Legal Receptionist Job Overview și Obligații

Recepționerii legali sunt ofițerii unei firme de avocatură sau departament juridic. Ei lucrează la recepție în lobby-ul firmei sau în zona de așteptare, salută clienții și vizitatorii și răspund la apelurile primite. Deoarece recepționerul este adesea prima persoană cu care clienții și vizitatorii interacționează, acesta este important pentru imaginea firmei și trebuie să fie lustruit, profesionist și articulat.

Acest loc de muncă este o modalitate excelentă de a intra în domeniul juridic, deoarece recepționerii pot lucra în firme de avocatură, birouri guvernamentale, departamente juridice de drept comercial, locuri de interes public și instanțe judecătorești. sau firme de avocatură. Cei care excelează sunt adesea promovați în alte posturi din cadrul firmei, cum ar fi supraveghetorul juridic al recepționerului, secretarul juridic sau paralegal. Recepționerii legali au, de asemenea, posibilitatea de a se conecta cu toate nivelurile de personal din cadrul firmei de avocatură - de la personalul de la biroul de copiat la partenerii de rang înalt - precum și de clienți, oponenți, vânzători legali și alți vizitatori.

Sarcinile de serviciu

Obligațiile de recepționare juridică diferă în funcție de mediul de lucru și de tipul de practică. În birourile mai mici, recepționerul legal se poate dubla, de asemenea, ca secretar juridic pentru unul sau mai mulți avocați. Obligatorii tipice de recepționare legală includ:

• Salut clienți și vizitatori și răspunde la întrebările vizitatorilor
• Răspunzând și direcționând apelurile primite pe un sistem telefonic cu mai multe linii
• Programarea și direcționarea clienților
• Întreținerea și planificarea sălilor de conferințe
• Menținerea zonei de așteptare, a holului sau a altor zone publice
• Servirea cafelei sau ceaiului oaspeților
• Comandarea consumabilelor
• Scanarea, copierea, trimiterea prin fax și depunerea documentelor
• Colectarea și rutarea corespondenței și pachetelor livrate manual
• Verificarea identificării angajaților și eliberarea permiselor de vizită

În firmele mai mici, recepționerul legal poate gestiona sarcini administrative suplimentare, cum ar fi facturarea, introducerea de date, procesarea de texte, crearea de dosare de caz și redactarea unei corespondențe simple.

Educaţie

În general, este necesară o diplomă de liceu. Unii angajatori pot prefera o educație oficială sau o formare oficială, precum și experiență într-un birou de avocatură. Mulți angajatori oferă formare la locul de muncă.

Aptitudini

Recepționerii legali trebuie să posede abilități excelente de comunicare interpersonală și de relații cu clienții, pentru a comunica cu avocații de nivel înalt, cu partenerii, cu clienții, cu avocații opoziției, cu reporterii instanțelor, cu furnizorii, cu personalul și cu alții. De asemenea, acestea trebuie să aibă capacitatea de a opera sisteme telefonice multiple și echipamente de birou, cum ar fi computere, imprimante, scanere, copiatoare și echipamente de videoconferință.

Competențele puternice de ortografie și gramatică sunt importante în luarea de mesaje eficiente și redactarea corespondenței și rapoartelor. Familiaritatea cu termenii legali și jargonul și înțelegerea diferitelor forme de birou și a documentelor juridice este, de asemenea, esențială pentru ocuparea forței de muncă. Unii recepționeri legali, în special cei angajați în firmele mici de avocați, trebuie să fie familiarizați și cu platforme de procesare de text, foi de calcul, baze de date și platforme de facturare.

Caracteristici personale

Deoarece recepționerii legali sunt adesea un prim contact de afaceri al vizitatorului cu firma sau compania, aspectul profesional și comportamentul lustruit sunt importante. Alte trăsături personale necesare pentru această slujbă sunt:

• Respectarea confidențialității și discreției
• Atenție la detalii
• Atitudine pozitivă și optimistă
• Răbdarea în relațiile cu vizitatorii dificili
• dependabilitate

Echilibru între viața profesională

Majoritatea recepționerilor legali lucrează o săptămână de lucru standard de 40 de ore, deși pot fi necesare ore suplimentare ocazionale. Întrucât recepționerii rareori călătoresc sau lucrează în week-end sau serii, această ocupație oferă un echilibru excelent pentru studenți, părinți și alții cu responsabilități semnificative în afara locului de muncă. Împărțirea locurilor de muncă și alte modalități de angajare flexibile sunt disponibile pentru unii angajatori.

Cerințele unui birou de avocat ocupat și interacțiunea cu personalități dificile și termenele limită strânse pot crea un mediu de lucru stresant. Deoarece recepționerii legali stau adesea pe perioade lungi și petrec mult timp tastând, pot să experimenteze afecțiuni ale mișcării prin ochi sau repetitive, cum ar fi sindromul de tunel carpian.

Compensare

Salariile legale pentru recepționeri variază în funcție de mărimea firmei, locația geografică, experiența și alți factori. Salariul mediu orar al recepționerilor (în toate industriile) în mai 2015 a fost de 20,77 USD. Deoarece recepționerii legali sunt specializați, recepționerii legali tind să câștige mai mult decât recepționerii în ansamblu. În firmele mici și în zonele rurale, recepționerii legali neexperimentați pot începe cu un salariu minim. La nivel înalt, supraveghetorii legali din New York sau Los Angeles pot câștiga peste 43.200 de dolari, potrivit Biroului Statistic al Muncii (BLS).

Valoarea medie de 50% a câștigat între 15,94 și 27,76 dolari. Cele mai mici 10% au câștigat mai puțin de 12,86 $, iar cele mai mari 10% au câștigat mai mult de 35,05 $. Salariile anuale au variat între 26.760 și 72.890 de dolari.

Recepționerii legali în practici de drept ocupat câștigă de multe ori venituri peste salariul lor de bază prin ore suplimentare.

perspectivă

Se estimează că ocuparea forței de muncă va crește mai repede decât media pentru recepționeri, potrivit Departamentului Muncii, Biroului Statistică a Muncii. Creșterea locurilor de muncă, însoțită de necesitatea de a înlocui lucrătorii care se transferă în alte profesii sau de a părăsi forța de muncă, va genera un număr mare de locuri de muncă pentru recepționeri, raportează BLS.