Ce trebuie să știe fiecare angajator despre cerințele formularului I-9

Formularul de eligibilitate I-9 este impus de Legea privind reforma în materie de imigrație, care verifică identitatea unui angajat și eligibilitatea acestuia de a lucra în mod legal în SUA. Dacă un angajator nu ia măsuri sau uită să includă documentele adecvate, acestea sunt expuse riscului de amenințare cu complicații juridice posibile și destul de grave, motiv pentru care este atât de important să verificăm fiecare aspect al unui angajat I-9.

Lista documentelor A care stabilesc atât eligibilitatea pentru identitate, cât și pentru angajare

Pe I-9, există o listă cerută de documente care să dovedească identitatea. Aceste documente stabilesc identitatea și eligibilitatea pentru a lucra în S.U.A. și sunt considerate dovada acceptabilă a ambelor.

• Pașaportul S.U.A. (expirat sau expirat)
• Certificat de cetățenie americană (Formele N-560 sau N-561)
• Certificatul de naturalizare (Formele N-550 sau N-570)
• Pașaport străin neexpirat cu un atașat Forma I-94 indicând autorizația de angajare neexpirată
• Permanent Card rezident sau card de primire a permisului de înregistrare a străinilor cu fotografie (Forma I-551)
• Cardul rezident temporar neexpirat (Forma I-688)
• Cardul de autorizare nevalidă pentru angajare (Forma I-688A)
• Permis de reintroducere neexpirat (Forma I-327)
• Document de călătorie pentru refugiați neexpusat (Forma 1-571)

• Document de autorizare eliberat de Departamentul pentru Securitate Internă (DHS) care conține o fotografie (Forma I-688B)

Lista documentelor B care stabilesc identitatea

În absența oricăreia dintre documentele de mai sus, un angajat ar trebui să prezinte alte două, unul pentru dovada identității și celălalt pentru a dovedi eligibilitatea pentru angajare. Următoarele documente pot fi folosite pentru a stabili identitatea unui angajat:

• Permisul de conducere sau cartea de identitate emisă de stat sau deținerea în afara Statelor Unite, cu condiția să conțină o fotografie sau informații cum ar fi numele, data nașterii, sexul, înălțimea, culoarea ochilor și adresa
• Carte de identitate eliberată de agenții sau entități guvernamentale federale, de stat sau locale, cu condiția să conțină o fotografie sau informații cum ar fi numele, data nașterii, sexul, înălțimea, culoarea ochilor și adresa
• Școala de identitate cu o fotografie
• Cartea de înregistrare a alegătorului
• Cartea militară a S.U.A.
• Cartea de identitate a dependentei militare

• Cardul de comerciant american de coastă Guard Merchant Mariner
• Nativ american document tribal
• Permis de conducere eliberat de o autoritate guvernamentală canadiană

Lista C-documentelor care stabilesc eligibilitatea pentru ocuparea forței de muncă

Unul dintre aceste documente trebuie sa să fie prezentat în plus față de un document din lista B în cazul în care un angajat nu poate furniza un document din lista A.

• Cartea de securitate socială din S.U.A. emisă de Administrația de securitate socială, altul decât un card care precizează că nu este valabil pentru angajare
• Certificarea nașterii în străinătate eliberată de Departamentul de Stat (Forma FS-545 sau Formă DS-1350)
• Original sau copie legalizată a unui certificat de naștere eliberat de un stat, de o autoritate municipală sau de o posesie din Statele Unite purtând un sigiliu oficial
• Nativ american document tribal.
• Cardul de identitate al cetățeanului american (Forma I-197)
• Carte de identitate pentru utilizarea unui cetățean rezident în Statele Unite (Forma I-179)

• Document de autorizare pentru angajare neexpirat, eliberat de DHS, altele decât cele enumerate în lista A

Listă specială pentru persoanele care sunt minori

Angajații care sunt mai tineri de 18 ani și care, prin urmare, nu pot prezenta nici unul dintre documentele de mai sus, pot să furnizeze în schimb documente adecvate vârstei, inclusiv:

• Registru școlar sau carnet de raport
• Dosarul clinic, medic sau spital
• Îngrijire de zi sau înregistrare la grădiniță

Formularul suplimentar I-9 Responsabilitățile Angajatorului

Asigurați-vă că formularele I-9 sunt completate corect și că dumneavoastră și angajatul dvs. urmați instrucțiunile exact. Trebuie să păstrați dosarul I-9 al fiecărui angajat pe dosar timp de cel puțin trei ani sau un an după încetarea angajării, oricare dintre acestea este mai lungă.

Păstrați și faceți copii ale documentelor originale furnizate de angajații dvs. Acest lucru nu este necesar, dar este recomandat. Păstrați numai numărul minim de documente solicitate și stocați formularele și fotocopiile documentelor separate de fișierele angajaților.

Dacă se fac modificări în documentul fișierului I-9, schimbați-l pe formularul inițial și introduceți inițial modificările. Nu completați un nou formular. Reverificați autorizațiile de lucru care expiră și nu permiteți angajaților să lucreze dacă documentația lor a expirat.

Asigurați-vă că răspundeți conform instrucțiunilor și indicațiilor de sincronizare dacă primiți o scrisoare de neconcordanță a Administrației de Securitate Socială care indică faptul că un anumit număr de angajați au numere de securizare neconfirmabile.

Obțineți informații formale I-9 la Serviciul de cetățenie și imigrare din S.U.A. (USCIS). Informații suplimentare sunt disponibile de la Societatea pentru Managementul Resurselor Umane.

Cerinte legale

Formularul I-9 trebuie completat pentru fiecare angajat nou, indiferent de originea sa națională sau dacă angajatul este cetățean american. Un angajator a încălcat legea federală privind imigrația dacă nu reușește să verifice identitatea și autorizația de angajare a unui nou angajat cu un formular I-9. Sancțiunile variază substanțial și se bazează pe un sistem de niveluri, dar pot ajunge până la aproape 20.000 de dolari. Penalitățile cresc începând de la 548 dolari pentru continuarea cu bună intenție a angajaților care nu trimit formularele I-9 cu verificarea corespunzătoare.

Disclaimer: Vă rugăm să rețineți că informațiile furnizate, deși autoritate, nu sunt garantate pentru exactitate și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la o țară la alta. Căutați asistență juridică sau asistență din partea resurselor guvernamentale de stat, federale sau internaționale pentru a vă asigura că interpretarea și deciziile dvs. juridice sunt corecte pentru locația dvs.