Cum de a scrie un e-mail profesional - 7 întrebări pentru a vă întreba înainte de a loviți Trimiteți

Timp de mulți ani, oamenii au fost prezice demisia e-mailului. Deși este adevărat, folosim și alte forme de comunicare, cum ar fi mesajele text și social media, pentru a "vorbi" prietenilor noștri sau pentru a trimite mesaje rapide colegilor noștri, folosim în continuare e-mail, în special pentru comunicarea legată de muncă. Este, de asemenea, principalul mijloc de contact când solicitați un loc de muncă. Este la fel de important ca oricând să știi cum să scrie un e-mail profesional.

E-mailul poate fi punctul dvs. inițial de contact cu cineva și, din acest motiv, este prima dvs. ocazie de a face o impresie. Aveți mare grijă să vă compuneți mesajele. Înainte de a lovi trimite, răspunde la aceste 7 întrebări.

1. Este eroarea mesajului meu liberă?

Verificarea e-mailului pentru greșeli este cel mai important lucru pe care îl puteți face înainte de al trimite. Ortografia incorectă și gramatica proastă vă vor face să arătați neglijenți. Acest lucru contravine impresiei pe care încercați să o faceți, mai ales dacă solicitați un loc de muncă.

Corectați până când sunteți încrezători că ați prins toate greșelile de ortografie și gramatică, precum și greșelile. Grammarly.com are instrumente gratuite, inclusiv o extensie pentru browserul Chrome, care vă poate ajuta în acest sens.

2. Ce spune despre mine adresa mea de e-mail?

Adresa dvs. de e-mail de lucru - care, de altfel, nu ar trebui să folosiți pentru căutarea unui loc de muncă - este probabil foarte simplă. Cel mai probabil este o varianta a numelui. Este posibil să fi ales o adresă mai mică decât cea de afaceri pentru a fi utilizată pentru e-mailul personal. O adresă care este sugestivă, copilăroasă sau drăguță este în regulă dacă o utilizați doar pentru a trimite mesaje prietenilor și familiei, dar dacă aveți nevoie să scrieți un e-mail profesional, înscrieți-vă pentru un cont nou care să ducă profesionalism.

Configurați o adresă de e-mail care utilizează numele dvs. real. Încearcă-ți numele și prenumele; numele dvs., numele și prenumele din mijloc; sau o combinație a acestora. Nu trimiteți niciodată e-mailul profesional de la [email protected].

3. Este corect numele și adresa de e-mail din câmpul "Către"?

Când începeți să tastați numele destinatarului în câmpul "Către", majoritatea clienților de e-mail vor completa restul numelui cu unul din contactele dvs. S-ar putea să ajungeți cu ușurință cu numele greșit în acest domeniu, astfel încât asigurați-vă că să acorde atenție la acest lucru.

Imaginați-vă ce probleme ar putea apărea dacă trimiteți în mod accidental un e-mail către destinatarul greșit. Să presupunem că sunteți în căutarea unui loc de muncă în timp ce sunteți încă angajat. Un manager de angajare la un angajator potențial ar putea avea un nume care începe cu aceeași scrisoare ca numele șefului tău actual. Cât de jenant ar fi dacă ai trimis șefului tău un mesaj destinat acestui manager de angajare? Nu numai că doriți să vă asigurați că mesajul dvs. ajunge la destinația dorită, dar doriți, de asemenea, să fiți sigur că nu ajunge la una neintenționată.

4. Am folosit titlul corect pentru a adresa destinatarului?

Dacă sunteți deja pe bază de prenume cu persoana pe care o trimiteți prin e-mail, este bine să le adresați astfel în mesajul dvs. Cu toate acestea, dacă aceasta este prima dată când comunicați cu cineva sau nu sunteți sigur cum preferă să se adreseze, este de preferat să utilizați un titlu oficial ca domnul, doamna, doamna sau doctorul și ultimul destinatar Nume.

Mereu erori pe partea de precauție. Nu poate face rău pentru a fi oficial. Pentru o sugestie despre modul în care cineva cu care aveți deja o relație stabilă preferă să fie abordat, priviți înapoi la mesajele anterioare pentru a vedea cum sunt semnate. Acest lucru vă va ajuta să decideți ce să faceți.

5. Tonul îmi transmite mesajul meu bine?

După cum se spune, "Nu este ceea ce spui, ci cum spui". Când vorbiți cu cineva față în față, vă puteți baza pe intonație, limbajul corpului și expresia feței pentru a vă ajuta să acordați o semnificație suplimentară cuvintelor dvs.

Când încercați să transmiteți același mesaj în scris, există mai mult spațiu pentru neînțelegere, deoarece cititorul nu vă poate vedea fața, nu poate citi limbajul corpului sau nu vă poate auzi vocea. Asigurați-vă că mesajul dvs. este politicos și sunet prietenos și că sensul dvs. de intenție este clar.

6. Mesajul meu este simplu, dar nu critic?

Păstrarea mesajelor scurte și dulci va face mai ușor de înțeles. În același timp, nu trebuie să omiteți nimic important. Nu doriți să forțați destinatarul e-mailului să ghicească ceea ce încercați să spuneți. Mesajul dvs. trebuie să fie cât mai precis posibil, dar să includă toate informațiile necesare.

7. Am inclus atașamente nesolicitate?

Mulți oameni refuză să deschidă atașamentele de e-mail pe care nu le așteaptă. Ei au dreptate să evite să facă asta. Virușii de calculator sunt adesea transmiși în acele atașări. Dacă doriți să trimiteți un fișier unei persoane, de exemplu CV-ul dvs., întrebați mai întâi pe destinatarul dvs. permisiunea. Trimiteți-l numai dacă spune că este în regulă.