerului pentru numele și informațiile de contact ale managerului resurselor umane (HR) responsabil de angajare (sau șeful departamentului de astfel de servicii etc.).

Dacă nici una dintre aceste metode nu funcționează, puteți descoperi deseori informațiile pe care le căutați, făcând o mică audiere pe Internet. Începeți cu site-ul companiei și căutați personalul listat. Veți vedea adesea un contact HR pe pagina de personal sau în directorul companiei.

Dacă aceasta nu dă rezultate, este timpul să loviți LinkedIn și să faceți o căutare avansată pentru titlurile de locuri de muncă și numele companiilor. În acest proces, ați putea găsi chiar și o altă conexiune cu persoana pe care o căutați. Nu este niciodată un lucru rău atunci când încercați să obțineți o ființă umană să vă uitați la CV.

Scrisoare de probă cu o persoană de contact (versiune text)

FirstName LastName

Adresa ta

Orașul tău, codul de stat

Numarul tau de telefon

Email-ul tau

Data

nume de contact

Titlu

Numele Companiei

Adresa

Oras (*): Stat (*): Cod postal

Stimate Dl. Numele de familie, Scriu despre viitoarea manifestare a rețelei de carieră a studenților. Sunt interesat de rezervarea unei cabine deoarece căutăm să angajăm doi noi designeri.

Numele companiei noastre este Blue Fox Designs și aș dori să mă conectez cu unii dintre studenții de design și de artă care vor absolvi anul acesta. Ne concentrăm pe designul și decorarea interiorului contemporan.

Spuneți-mi dacă aveți loc la evenimentul dvs. Puteți să-mi trimiteți un e-mail la adresa [email protected] sau să sunați la telefonul mobil la numărul 555-555-5555.

Cu sinceritate, Semnătură scrisă de mână (pentru o scrisoare tipărită)

Numele dvs. tastat

Când nu aveți o persoană de contact

Dacă nu aveți o persoană de contact la companie, fie să renunțați la salut din scrisoarea de intenție și să începeți cu primul paragraf, fie să utilizați o salutură generală. De exemplu:

• Pentru cei interesati
• Stimate director de angajare
• Stimate director de resurse umane
• Draga domnule sau doamna (fiți atent cu privire la utilizarea acestuia, acesta poate suna deoparte)

Urmați salutul general cu un colon, după cum urmează:

Stimate director de angajare:

Primul paragraf din scrisoare.

Scrisoare de probă fără o persoană de contact (versiune text)

FirstName LastName

Adresa ta

Orașul tău, codul de stat

Numarul tau de telefon

Email-ul tau

Data

Stimate director de angajare:

Vă scriu pentru a vă interesa despre posibilitatea deschiderii oricărui loc de muncă la Woodlynn Publishing. În mod specific, caut un post de asistent administrativ. Am șase ani de experiență ca asistent administrativ la Wedgewood Realty din North Grove, dar mă voi deplasa în zona dvs. luna viitoare, așa că caut o nouă poziție.

Dacă aveți oportunități disponibile, vă rugăm să ne anunțați. Am atașat CV-ul pentru examinare. Actualul meu manager, John Anderson, și doi dintre colegii mei sunt foarte dispuși să ofere referințe pentru a atesta calificările mele.

Puteți să mă contactați la adresa [email protected] sau prin telefon la numărul 555-555-5555. Aștept cu nerăbdare să ne auzim.

Cu sinceritate, Semnătură scrisă de mână (pentru o scrisoare tipărită)

Numele dvs. tastat

Adresați-vă plicului

Utilizați un plic pentru dimensiunea unei afaceri (# 10) pentru toată corespondența trimisă prin poștă, plierea scrisorii dvs. în treimi.

• Adresa dvs. de retur (numele, adresa stradală, orașul, statul și codul poștal) ar trebui să fie în partea stângă sus a plicului, cu ștampila din dreapta.
• Asigurați-vă că numele și adresa destinatarului (persoana de contact, firma, adresa, orașul, statul și codul poștal) sunt centrate pe plic.

Abilități de comunicare profesionale

Adresarea corectă a unei scrisori de afaceri sau profesionale nu este o abilitate pe care o veți avea numai atunci când căutați locuri de muncă. Odată ce sunteți angajat, veți găsi că vor exista momente când va trebui să scrieți scrisori care necesită adrese și salutări oficiale.