5 Diferențele dintre proiecte și afacere ca cele obișnuite

Lucrezi la un proiect? Sau faceți parte din operațiunile zilnice ale afacerii dvs.?

Când vorbesc cu oamenii din echipe, de multe ori îmi spun că nu sunt siguri dacă lucrează la un proiect sau la o funcție obișnuită. Ambele sunt necesare într-o organizație și sunt la fel de valide, dar ajută la înțelegerea a ceea ce lucrați, astfel încât să puteți vedea mai bine unde se potrivește în organizație.

Există cinci diferențe principale între lucrul cu proiectul și activitatea obișnuită (deseori abreviată ca BAU).

Schimbarea vs. identificarea afacerii

În primul rând, există o diferență în modul în care se face schimbarea.

Operațiunile de operare ca de obicei rulează afacerea. Ei țin luminile, servesc clienții și ating țintele. Echipele BAU sunt, de asemenea, primele care știu când procesele existente nu funcționează și nu mai sunt utile. Când se întâmplă acest lucru, echipele BAU identifică nevoia de schimbare.

Un manager, ca parte a unei analize strategice, poate sugera schimbările care trebuie făcute pentru ca o unitate să-și atingă obiectivele. Sau un membru al echipei poate face o sugestie pentru schimbare. La celălalt capăt al spectrului, este posibil să aveți un caz de afaceri complet produs de un manager senior pentru a aduce modificările necesare pentru a ajuta diviziunea să atingă obiectivele anuale.

Nu doar simplificarea proceselor de afaceri. Cei care lucrează în rolurile BAU pot, de asemenea, să realizeze că schimbarea este esențială datorită schimbărilor în cadrul de reglementare sau ca parte a peisajului competitiv al organizației. Frontline staff-ul lucrează pentru a furniza strategie și știe ce vrea să fie diferit pentru a ajunge acolo.

Proiectele, pe de altă parte, ajută la implementarea tuturor acestor schimbări. Proiectele livrează schimbări către și prin intermediul funcțiilor BAU folosind managementul de proiect. Vom clarifica ce management de proiect este în continuare. Organizația de proiect lucrează la livrarea schimbărilor pe care echipele BAU le-au identificat. Acest lucru se întâmplă odată ce proiectul a trecut printr-un proces de aprobare, care este, în mod normal, un caz de afaceri și aprobarea conducerii superioare.

Acest lucru nu înseamnă că oamenii care au un rol de proiect nu pot sugera vreodată îmbunătățiri în practica afacerilor, dar vor face acest lucru sub aspectul angajatului, mai degrabă decât ca parte a rolului lor de proiect.

Această împărțire, pe care o veți auzi, de asemenea, sumarizată ca "schimbarea afacerii, conduceți afacerea", se observă și la sfârșitul proiectelor. Schimbarea pe care o realizează un proiect este de a furniza o ieșire. Ar putea fi o bucată de software nou, o clădire, un serviciu nou sau altceva. Echipa BAU este responsabilă pentru luarea și utilizarea eficientă a acesteia pentru a oferi beneficii. Cu alte cuvinte, proiectul oferă capacitatea de a obține beneficii, iar operațiunile BAU utilizează această capacitate pentru obținerea beneficiilor.

Gestionarea vs. riscul de atenuare

Pentru ca funcțiile obișnuite să fie eficiente, veți găsi echipele BAU care încearcă să atenueze toate riscurile pentru operațiuni. Luarea incertitudinii din afaceri pentru o mai bună stabilitate organizațională și procese repetate este un lucru bun.

Prin însăși natura lor de a fi unice și incerte, proiectele necesită un element de risc. Compania face un pic de salt în necunoscut doar prin a face un proiect, deoarece introduce schimbarea și oferă ceva care nu a fost acolo înainte.

Echipele de proiect, prin urmare, abordează riscul într-un mod diferit decât echipele BAU. Managerii de proiect încearcă să gestioneze riscul - atât pozitiv cât și negativ - pentru a obține cele mai bune rezultate. Aceasta ar putea include reducerea riscului pentru a încerca să limiteze probabilitatea ca aceasta să se întâmple, dar include și alte strategii de gestionare a riscurilor. Este puțin probabil să eliminați vreodată riscul unui proiect, dar este posibil să reușiți să faceți acest lucru din motive operaționale bune pentru munca dvs. la BAU.

Una este Time-Bound, cealaltă este în desfășurare

Proiectele au o dată de începere, de mijloc și de sfârșit și sunt un eveniment unic. Acesta este ciclul de viață al proiectului. De fapt, cea mai definitoră caracteristică a unui proiect este că acesta se termină. Managerul de proiect și echipa lucrează la proiect în această perioadă. La final, echipa este desființată.

BAU nu se oprește și este în curs de desfășurare. Puteți, desigur, închideți o funcție sau opriți un proces dacă nu mai este necesar pentru afacere - deși acest lucru ar fi gestionat ca un proiect! O funcție BAU produce lucrări în curs de desfășurare fără o dată de încheiere previzibilă.

Pentru a valorifica sau a nu valorifica

Proiectele pot fi capitalizate și, adesea, BAU nu poate fi - te bazezi pe cheltuielile de funcționare pentru afacerea în curs de desfășurare ca și munca obișnuită. Cu alte cuvinte, tratamentele contabile pentru proiecte și alte sarcini sunt diferite.

Finanțarea proiectelor se referă adesea la punerea în funcțiune a unui activ - adică costurile pot fi capitalizate. În unele cazuri, în funcție de locul în care vă aflați în lume și de reglementările dvs. contabile locale, puteți chiar să luați costurile proiectului sub linia.

Costurile BAU sunt considerate, în mod normal, opex (cheltuieli de exploatare) și sunt urmărite în conturile de profit și pierdere ale societății.

Finanțarea proiectelor și finanțarea afacerilor, în general, reprezintă o zonă foarte specializată, astfel încât este întotdeauna mai bine să luați sfatul specialiștilor dvs. în domeniul financiar înainte de a face judecăți cu privire la ceea ce ar trebui și nu ar trebui să fie valorificat în organizația dvs. Contabilitatea variază de la o țară la alta și chiar de o organizație în care întreprinderile individuale au procese și modalități diferite de a face lucrurile.

Când sunteți îndoieli, verificați întotdeauna!

Echipamente inter-funcționale vs. funcționale

În cele din urmă, există o mare diferență în formarea echipelor de proiect. Proiectele au tendința de a implica echipe multidisciplinare de experți care s-au adunat pentru a obține o producție specială. Cunoașterea modului de a motiva o echipă de proiect este importantă deoarece nu toată lumea poate cunoaște acest obiectiv exact la început. Dacă oamenii nu au o înțelegere clară a ceea ce lucrează, atunci ei tind să nu facă munca cea mai bună.

Echipele de proiect sunt formate din oameni care îndeplinesc anumite roluri. Acestea nu sunt titluri de locuri de muncă, ci poziții în cadrul proiectului cu responsabilități distincte. Principalele roluri ale unei echipe de proiect sunt:

• Sponsorul proiectului
• Manager de proiect
• Furnizor principal (organizația responsabilă de efectuarea lucrării, care ar putea fi o echipă internă, cum ar fi IT sau un antreprenor sau vânzător extern)
• Client (acesta ar putea fi un client intern, cum ar fi un departament de departament diferit sau, într-o organizație de servicii client, clientul pentru care livrați proiectul)
• Experții în materie (persoanele aduse în echipă fie pe durata proiectului, fie a unei părți a acestuia care își utilizează expertiza pentru a contribui la succesul proiectului).

Aflați mai multe despre rolurile dintr-o echipă de proiect.

Activitatea BAU, pe de altă parte, este administrată de echipe funcționale. Ei sunt experți în nume propriu, dar grupați împreună ca diviziune. În mod normal, există o suprapunere mai puțin funcțională între alte departamente decât echipele de proiect.

În mod normal este foarte clar ce echipe de BAU trebuie să lucreze și obiectivele sunt clare. Ei vor avea definite obiective și o viziune pentru rolul pe care îl joacă departamentul în companie. Un exemplu ar fi o echipă de servicii pentru clienți care funcționează ca parte a unei divizii de servicii pentru clienți mai mare, care gestionează apelurile și e-mailurile primite de la clienți despre produsul dvs.

Este complicat deoarece se poate suprapune. De exemplu, un lider de echipă în acel call center este un specialist în domeniu. Aceștia pot fi detașați la o echipă de proiect pentru a gestiona un pachet de lucru și resursele legate de livrarea unei părți a unui proiect care are legătură cu contactul cu clienții. Dar, în activitatea lor de proiect, aceștia își asumă rolul de expert în materie, nu de lider al echipei de servicii pentru clienți. În calitate de membru al echipei de proiect, aceștia vor fi responsabili pentru partea lor din bugetul proiectului și vor avea un grad ridicat de discreție în ceea ce privește modul în care se desfășoară activitatea pentru a atinge obiectivele finale.

S-ar putea să nu aibă aceasta în rolul lor BAU.

BAU și conflictele de proiect

Proiectul de lucru și lucrările BAU se pot așeza frumos una lângă alta, însă pot exista adesea tensiuni. Se întâmplă deoarece proiectele încearcă să schimbe status quo-ul. Situația actuală funcționează destul de bine și, în cea mai mare parte, oamenii nu-i plac schimbarea.

În al doilea rând, atunci când cereți oamenilor să se alăture echipei dvs. de proiect, aceștia pot suferi de un conflict de loialitate. Este prima lor responsabilitate față de activitatea lor de zi sau față de proiect? Obiectivele clare și un angajament puternic față de proiect de la conducere pot ajuta aici, precum și păstrarea liniilor de comunicare deschise, astfel încât să știe care ar trebui să fie prioritățile.

În al treilea rând, păstrarea afacerii în desfășurare este întotdeauna prioritatea. Are implicații pentru echipele de proiect care ar putea vedea finanțarea lor tăiată, resursele cheie tras înapoi la rolurile BAU și termenele întârziate, deoarece păstrarea operațiunilor de zi cu zi ale organizației merge este tras focalizare.

Managerii de proiect pot fi frustrați de acest lucru, dar va fi mereu așa și ar trebui să fie. Nu are rost să dați un proiect fantastic în cazul în care compania a bătut între timp și nu mai rămâne nimeni să folosească ceea ce ați construit!

Având în vedere aceste linii directoare, ar trebui să fie ușor de văzut dacă lucrați la proiecte sau BAU sau ambele.