Cum puteți beneficia de un audit al unui proiect

Fiecare proiect poate beneficia de un audit din când în când. Dar nu-ți face griji, nu e așa de înfricoșător. Un audit al proiectului este cazul în care o persoană imparțială vă revizuiește proiectul și oferă îndrumări cu privire la ceea ce se poate face diferit pentru a-și îmbunătăți șansele de a avea succes. Acest articol explică totul și vă arată cum să vă pregătiți pentru un audit al proiectului.

Cât de formal este un audit al unui proiect

Un audit al unui proiect este în mod normal un exercițiu formal. Echivalentul informal este denumit în mod normal o revizuire de tip peer review. Acesta este locul în care un coleg se uită la proiectul dvs. și la documentația asociată și vă oferă feedback cu privire la locul unde ar trebui să vă petreceți mai mult timp.

Proiectele de audit sunt formale în sensul că de obicei au un set definit de întrebări și sunt efectuate de cineva care face astfel de lucruri în mod regulat.

Cine efectuează audituri de proiect

Persoana care efectuează auditul proiectului poate fi un alt manager de proiect (probabil cineva cu o mare experiență în derularea proiectelor), dar este mai probabil să fie cineva din cadrul Oficiului de proiect care efectuează frecvent audituri.

Va fi cineva care se poate considera imparțial, așa că nu va fi managerul de linie sau sponsorul proiectului. Ar putea fi chiar o echipă de oameni, în funcție de mărimea proiectului.

Cum se pregătește pentru un audit al unui proiect

Primul și principalul lucru pe care trebuie să-l organizați este să aveți copii ale documentației de proiect pentru ca auditorul să le revizuiască. Dacă aveți un coordonator de proiect, cereți-i să tragă împreună un pachet de documente (de preferință electronic). Ar trebui să aveți toate informațiile ușor accesibile, dar chiar dacă faceți acest lucru, acest pas poate dura ceva timp. Cel puțin, asigurați-vă că aveți la dispoziție pentru auditor planul proiectului, jurnalul de risc, jurnalul de emisiuni, bugetul și programul.

Cine trebuie să se implice

Aceasta depinde de tipul de lucruri pe care auditorul dorește să le privească. Dumneavoastră, ca manager de proiect, va trebui să petreceți ceva timp cu ei. Așteptați-i pe membrii echipei dvs. să fie de asemenea invitați să vorbească cu auditorul.

Rețineți că, cu cât acestea petrec mai mult timp pe sarcini legate de audit, cu atât mai puțin timp au pentru lucrul cu proiectul, astfel încât este posibil să trebuiască să reprogramați anumite activități și să lucrați mai lent în timpul perioadei de audit.

Cât durează un audit al proiectului

Nu există o perioadă de timp fixă ​​pentru un audit al proiectului. Pe proiectele mari, veți găsi că durează mult mai mult. Pe proiectele mici, auditorul ar putea fi făcut în câteva ore. De îndată ce știți că proiectul dvs. va fi auditat, adresați-vă echipei de audit cât timp își anticipează activitatea.

Ceea ce privește Auditul

Dacă auditul a fost chemat din cauza unei preocupări deosebite, cum ar fi nerespectarea obiectivelor de calitate, atunci așteptați ca acesta să probeze profund această zonă. Un audit de rutină va arăta în linii mari în diferitele domenii ale managementului de proiect și ale rezultatelor la care lucrează proiectul. Acesta va acoperi timpul, costul și calitatea proiectului dvs. și implicarea părților interesate.

Obiectivul auditului este de a afla dacă proiectul își va atinge obiectivele sau nu. Dacă auditorul consideră că, pe baza performanței actuale, proiectul nu va atinge aceste obiective, el va prezenta recomandări de acțiune.

Recomandări Depinde de ce sa găsit

Recomandările din raportul auditorului depind de ceea ce au găsit. Asteptati-i sa fie pozitivi si frazati intr-un mod care sa va permita sa le adoptati cu usurinta. Ar trebui să fie practice.

La o singură extremă, auditorul poate recomanda închiderea proiectului dvs., deși acest lucru se va întâmpla numai dacă nu ar fi avut nicio șansă ca orice proiect care funcționează de la acest punct să ducă la orice valoare pentru organizație.

Consultați auditul proiectului ca o experiență pozitivă. Ar trebui să vă avertizăm timpuriu de orice semne că proiectul dvs. este în dificultate și este o oportunitate de a lucra cu un profesionist cu experiență în proiect. Punerea în aplicare a recomandărilor acestora ar trebui să facă din tine, din echipa ta și din proiectul tău mai mult succes și asta nu poate fi decât un lucru bun.