Scopul și conținutul unui fișier de salarizare pentru angajați

Fișierul de salarizare al angajatului este depozitul pentru tot ceea ce are legătură cu salariul angajatului. Principalul motiv pentru crearea unui fișier de salarizare este limitarea accesului la restul informațiilor confidențiale care se află în fișierul de personal.

Scopul unui dosar de salarizare al angajatului

Dosarul de salarizare permite personalului contabil să plătească angajatului fără a accesa informațiile confidențiale ale angajaților. Personalul contabil poate păstra înregistrări de salarizare în cazul în care are sens să plătească angajatul. În situațiile în care salarizarea și contabilitatea sunt externalizate, aceasta este o practică și mai recomandată pentru înregistrările salariale ale salariatului.

Fișierul de salarizare limitează accesibilitatea la informații confidențiale ale angajaților. Fișierul de salarizare al angajaților permite personalului contabil și financiar să dețină informațiile necesare pentru a plăti angajatului într-o locație la îndemână. Locul de amplasare ar trebui să fie sigur și să nu fie accesibil tuturor celorlalți angajați.

Trebuie să impresionați personalul de contabilitate faptul că informațiile din fișierele de salarizare sunt confidențiale și nu ar trebui împărțite fără permisiunea și semnate de la personalul de resurse umane. Nici angajații contabili nu ar trebui să împărtășească nicio informație despre creșterile, promoțiile, bonusurile și orice alte informații confidențiale despre salariați.

Resursele umane nu trebuie să monitorizeze accesul contabilității la fișierele de salarizare ale angajaților. Așa cum se recomandă pentru fișierele legate de angajați, cum ar fi dosarele de personal și medicale, trebuie să limitați accesul la fișierul de salarizare. Numai persoanele care au nevoie de informații pentru a-și face treaba trebuie să vadă conținutul.

Conținutul unui fișier de salarizare pentru angajați

Aceasta este o listă sugerată a ceea ce aparține unui dosar de salarizare al unui angajat.

• Scrisoare de ofertă semnată de managerul de angajare, resurse umane și angajat
• Autorizația de plată semnată de Resurse Umane și managerul de angajare atunci când există un contract de angajat
• Formular W-4
• Lucrări și autorizații referitoare la orice beneficiu al angajaților care implică o deducere a salariilor
• Formular de autorizare a depozitului direct
• Forme de contabilizare a timpului salariat
• Ore de lucru săptămânal orare
• Înregistrări de ceas, în cazul în care sunt utilizate
• Dosare de participare
• Cereri de rambursare a cheltuielilor, inclusiv documente și chitanțe pentru călătorii și alte cheltuieli autorizate

• Formulare de rambursare de școlarizare și chitanțe de plată, cărți și așa mai departe
• Plătiți în avans formularele de solicitare
• Documente de împrumut și plan de plăți
• Ordine și înregistrări de apreciere
• Autorizare pentru eliberarea de informații private
• Documentele referitoare la fiecare angajat ridică
• Documente legate de orice bonus, împărțirea profitului sau atribuirea recunoașterii
• W-2 forme
• Autorizare pentru orice alte acțiuni de salarizare pe care compania dvs. le permite

De asemenea cunoscut ca sidosarele angajaților, înregistrările angajaților, fișierele de resurse umane, documentația

Notă: Susan Heathfield depune toate eforturile pentru a oferi pe acest site informații exacte, de bun-simț, de management al resurselor umane, angajator și de la locul de muncă, dar nu este un avocat. Conținutul site-ului nu trebuie interpretat drept consultanță juridică. Site-ul are o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la o țară la alta, deci articolele nu pot fi definitive pe toate pentru locul de muncă. Când aveți dubii, căutați întotdeauna sfatul juridic. Informațiile de pe site sunt furnizate doar pentru îndrumare.