Cum de a face o întâlnire de lucru, de obicei, plictisitoare, mai interesantă

Întâlnirile sunt o parte inevitabilă a unei afaceri. Împărțiți informații, gândiți idei, generați soluții și creați procese și sisteme. Problema este că multe dintre aceste întâlniri sunt dureros de plictisitoare, ceea ce înseamnă că oamenii care participă au creierul lor.

Dacă oamenii nu acordă atenție și nu se concentrează, întâlnirea este doar o pierdere a timpului tuturor. Cum puteți face întâlniri plictisitoare mai interesante pentru a realiza ceva? Iată 5 sfaturi practice:

Ban SmartPhones

Da, este ca și cum ai spune oamenilor să-și arunce copiii în sală de lupi înainte de a veni la întâlnire. Oamenii vor insista ca ei trebuie sa aiba telefoanele lor - la urma urmei, ar putea aparea o urgenta. Da. Lumea ar putea să se încheie în timpul întâlnirii dvs. de planificare trimestrială, dar este puțin probabil.

Problema cu tehnologia de astăzi este că vă permite să vă concentrați asupra a ceea ce nu este în fața dvs. - întâlnirea. Lucrul amuzant este că, dacă oamenii s-ar afla față în față cu oamenii pe care îi mesajează în timpul întâlnirii dvs., ar fi scris pe altcineva. Telefoanele stau la birouri.

Fără telefon, se întâmplă două lucruri în timpul întâlnirii. Ești nevoit să rămâi în prezent și timpul de nefuncționare este petrecut comunicând cu ceilalți participanți. De ce este important acest lucru? Deoarece veți găsi că întâlnirile dvs. sunt mai interesante atunci când vă cunoașteți colegii.

Cum îi cunoști? Vorbind cu ei. Ce faceți când aveți telefonul? Nu vorbești cu noii oameni.

Pregătiți, pregătiți, pregătiți

O întâlnire în care conducătorul sau moderatorul vine în ultima vreme nu are o agendă, și o aripă, este plictisitoare și obositoare. O întâlnire bine pregătită poate fi fascinantă și interesantă. Când liderul are un plan și un scop, întâlnirea va fi mai interesantă. Când nu există nici o direcție sau un scop, întâlnirea nu va fi interesantă.

Cealaltă parte a pregătirii vă îmbunătățește abilitățile. Ați fost la întâlniri care au fost productive și interactive și ați făcut să vă simțiți ca și cum ați putea merge și să realizați lucruri minunate. Și ați participat la întâlniri în care sunteți siguri că dacă ați adormit, nimeni nu vă va fi dor de tine și nu veți pierde nimic important. Diferența este persoana care conduce întâlnirea.

Dacă întâlnirile dvs. sunt plictisitoare, aruncați o privire în oglindă. Găsiți o modalitate de îmbunătățire. Puteți lua o clasă oficială (departamentul dvs. de resurse umane vă poate ajuta cu sugestii), puteți solicita feedback și mentorat de la un coleg al cărui abilitate de întâlnire admirați sau puteți lua o cursă online. O mulțime de ajutor este disponibil pentru dvs. și multe dintre ele sunt gratuite pentru luarea atunci când doriți să vă faceți întâlnirile obișnuite plictisitoare mai interesante.

Toată lumea participă

De ce ar trebui să participe toată lumea? Ei bine, pentru că dacă participarea nu este necesară, puteți rezolva această problemă prin e-mail. Serios. Există foarte puține momente când trebuie să aduci un grup pentru a transmite informații.

Da, există unele lucruri, cum ar fi concedieri în masă sau o restructurare completă a companiei, care va merge mai bine dacă aveți un manager care să vorbească întregului grup, dar în majoritatea cazurilor întâlnirile ar trebui să fie întotdeauna interactive.

Cât de interactiv? Ei bine, asta depinde de scopul întâlnirii. Dacă este o sesiune de brainstorming, toată lumea ar trebui să vorbească. Dacă cineva nu vorbește, cheamă persoana respectivă. Introvertele pot displace acest tip de întâlnire - și nu ar trebui să faceți întâlniri cu presiuni mari pentru introverte prin punerea lor pe loc.

Dar cultura de întâlnire trebuie să asigure că toți participă la aceste sesiuni de brainstorming și trebuie să știe că participarea lor este necesară în avans.

Dacă este o întâlnire de planificare sau o întâlnire de stabilire a obiectivelor sau chiar o întâlnire trimestrială a raportului, ar trebui să existe timp pentru introducere, dacă trebuie să puneți întrebări sau să faceți comentarii. Atmosfera trebuie să încurajeze participarea, dar cu câteva limite (a se vedea mai jos).

Nu lăsați nici o persoană să domine

Dacă conduceți întâlnirea, este firesc să vorbiți cel mai mult. După tine însă, nu vrei ca o altă persoană să domine conversația. Asta poate face o intalnire plictisitoare. Amintiți-vă să redirecționați comentariile și să solicitați persoanelor despre care știți că sunt experți în zonă să difuzeze un vorbitor compulsiv.

De exemplu, când Jane a făcut cel de-al patrulea comentariu și începe să meargă pentru o cincime, taie-o cât se poate de frumos spunând: "Mulțumesc, Jane, știm poziția. Aș vrea să aflu ce are de spus Karen. Și Jim și Bob nu au avut încă șansa de a vorbi.

Uneori, va trebui să vorbiți cu Janes din biroul dvs. înainte de o întâlnire pentru a le reaminti că scopul de a se reuni ca grup este de a împărtăși idei cu toată lumea și dacă domină, întâlnirea nu va fi la fel de reușită. Sau imediat după întâlnire funcționează bine, deoarece veți avea exemple proaspete dacă este necesar.

Persoanele care au avut timp să participe la o întâlnire care aduce cunoștințele și experiența lor merită șansa de a vorbi și de a-și împărtăși opiniile. Ca lider, puteți învăța să controlați comportamentul care subminează întâlnirea.

Faceți Elemente Acționabile

O întâlnire care se încheie fără acțiuni a fost doar o pierdere de timp. Este un depozit de informații, caz în care o întâlnire nu a fost cea mai bună cale de a continua. O întâlnire interesantă și interesantă se termină cu lucrurile pe care oamenii pot și ar trebui să le facă - fie pentru a-și îndeplini obiectivele individuale sau obiectivele companiei sau, în mod ideal, ambele. Dacă oamenii nu merg pe jos știind care sunt pașii următori, întâlnirea nu a reușit.

Pe lângă faptul că aveți elemente care pot fi acționate, trebuie să existe o urmărire. Poate avea loc într-o a doua întâlnire sau individual, dar trebuie să se întâmple. Oamenii se vor întâlni dacă știu că elementele de acțiune sunt toate pentru spectacol.

Întâlnirile nu vor înlocui niciodată excursii la Disneyland pentru entuziasm, dar le puteți face mai interesante și mai interesante și mai productive. Faceți aceste cinci schimbări și vă veți face întâlnirile obișnuite și plictisitoare mai interesante pentru persoanele care participă. Și, asta e un lucru bun pentru succesul organizației tale.