10 lucruri pe care trebuie să le cunoască fiecare manager de program nou

Gestionarea programului este o alegere de carieră plăcută și bine plătită, dar poate fi și un rol provocator. Dacă tocmai ați primit primul program de gestionare a programului sau doriți să știți dacă ar trebui să faceți saltul la o carieră de gestionare a programului, este important să înțelegeți ce implică cariera. Luați în considerare aceste 10 lucruri pe care fiecare manager de program trebuie să le cunoască înainte de a începe un rol de gestionare a programului.

Gestionarea programelor nu este la fel ca managementul de proiect

Gestionarea proiectului vizează planificarea muncii, organizarea sarcinilor și a resurselor, controlul proceselor și realizarea unui obiectiv specific. Fie că deschideți un nou birou, lansați o nouă aplicație sau construiți un stadion olimpic, proiectele au un început, un mijloc și un final definit, cu un set clar de obiective.

Gestionarea programului este diferită și, în general, mult mai largă. Un manager de program ar putea supraveghea mai multe proiecte la un moment dat, fiecare dintre ele având propria echipă de proiect și manager de proiect. Aceste proiecte împreună pot face parte dintr-un program mai amplu, menit să ofere organizației ceva de valoare în timp.

Asteptati-va incertitudinea

Programele sunt incerte inerent. În timp ce s-ar putea să știți care este imaginea de ansamblu, este doar o declarație de viziune când începeți. Calea exactă a modului de a ajunge acolo și a proiectelor care vor fi solicitate într-o perioadă lungă de timp este ceva ce trebuie să lucrați în timp ce mergeți.

Veți începe cu o planificare detaliată pentru ceea ce știți și veți construi o imagine cu privire la modul de abordare a restului în timp ce vă apropiați. Extindeți progresiv orizonturile de planificare și de livrare până când nu mai puteți continua.

Blocați timpul la intervale regulate pentru a planifica pașii următori. De asemenea, puteți utiliza această ocazie pentru a vă asigura că sunteți în continuare pe cale să obțineți valoare pentru afaceri.

Ferește-te de Burnout

În timp ce un proiect s-ar putea termina într-un an sau ceva, programele se pot întinde pe aparent nedefinit.

Managerii de programe trebuie să-și protejeze echipele împotriva arderii. Nu puteți lucra la viteză maximă fără sfârșit, astfel încât membrii personalului să beneficieze de un timp de întrerupere adecvat. Acestea ar trebui să includă perioadele de timp mai liniștit la locul de muncă, cu mai puține rezultate și timp suficient de departe de birou pentru vacanțe.

Gestionați îndeaproape concediul medical, urmăriți-vă rapoartele privind orele suplimentare și fiti atenți la faptul că bunăstarea echipei dvs. este esențială dacă doriți să reduceți uzura și să păstrați oamenii talentați pentru viața programului.

Trebuie să gestionați pacea

Când livrați un program care are o dată de finalizare îndepărtată, trebuie să gestionați ritmul lucrării.Este dificil să vă mențineți impulsul pe parcursul mai multor ani, astfel încât rolul dvs. de manager de program este acela de a jongla prioritățile și proiectele, astfel încât să existe rezultate regulate livrate măsurabile.

Se amestecă câștigurile rapide și progresul constant spre obiectivele mai mari ale imaginilor. Acest lucru ajută echipa văd că vă deplasați înainte și vă asigurați că există câteva povesti de succes pe termen scurt pe care să le împărțiți pentru a menține motivația ridicată. În cele din urmă, îi ajută pe investitori și pe managerii executivi să vadă că se înregistrează progrese.

Formați-vă echipa pentru succes

Programele oferă adesea ceva roman, unic sau transformant pentru o organizație. Una dintre provocările de a lucra la astfel de inițiative este că, probabil, nu aveți competențele necesare pentru a putea finaliza toate sarcinile și proiectele necesare.

E în regulă și de așteptat. Treaba ta ca un nou manager de program este să te asiguri că poți învăța, recalifica și dezvolta persoanele pe care le ai, astfel încât să poți rezolva împreună toate cerințele resurselor.

S-ar putea să existe anumite zone în care aveți nevoie doar de o anumită resursă pentru o perioadă limitată. De exemplu, nu vă veți antrena pe unul din personalul dvs. cum să conducăți un stivuitor dacă aceasta este o abilitate de care aveți nevoie pentru o singură săptămână. Cu toate acestea, dacă transformați modul de gestionare a prezenței online a companiei dvs., este probabil foarte important să aveți abilități de dezvoltare a site-urilor web, împreună cu o anumită experiență în domeniul social media sau al optimizării motorului de căutare. Acestea sunt abilitățile pe care afacerea se va baza pe termen lung.

Luați decizii cu privire la care dintre acestea trebuie să fiți încorporați în echipă și care ar trebui să fie externalizate, apoi asigurați-vă că programul dvs. poate realiza sarcinile de instruire și de recrutare necesare pentru a fi gata să gestioneze rezultatele pe care fiecare proiect le oferă.

Guvernanța este mai complexă

Dacă ați venit dintr-un mediu de management al proiectului, atunci guvernarea nu va fi o surpriză pentru dvs. Este modul în care structurile de proiecte și programe sunt organizate și controlate pentru a se asigura că procesul de luare a deciziilor se face în mod corect și că sunt implicați persoanele potrivite. Este esențial pentru asigurarea progresului lucrărilor într-un mod care să se potrivească cu situația generală a afacerilor și ajută la menținerea răspunderii oamenilor.

Guvernarea este, de asemenea, modul în care biroul de management al proiectelor și directorii executivi se pot asigura că un program este pe cale să obțină beneficii. De asemenea, oferă o cale formală pentru închiderea proiectelor sau a unui întreg program, dacă se poate demonstra că aceste beneficii nu vor mai fi atinse.

Guvernanța este mai complexă într-un mediu de program decât într-un mediu de proiect. Plăcile de proiect și grupurile de conducere au, în mod normal, statut de membru executiv. Acest lucru este de așteptat, deoarece rezultatul final al unui program este în mod normal transformarea afacerii.

Planificarea este mai dificilă

Managerii de proiect, care sunt implicați într-un program, își vor pune în comun planurile de proiect, apoi se va întruni o echipă de management al programului - sub îndrumarea dvs. de manager de program, iar planurile vor fi integrate.

Acest lucru este mai ușor de zis decât de făcut. Aceasta necesită identificarea dependențelor dintre proiecte și sarcinile proiectului. Vă forțează să examinați cerințele de resurse pentru întregul program și să jonglați activitățile pentru a se potrivi cu disponibilitatea persoanelor cheie.

După stabilirea planului dvs. integrat de programe, îl puteți urmări într-o diagramă Gantt sau în alt instrument software. În timp ce managerii de proiect își urmăresc proiectele în timp real, va trebui să faceți ajustări ale planului de program, informându-i pe toți despre schimbări și despre ce înseamnă acest lucru pentru domeniile lor de activitate.

Nu trebuie să planificați fiecare linie

În calitate de manager de program, vă bazați pe managerii de proiect pentru a face planificarea detaliată. Nu este practic sau de dorit să urmăriți un program cu mii de sarcini.

Aveți nevoie de o vizualizare la nivel înalt a proiectelor cu suficiente detalii pentru a vă arăta dacă ceva are un impact la nivel de program.

Cea mai ușoară modalitate de a face acest lucru este cu aplicațiile software dedicate. Încercarea de a gestiona programul tău de milioane de dolari pe o foaie de calcul de bază ar fi prea dificilă.

Trebuie să delegeți

Oricât de bine sunteți la delegare, fiind într-un rol de gestionare a programului înseamnă că trebuie să obțineți și mai mult la ea.

Vestea bună este că ar trebui să aveți o echipă de manageri de proiect și puteți avea chiar un birou dedicat managementului de programe pentru a vă susține schimbarea transformatoare.

Există o mulțime de lucruri de făcut pe un program, și stabilirea acestuia pentru a se asigura că toate piesele în mișcare se deplasează împreună la momentul potrivit este un efort enorm. Nu poți să o faci singur și nu ar trebui să încerci. Alegeți cât timp aveți nevoie pentru a iniția programul și apoi asigurați-vă că aveți o echipă care să vă susțină.

Dacă nu aveți pe nimeni în biroul de administrare a programului, cereți ca cineva să fie detașat în echipa de management al programului. Sunt multe de făcut. De exemplu, cineva cu rol de coordonare a proiectului ar fi perfect plasat pentru a asigura coordonarea necesară la nivel de program, eliberându-vă să vă implicați în sarcini strategice.

Nu vă temeți de conflict

Există o mulțime de componente pentru programe. Din proiectele cu părți interesate dificile până la termene aparent inaccesibile, în fiecare zi vă vor oferi oportunități de conflict. Ferește-te de lucrurile care perturbe performanța proiectului și fii pregătit să intri în momentul în care este necesar pentru a face față unei situații conflictuale înainte de a începe.