9 Abilități de facilitare a întâlnirilor pentru manageri

Întâlnirile pot fi fie oportunități de a împărtăși idei, de a discuta despre provocări și de a defini planuri de acțiune, fie că acestea pot ajunge ca pierderi de timp neproductive. Din păcate, managerii sunt adesea cei mai importanți contribuabili la întâlnirea disfuncției procesului.

Iată idei pentru managerii de la toate nivelurile pentru a-și consolida abilitățile de facilitare a întâlnirilor în sprijinul îmbunătățirii productivității întâlnirii.

În cazul în care managerii nu răspund la întâlniri

Mulți manageri cred că știu cum să "conducă" o întâlnire. Ei pun ordinea de zi, fac tot ce vorbește și iau toate deciziile. Deși acest lucru se poate simți ușor și eficient pentru manageri, este adesea o risipă de timp al oamenilor și nu intră în potențialul creativ al echipei. De fapt, are efectul opus ca angajații tind să se retragă, amânând managerului care dorește să fie responsabil.

Există o mulțime de motive pentru care managerii nu implică mai mult angajații lor în cadrul întâlnirilor, printre care:

• Teama de a renunța
• Credința falsă că, pentru că sunt responsabili, trebuie să ofere toate răspunsurile
• Lipsa de încredere în competențele sau abilitățile de rezolvare a problemelor angajaților lor
• Lipsa abilităților de facilitare a întâlnirilor

În timp ce primele trei elemente sunt comportamente ale managerilor săraci, ultima, abilități de facilitare, pot fi învățate și întărite cu practica.

Întărirea abilităților de facilitare a întâlnirilor

Prin definiție, mijloacele de facilitare " Pentru a face mai ușor sau mai puțin dificil; ajutor înainte. "Pentru ca un manager să faciliteze o întâlnire (în loc să o conducă), trebuie să fie dispuși să renunțe la puterea lor și să fie deschisi la diferite rezultate și abordări.

Organizarea adecvată a întâlnirilor implică implicarea tuturor în identificarea și rezolvarea problemelor. Echipele vor dezvolta aproape întotdeauna soluții mai bune, mai creative decât oricine ar putea și va susține mai mult implementarea soluțiilor.

Iată nouă competențe necesare pentru a facilita o întâlnire, toate acestea putând fi învățate și îmbunătățite prin practică:

1. Planificarea agendei. O întâlnire în colaborare începe cu planificarea agendei. Selectarea subiectelor care invită participarea, adică o problemă care trebuie rezolvată, este mult mai interesantă decât subiectele "informaționale". Cu toate acestea, trebuie alocat timp suficient pentru a permite implicarea grupului.
2. Mediul și climatul. Materia logistică! Atunci când oamenii sunt incomod, nu se pot vedea unul pe celălalt, nu pot auzi sau sunt înfometați, rezultatele întâlnirii vor avea de suferit. Aflați cum să utilizați logistica ca o modalitate de a încuraja o participare mare și de a elimina barierele.

1. Întrebări. Întrebările mari stimulează o discuție minunată. Articolul, "70 de întrebări minunate de coaching folosind modelul GROW", oferă câțiva promotori de discuții remarcabili.
2. Ascultare activa. Atunci când un manager parafrază, verifică înțelegerea și întreabă întrebări de urmărire, încurajează mai multă participare și menține discuția în flux.
3. Brainstorming. Majoritatea oamenilor cred că știu deja cum să se brăzdeze. Cu toate acestea, de obicei nu. În prea multe situații, eficacitatea brainstorming-ului este redusă prin gestionarea incorectă a proceselor, presiunile sociale sau politice puternice și abilitățile slabe de facilitare. Mulți oameni nu au experimentat cu adevărat puterea unei sesiuni de brainstorming bine organizate.

1. Abilități de construire a consensului. Consensul nu înseamnă că toți trebuie să fie de acord cu o decizie. Aceasta înseamnă că toată lumea a avut ocazia să-și împărtășească perspectivele și să propună idei. Facilitarea adecvată va ghida grupul de la partajarea ideilor la elaborarea unei decizii eficiente. Atingerea consensului durează mai mult timp, dar va câștiga, de obicei, un buy-in mai puternic din partea grupului în ansamblu. Cu toate acestea, nu uitați că consensul nu este scopul final. O decizie eficace pentru problema în cauză este cea mai importantă problemă. Consultați un cadru de luare a deciziilor în cadrul unui consens în șase etape pentru mai multe informații despre cum să conduceți o echipă printr-un proces decizional de consens.

1. Rezolvarea conflictului. Ori de câte ori există o mulțime de persoane implicate în rezolvarea unei probleme, conflictul este inevitabil. De fapt, conflictul asupra sarcinii sau problemei este privit de către cercetătorii de echipă ca parte a procesului de luare a deciziilor efective. Un manager trebuie să învețe cum să exploateze puterea conflictului într-un mod pozitiv.
2. Abilități de comunicare non-verbale. În timp ce cercetătorii susțin procentajele exacte, cei mai mulți ar fi de acord că mai mult de 50% din comunicare este non-verbală. Un manager trebuie să fie capabil să citească tonul și limbajul corporal al grupului pentru a-și evalua nivelul angajamentului, onestitatea și angajamentul.

1. Înregistrare. Competența facilă a grupului implică cunoașterea momentului de a vă întoarce la un flipchart sau tablă albă pentru a surprinde ceea ce spun oamenii. Acest lucru face ca oamenii să se simtă ca ideile lor să fie auzite și evaluate, și servesc ca un record valoros pentru a fi utilizate pentru planificarea acțiunilor și urmărirea.

Linia de fund

Timpul este un bun prețios în viață și la locul de muncă. Încercați să gestionați întâlnirile pentru o eficiență și o eficiență optimă. Învățarea, practicarea și aplicarea celor nouă abilități de facilitare identificate mai sus este un loc minunat pentru a începe.