Care sunt cheltuielile de călătorie pe care angajatorii le vor plăti?

Cheltuielile de călătorie sunt cheltuieli pe care un angajat le face în timp ce călătoresc pe afacerea companiei. Întreprinderile pot include, de exemplu, conferințe, expoziții, întâlniri de afaceri, întâlniri cu clienții și clienții, târguri de locuri de muncă, sesiuni de formare și apeluri de vânzare.

Cheltuielile pot include cazarea, rambursarea masinii personale, zborurile, transportul la sol, sfaturi pentru botezuri, mese, sfaturi pentru chelneri, room service si alte cheltuieli ocazionale pe care un angajat le-ar putea experimenta pe drum.

Cheltuielile pe care o organizație le vor rambursa se regăsesc în politica de călătorie a companiei. Familiarizați-vă cu politica companiei dvs., deoarece cheltuielile, la fel de variate precum curățarea chimică și calitatea de membru în sală de gimnastică, pot fi acoperite pentru angajații care efectuează excursii extinse, în plus față de costurile de călătorie preconizate, locuințe și mese.

Cheltuielile de călătorie pentru angajați pe cesiuni pe termen lung

Atunci când se utilizează facilități de locuințe pe termen lung pentru angajații care călătoresc, mulți angajatori oferă, de asemenea, oportunități pentru familia angajatului de a vizita atunci când angajatul călătorește extensiv pe afacere pentru angajator. Atunci când un angajat este repartizat temporar unei alte companii, angajatorii vor plăti uneori pentru familia angajatului să viziteze la intervale de timp prescrise.

Angajatorii caută să ofere opțiuni de valoare pentru angajații care sunt departe de casă și de familie pentru perioade lungi de timp. Trebuie să profitați de orice privilegii de călătorie pe care angajatorul dvs. le oferă pentru a construi moralul angajaților și dedicarea.

Serviciile de divertisment ale clienților la conferințe, apeluri de vânzări și vizite la fața locului reprezintă o altă cheltuială rambursabilă, dar cunoașteți politicile companiei, astfel încât să nu depășiți limitele care se aplică cheltuielilor de divertisment.

Cunoașteți, de asemenea, politica companiei dvs. în ceea ce privește acordarea de credite pentru companiile aeriene. Variază. Unele companii permit angajaților să acumuleze mile de călătorie pe care le pot folosi pentru călătoriile personale de familie. Alții acumulează o bancă de kilometri de călătorie pe care o folosesc pentru a acoperi o călătorie de afaceri suplimentară a angajaților. Din nou, cunoașterea politicilor companiei este crucială.

Cum plătesc angajatorii cheltuielile de călătorie ale angajaților?

De obicei, organizațiile plătesc cheltuielile de călătorie ale angajaților în aceste trei moduri.

Carduri de credit pentru companii

Cardurile de credit sunt emise angajaților care trebuie să călătorească frecvent pentru afaceri. Angajații pot percepe cea mai mare parte a cheltuielilor pe care le suportă pentru o călătorie de afaceri pe cardul de credit al companiei. Pentru rambursarea unor incidente cum ar fi sfaturi și fast food, angajații vor trebui să completeze un raport de cheltuieli atunci când se întorc din călătoria lor.

Cardurile de taxare sunt convenabile pentru angajați, deoarece nu trebuie să vină cu numerarul pentru a plăti cheltuielile de afaceri înainte de rambursare. Informați-vă cu privire la politicile companiei dvs., totuși; este posibil să trebuiască să întoarceți chitanțe și alte documente justificative chiar și atunci când taxați aceste cheltuieli pe un card de credit.

Bani lichizi

Organizațiile fără carduri de credit ale angajaților companiei solicită angajaților să completeze un raport de rambursare a cheltuielilor pentru fiecare cheltuială în timp ce angajatul este pe drum. În general, acestea necesită încasări și un anumit nivel de justificare pentru fiecare cheltuială.

Numai rar, o organizație va cere angajaților să plătească pentru articolele de mare preț, cum ar fi biletul de avion și să solicite rambursarea mai târziu. O comandă de achiziție a companiei sau un card de credit al companiei va plăti pentru cheltuieli mari în față. Însă angajații sunt deseori obligați să plătească bani în numerar pentru cheltuieli de călătorie de zi cu zi, care ulterior sunt rambursate.

Per diem

O diurnă reprezintă o alocație zilnică de o anumită sumă de bani pe care un angajat este dat să acopere toate cheltuielile. Angajatul este responsabil pentru efectuarea alegerilor de cheltuieli de călătorie în limitele parametrilor cuantumului de bani pe care îi este alocat zilnic.

Unele companii plătesc direct pentru transport și locuință, dar oferă angajaților care călătoresc o diurnă pentru toate celelalte cheltuieli, inclusiv mesele și transportul la sol. Angajații au fost recunoscuți pentru a diminua cheltuielile pentru a ține banii în plus față de diurnă. În general, companiile permit acest lucru.

Cunoștințe despre politicile privind cheltuielile de călătorie ale angajatorului Este responsabilitatea angajatului

Angajații care călătoresc în interes de afaceri sunt sfătuiți să rămână la curent cu politicile de călătorie ale companiei și cu costurile aferente rambursării. Cheltuielile care se încadrează în afara politicilor nu sunt în general rambursate sau acoperite.

Certificatele sunt solicitate de majoritatea companiilor, cu excepția celor care plătesc o taxă pe zi. Compania dvs. are, de asemenea, probabil, o formă pe care se așteaptă ca angajații să o utilizeze pentru a transforma cheltuielile de călătorie.

Pentru a rămâne pe lângă cheltuielile rambursabile, angajaților li se acordă adesea un termen până la care trebuie să depună un raport de cheltuieli și să întoarcă chitanțele aplicabile. Departamentul de finanțe va avea linii directoare care îl vor ajuta să rămână actual.

Dacă aveți întrebări cu privire la ceea ce reprezintă cheltuieli de călătorie adecvate în organizația dvs., consultați managerul și resursele umane. Nu doriți să cheltuiți banii și să primiți o surpriză mai târziu.

Mai mult legate de călătoriile și cheltuielile de afaceri ale angajaților

• 10 sfaturi pentru a reduce costul călătoriilor de afaceri
• Ar trebui să împartă camere pentru angajați?