În apărarea biroului dezordonat

În fiecare zi tot mai multe informații sunt aruncate la tine. Mesajele noi, rapoartele diferitelor comisii, facturi, propuneri și multe altele au lovit biroul de mai multe ori pe zi. Ești prea ocupat să te descurci imediat, așa că începe să se îngroape. Desktop-ul dvs. începe să arate ca o zonă de război.

Problema nu este că biroul tău este murdar; problema este că lucrurile importante se pierd. Ea este fie îngropată de un material nou care intră, fie este în noul material, dar nu este observat. Prin urmare, vă petreceți prea mult timp pe lucruri care sunt pur și simplu urgente, mai degrabă decât pe cele importante.

Când șeful tău dorește să știe cât de repede poate avea raportul pentru vicepreședinte, nu vrei să îi spui că nu ai observat memoria pe care ți-a trimis-o să solicite raportul. Nici șeful tău nu va fi încântat să audă că aspectul pentru noua linie de produse întârzie deoarece l-ai lăsat deoparte și ai fost acoperit și ai uitat de ea.

Unii oameni vă vor spune că cel mai bun mod de a rezolva această problemă este un birou curat. Alții spun că o mizerie este în regulă. Cine are dreptate?

Bătrânul agitat, înghesuit

Nu cu mult timp în urmă, a fost o expresie populară "un birou aglomerat este un semn al unei minți aglomerate". Această expresie a dat naștere unei întregi industrii concepute pentru a ajuta directorii de afaceri să-și curățeze desktop-urile ca pe un semn al acuității lor mentale.

Fără îndoială ați văzut filme în care șeful se află în biroul său deasupra unui zgârie-nori din centrul orașului. Se așează în spatele unui birou de sticlă fără sertare. Singurele podoabe sunt setul impresionant de pixuri pentru semnarea documentelor importante și un telefon sau interfon, pentru a putea da ordine.

Pe de altă parte…

Mulți oameni nu văd nimic în neregulă cu grămezi de hârtie care acoperă spațiul de lucru, chiar vărsându-se pe scaunele scaunelor și pe podeaua birourilor. Citează adage-urile ca "un birou aglomerat este un semn al geniului" și "un birou murdar este doar un semn al unui birou murdar".

Știm cu toții pe cineva al cărui birou este așa. Nu vedeți cum pot chiar să spună dacă desktopul este metal sau lemn. Totuși, când îi întrebați ceva, ei merg direct spre o grămadă, pătrund prin 2 sau 3 foi și trag ceea ce ai cerut.

Ce functioneaza pentru tine

Ambele părți sunt corecte. Problema nu este cea corectă. Problema este care vă va face mai eficient. Există câteva orientări fundamentale care se aplică ambelor abordări, dar cheia este de a lucra într-o manieră care vă permite să fiți cei mai eficienți. Aproape toată lumea are nevoie să scape de o parte din aglomerația de pe biroul lor, dar nu are mai mult de un singur articol pe biroul tău la un moment dat, nu va funcționa pentru mulți dintre noi.

Mulți oameni lucrează la mai multe proiecte în același timp (sau aproape în același timp). Tipurile de creație simt nevoia de inspirație în jurul lor. Persoanele cu orientare detaliată au nevoie de volume de material de referință apropiate. Unii oameni simt că grămezile de muncă îi fac să pară ocupați și, astfel, îi mențin mai în siguranță în perioadele de concedieri. Ceilalți simt un birou curat arată cât de eficienți sunt la obtinerea muncii. Ceea ce este important este să faci ceea ce lucrează pentru tine.

Cum de a trăi monstru

Indiferent dacă mergeți la biroul de sticlă sterilă sau pur și simplu doriți să aduceți mai multă ordine în haosul desktopului, există câteva linii directoare fundamentale:

• Într-adevăr doriți să îmbunătățiți: Nu recomandăm abordarea severă pe care unii o fac. Din păcate, asta lasă prea puțină scuze pentru tine. Această încercare de a vă face biroul mai puțin aglomerat și mai eficient depinde de efortul dumneavoastră serios.
• Păstrați, aruncați sau mutați: Găsiți trei containere. Etichetați cel mai mic "păstrați". Etichetați cea mai mare "aruncare". Au un alt recipient etichetat "mișcare". Lucrurile cu adevărat vitale vor intra în containerul dvs. pentru a fi sortate mai târziu. Orice lucru pe care doriți să-l luați acasă sau să renunțați intră în containerul "mișcare". Orice altceva se duce în containerul de amestecare.

• Începeți cu cele mai vechi: Poți să le spui uitandu-te la ce gramă este cel mai vechi. De obicei, este mai departe de scaun. Va fi mai ușor să aruncați obiecte din această grămadă.
• Evaluați fiecare piesă o singură dată: Uită-te la fiecare articol din grămadă. Decideți containerul în care va intra. Nu o puteți pune la birou pentru mai târziu, trebuie să decideți acum. Pune totul în unul din cele trei containere. Nu există altă opțiune.
• Întrebați-vă acest lucru: Prima întrebare este: "Am acest lucru în altă parte, sau o pot obține de la cineva?" Dacă aveți o copie în e-mail sau într-un raport sau pe biroul persoanei care a pregătit analiza de piață etc., nu este necesar să păstrați o altă copie. Aruncă-l. Atunci întrebați "de ce am nevoie de asta?" Dacă răspunsul este a) să acționați asupra lui, b) să faceți ceva cu el atunci când primesc mai multe informații de la cineva, sau c) să mă refer la cum fac și alte lucruri, pune-l în grămada de păstrare. (După ce scapi de aglomerație, îți vei re-sorta grupele cu cele trei categorii, deci nu ezitați să le separați acum. Va economisi timp mai târziu.) Dacă răspunsul dvs. a fost altceva, aruncați acel articol.

• Fii nemilos și curajos: Pe măsură ce progresați prin fiecare grămadă, apropiindu-vă de lucrurile care tocmai au venit, fii nemilos în deciziile voastre. Nu luați prizonieri. Dacă într-adevăr nu aveți nevoie de ea, aruncați-o. Și fii curajos. Nu te agăța de ceva doar pentru că cineva ți-ar putea cere ceva într-o zi. Nu construiește o cetate de hârtie pentru a vă proteja.

Gestionați problema

Desktopul dvs. nu trebuie să fie steril și complet lipsit de hârtie, deși poate fi dacă ajută. Obiectivul dvs. este de a organiza desktopul astfel încât să vă maximizeze eficiența. Dacă asta înseamnă că mai multe grămezi pe birou decât persoana apropiată, este bine - cu condiția ca tot ceea ce păstrați să vă ajute să vă atingeți obiectivul de creștere a eficienței.