Rolul și scopul unei Carte a Proiectului

Proiectele există în mod oficial într-o organizație datorită statutului de proiect. Este un document care autorizează desfășurarea lucrărilor și numește managerul de proiect. Vă oferă, ca manager de proiect, mandatul de a face munca descrisă în el.

Cel mai important rol al unei carte de proiect este de a stabili exact ce va realiza proiectul. Să ne uităm la ce se află în acest document esențial al proiectului.

Ce intră într-o Cartă a Proiectului?

Prima secțiune a unei cartișe a proiectului va preciza numele proiectului, numele sponsorului și managerul de proiect și data la care documentul a fost pregătit. Apoi intrați în carnea documentului.

Principalele secțiuni ale unei carte de proiect sunt după cum urmează.

• Scopul proiectului: Acest lucru explică de ce proiectul este dorit. Puteți să vă referiți la un caz de afaceri sau la contractul care conduce acest proiect sau pur și simplu să precizați de ce este important să faceți această lucrare.
• Descrierea proiectului: Explicați în această secțiune ce urmează să realizeze proiectul. Trebuie să includeți detalii despre elementele care vor fi construite sau despre serviciile care vor fi livrate.
• Buget: În acest moment s-ar putea să nu aveți toate detaliile despre sarcinile proiectului, astfel încât să nu puteți pune împreună un buget complet și detaliat al proiectului. Rețineți orice constrângeri bugetare sau nivelul inițial ridicat de cheltuieli pe care îl așteptați.

• Riscuri: Toate proiectele prezintă riscuri. Această secțiune a cartei proiectului reprezintă versiunea timpurie a jurnalului de risc al proiectului. Documentați toate riscurile pe care le cunoașteți în acest moment, astfel încât echipa de management să poată vedea ce ar putea afecta proiectul înainte.
• Momente de referință: Dacă cunoașteți reperele de nivel înalt, includeți-le în cartea de proiect din această secțiune. Le puteți transfera în graficul dvs. Gantt mai târziu când veniți să realizați un plan mai detaliat. În momentul de față, cauți doar date de expirare sau altceva specificat în contractele la care lucrezi.

• Obiectivele proiectului: Este o secțiune cu adevărat importantă, dar poate fi dificil de pus împreună. Încercați să răspundeți la întrebarea: "Cum vom ști când vom termina?" Scrieți la ce vă așteptați proiectul și cum veți ști dacă ați ajuns acolo. De exemplu, într-un proiect de lansare a unui sistem de înregistrare a timpului pentru toate departamentele, obiectivul ar putea fi: "Toate echipele vor utiliza sistemul de timp până la sfârșitul anului." De asemenea, notați cine va fi responsabili de acceptarea faptului că ați atins acest obiectiv. Se evită orice probleme la sfârșitul proiectului, când dintr-o dată nimeni nu este pregătit să semneze lucrarea ca fiind completă.

• Nivelul de autoritate a autorității de proiect: Dacă nu este clar și documentat în altă parte, merită să includeți o secțiune din cartă despre ceea ce puteți face fără a mai primi semn de la cineva mai în vârstă. Acesta se referă, în general, la nivelurile de toleranță care au fost stabilite la buget și la termenele și ar fi exprimate astfel: "Managerul de proiect are o toleranță de 10% la buget și o toleranță de 5% în funcție de program. Orice abatere deasupra acestor limite aprobate trebuie să fie semnată de sponsorul proiectului. "Puteți extinde această secțiune pentru a specifica ce autoritate de proiect, dacă există, are autoritatea de a angaja și de a forța personalul echipei de proiect.

Aprobarea Cartei proiectului

Secțiunea finală a cartei proiectului este secțiunea de aprobări. Managerul de proiect și sponsorul proiectului (sau persoana care a demarat activitatea, dacă un sponsor pe termen lung nu a fost încă numit) ar trebui să semneze și să înscrie documentul. Astăzi, este posibil să fie prin e-mail, deci țineți o copie a autorizației de e-mail în fișierele de proiect în cazul în care trebuie să vă referiți la ea.