Pași pe care ar trebui să îi includeți în planul de proiect

01 Obiectivele proiectului

Obiectivele proiectului sunt definite într-o cartă a proiectului, dar ele ar trebui incluse și în planul proiectului. Există mai multe moduri de a face acest lucru. Planul proiectului ar putea explica în continuare obiectivele proiectului sau ar putea include cartea ca apendice. Indiferent de modul în care un manager de proiect alege să integreze obiectivele în planul proiectului, este important să menținem o legătură clară între documentul-cheie al proiectului - primul document-cheie al proiectului - și cel de-al doilea document-cheie al proiectului, planul său de proiect.

02 Domeniul de aplicare al proiectului

Ca și obiectivele proiectului, domeniul de aplicare este definit în cartă. Cu toate acestea, un manager de proiect ar trebui să perfecționeze în continuare domeniul de aplicare al planului proiectului. De exemplu, un proiect de automatizare a unui proces manual ar trebui să definească domeniul de aplicare prin definirea locului în care procesul începe și se termină.

Prin definirea domeniului de aplicare, managerul de proiect poate să înceapă să arate cum va arăta obiectivul sau produsul final la final. În cazul în care domeniul de aplicare nu este definit, acesta poate fi extins în întregul proiect și poate conduce la depășiri de costuri și termeni nepreluați.

De exemplu, dacă conduceți o echipă de marketing pentru a crea o broșură pentru linia de produse a unei companii, câte pagini vor fi acestea? Care sunt câteva exemple despre cum ar putea arăta produsul finit? Pentru unii membri ai echipei, o broșură ar putea însemna două pagini, în timp ce pentru alții ar putea însemna zece pagini. Definirea domeniului de aplicare poate face ca întreaga echipă să se afle pe aceeași pagină la debut.

03 Milestone-uri și rezultate importante

Principalele realizări pentru un proiect se numesc repere. Produsele cheie de lucru sunt numite livrabile importante. Acestea reprezintă marile componente ale lucrului pe un proiect. Un plan de proiect trebuie să identifice aceste elemente, să le definească și să stabilească termene pentru finalizarea lor.

Dacă o organizație întreprinde un proiect de dezvoltare a unui software nou, rezultatele importante ar putea fi lista finală a cerințelor afacerii și modul de implementare a acestora. În urma acestora, proiectul ar putea avea repere pentru finalizarea proiectului, testarea sistemului, testarea acceptării utilizatorilor și data de lansare a software-ului. Aceste etape au produse de lucru asociate cu ele, dar ele sunt mai mult despre procese decât produsele în sine.

Punctul de referință și termenele importante de livrare nu trebuie să fie date exacte, dar cu cât sunt mai precise, cu atât mai bine. Datele precise ajută managerii de proiect să descompună mai bine structurile de lucru.

În această etapă a planului, veți crea repere, astfel încât să puteți lua rezultate largi sau de nivel înalt și să le distrugeți în livrări mici, care pot fi prezentate în pasul următor.

04 Structura structurii de lucru

O structură de defalcare a lucrărilor, sau WBS, deconstruie etapele importante și livrările importante dintr-un proiect în bucăți mai mici, astfel încât o persoană să poată fi asignată responsabilitatea pentru fiecare bucată. În elaborarea structurii de defalcare a lucrărilor, managerul de proiect ia în considerare mai mulți factori, cum ar fi punctele forte și punctele slabe ale membrilor echipei de proiect, interdependențele între sarcinile, resursele disponibile și termenul general al proiectului.

Managerii de proiect sunt în cele din urmă responsabili pentru succesul proiectului, dar nu pot face munca singură. WBS este un instrument pe care managerul de proiect îl folosește pentru a asigura răspunderea pentru proiect, deoarece îi spune sponsorului proiectului, membrilor echipei de proiect și părților interesate care sunt responsabili pentru ce. Dacă managerul de proiect este preocupat de o sarcină, știe exact cu cine să se întâlnească cu privire la această preocupare.

05 Buget

Bugetul unui proiect arată numărul de bani alocați pentru finalizarea proiectului. Managerul de proiect răspunde de dispersarea corespunzătoare a acestor resurse. Pentru un proiect care are vânzători, managerul de proiect asigură realizarea livrărilor conform termenilor contractului, acordând o atenție deosebită calității. Unele bugete ale proiectelor se leagă de planul de resurse umane.

Este important să stabiliți costul pentru fiecare punct de referință și livrare, analizând cât timp și costul forței de muncă va fi implicat în îndeplinirea sarcinilor. Costul proiectului va fi legat de durata proiectului, care revine la scopul proiectului. Domeniul de aplicare, obiectivele, sarcinile și bugetul trebuie să fie aliniate și realiste.

06 Planul de Resurse Umane

Planul de resurse umane arată modul în care proiectul va fi personal. Este uneori cunoscut ca planul de personal. Acest plan definește cine va fi pe echipa de proiect și cât de mult va fi angajat de fiecare dată de fiecare persoană. În elaborarea acestui plan, managerul de proiect negociază cu membrii echipei și cu supervizorii lor cu privire la cât timp fiecare membru al echipei poate să dedice proiectului. Dacă este nevoie de personal suplimentar pentru consultarea proiectului, ci face parte din echipa de proiect, lucru care este, de asemenea, documentat în planul de personal. Din nou, sunt consultați supervizorii adecvați.

07 Planul de management al riscului

Multe lucruri pot merge prost la un proiect. În timp ce orice posibil dezastru sau sughiț minor este imprevizibil, multe pot fi prezise. În planul de gestionare a riscurilor, managerul de proiect identifică riscurile pentru proiect, probabilitatea ca aceste riscuri să se producă și strategii de atenuare a acestor riscuri. Managerul de proiect solicită contribuția sponsorului proiectului, a echipei de proiect, a părților interesate și a experților interni.

Strategiile de atenuare sunt puse în aplicare pentru riscurile care pot apărea sau au costuri mari asociate cu acestea. Riscurile care sunt puțin probabile și cele care au costuri reduse sunt consemnate în plan; cu toate acestea, este posibil ca acestea să nu aibă strategii de atenuare.

08 Planul de comunicare

Un plan de comunicare descrie modul în care un proiect va fi comunicat diferitelor segmente de public. La fel ca structura de defalcare a muncii, un plan de comunicare atribuie responsabilitatea pentru finalizarea fiecărei componente unui membru al echipei de proiect.

În acest pas, este important să evidențiem modul în care problemele vor fi comunicate și rezolvate în cadrul echipei și cât de des va fi comunicată echipei și părților interesate sau șefului.

Fiecare mesaj are un public destinat. Un plan de comunicare îi ajută pe managerii de proiect să asigure că informațiile corecte vor ajunge la oamenii potriviți la momentul potrivit.

09 Planul de management al părților interesate

Planul de management al părților interesate identifică modul în care părțile interesate vor fi utilizate în cadrul proiectului. Uneori, părțile interesate trebuie doar să primească informații. Acest lucru poate fi luat în considerare în planul de comunicare. Dacă sunt necesare mai multe de la părțile interesate, un plan de management al părților interesate evidențiază modul în care acesta va fi obținut.

10 Planul de management al schimbării

Un plan de gestionare a modificărilor stabilește un cadru pentru efectuarea de modificări ale proiectului. Managerii de proiecte tind să evite modificările proiectului, dar uneori sunt inevitabile. Planul de gestionare a modificărilor oferă protocoale și procese pentru efectuarea modificărilor. Este esențial pentru responsabilitate și transparență faptul că sponsorii proiectului, managerii de proiect și membrii echipei de proiect respectă planul de management al schimbării.