Rolurile și responsabilitățile unui lider de întâlnire

Liderul întâlnirii este angajatul care este responsabil pentru planificarea, organizarea, gestionarea detaliilor și invitarea participanților la o întâlnire. Ei sunt angajatul care este responsabil și responsabil pentru progresul reuniunii reale. Aceștia iau măsuri înainte, în timpul și după întâlnire pentru a se asigura că întâlnirea atinge obiectivele sale cu succes.

Cine conduce întâlnirea?

Liderul întâlnirii este esențial pentru a face întâlniri și echipe cu succes. Angajatul care servește drept lider al întâlnirii este extrem de important. În cadrul unor întâlniri, liderul este șeful departamentului, liderul echipei sau persoana numită de conducere pentru a conduce o inițiativă. Acești angajați au fost selectați pentru rolul lor de conducere datorită competențelor lor percepute ca manager sau conducător.

Alteori, un angajat poate deveni lider în mod natural. Acești lideri sunt angajați pe care alți angajați le caută și îl respectă. În alte ocazii, o echipă poate decide să rotească rolul de conducere în rândul tuturor membrilor. Acest lucru permite tuturor membrilor echipei să-și dezvolte în continuare abilitățile de a se întâlni cu liderii și de a crea întâlniri reușite, în general.

Responsabilitățile conducătorului conferinței

În continuare sunt responsabilitățile cheie ale unui lider al întâlnirii.

• Stabilește scopul, sarcina sau scopul care trebuie îndeplinite. Aceasta este adesea o sarcină sau o parte din descrierea postului de conducere.
• Decide dacă o întâlnire este cea mai bună metodă posibilă pentru obținerea scopului sau scopului sau pentru atingerea rezultatului dorit. Răspundeți la întrebarea: este o întâlnire necesară?
• Stabilește cine are nevoie pentru a ajuta la planificarea întâlnirii.
• Cu o echipă sau ca lider, hotărăște ordinea de zi a reuniunii. (În cadrul întâlnirilor în curs, această sarcină se realizează la sfârșitul reuniunii actuale.)
• Stabilește data, ora și locația cel mai frecvent utilizând un calendar organizațional comun.

• Reunește întâlnirile prealabile, cum ar fi lectura, informațiile financiare, istoricul, minutele legate de întâlniri ale echipei și așa mai departe.
• Invită participanții și distribuie sarcinile și pre-munca, permițând cât mai mult timp posibil, astfel încât participanții să fie pregătiți pentru întâlnire.
• Asigură că întâlnirea are un înregistrator sau un procurator de minute pentru a documenta procedurile și orice angajamente, elemente de acțiune sau decizii. Numește un cronometror, ​​atunci când este necesar pentru desfășurarea ordonată a unei întâlniri;
• Poate să folosească un spărgătoare de gheață pentru a încălzi participanții și pentru a crea un mediu în care participanții la întâlnire sunt confortabili comunicându-se unul cu celălalt și schimbând idei și informații.

• Sosește devreme și conduce întâlnirea, menținând-o pe sarcină, pe drumul cel bun și implicând toți participanții, astfel încât fiecare consideră că prezența lor a fost esențială în cadrul întâlnirii. Aceasta asigură participarea acestora la următoarea întâlnire
• Condimentează întâlnirea companiei astfel încât participanții să nu se simtă plictisiți și plictisiți. Fie că folosești gheață, umor sau exemple distractive, nici o întâlnire nu ar trebui să se încheie fără un râs.
• Asigură faptul că următorii pași și elementele de acțiune sunt atribuite și manipulate.
• Stabilește ședința și planifică ordinea de zi pentru următoarea întâlnire.

• Urmăriți cu participanții între întâlniri pentru a vă asigura că elementele de acțiune sunt pe drumul cel bun și pentru a oferi asistență și / sau resurse dacă voluntarul întâmpină probleme.

Roluri suplimentare de lider

Liderul întâlnirii își asumă aceste responsabilități, dar are și roluri legate de comunicare, raportare și performanță a colegilor.

Fiecare membru al unei echipe sau întâlnire care are o funcționalitate încrucișată are obligația de a-și informa departamentul sau funcția în legătură cu activitățile și evoluția unei întâlniri sau a unei echipe în curs de desfășurare. Aceștia au, de asemenea, responsabilitatea de a căuta contribuții din partea colegilor care nu sunt în echipă sau în cadrul reuniunii. Nu fiecare angajat poate participa la fiecare întâlnire.

Liderul are responsabilitatea suplimentară de a menține managerii de nivel înalt implicați și informați printr-o comunicare eficientă și feedback. Deținerea proprietății de la angajații din afara echipei sau de la întâlniri, în special liderii organizațiilor, asigură că echipa sau reuniunea are succes în dezvoltarea, implementarea și integrarea soluțiilor sau ideilor sale.

Dacă un participant la ședință desfășoară ineficienți în cadrul întâlnirii, conducătorul are responsabilitatea de a corecta comportamentul prin tehnici eficiente de conducere a întâlnirii în timpul întâlnirii și coaching eficient în afara ședinței. Un participant la întâlnire care monopolizează întâlnirea cu opiniile sale sau critică alți membri pentru ei trebuie corectat înainte ca individul să saboteze succesul întâlnirii.

Aceste acțiuni sunt necesare până când participanții la întâlnire ajung la un nivel de confort și maturitate care le permite să asiste liderul prin a se sustrage în timp ce evenimentele ineficiente se desfășoară și membrii disfuncționali întrerup progresul.

Un lider eficient al întâlnirii nu garantează că un proiect sau o echipă are succes, dar el sau ea este un factor-cheie care contribuie la succesul proiectelor, departamentelor, întâlnirilor sau echipelor.

Minutele de întâlnire contribuie efectiv la reuniunile de succes atunci când procesele-verbale sunt scrise și distribuite în timp util.