Cheltuieli de rambursare atunci când călătoresc pentru afaceri

Cheltuielile de rambursare reprezintă o metodă de plată a angajaților atunci când își cheltuiesc banii proprii în timp ce lucrează la timpul companiei. Aceste cheltuieli apar în general atunci când un angajat călătorește pentru afaceri.

Cheltuielile de călătorie pot include cazare, zboruri, transport la sol, sfaturi pentru botezuri, mese și alte cheltuieli ocazionale pe care un angajat le-ar putea experimenta în timp ce călătoresc pentru muncă. Alte cheltuieli de afaceri pot include elemente precum preluarea clienților sau a potențialilor angajați la prânz sau cină, achiziționarea cărților necesare sau a altor materiale educaționale acoperite de angajator sau cheltuieli de conducere.

Tipurile de cheltuieli pe care o organizație le vor rambursa se regăsesc în politicile companiei de călătorie, divertisment și cheltuieli generale rambursabile din manualul angajaților. În unele cazuri, sunt acoperite cheltuielile, cum ar fi curățarea chimică și calitatea de membru al sală de gimnastică în excursii extinse. În timp ce divertismentul clientului în călătorii de afaceri este o cheltuială comună rambursabilă, majoritatea companiilor au stabilit limite de cheltuieli pentru alimente și divertisment.

Cum plătesc angajații cheltuielile

Din ce în ce mai mult, întreprinderile încredințează angajaților de nivel scăzut și mediu care călătoresc frecvent cu carduri de credit corporative. În loc să plătească pentru cheltuieli cu banii proprii, angajații percep toate cărțile de credit, cu excepția cazurilor speciale și sfaturi.

Aceasta este o abordare convenabilă a rambursării cheltuielilor pentru angajat, deoarece facturile cărților de credit documentează cheltuielile exacte, fără ca angajatul să trebuiască să salveze chitanțe și să completeze rapoartele privind cheltuielile de călătorie.

O altă metodă de a plăti angajaților pentru cheltuielile de călătorie de afaceri este cu o zi. Per diem este alocația zilnică prestabilită plătită salariaților pentru cheltuielile efectuate în timpul călătoriei pentru afaceri. Aceste cheltuieli ar putea fi pentru cazare, mese, sfaturi, taxiuri și alte taxe de transport pe sol.

Completarea raportului de cheltuieli

Atât în ​​cazul utilizării cărții de credit a companiei, cât și în numerar, angajații vor trebui să completeze un raport privind rambursarea cheltuielilor după întoarcerea din călătorie. Cu cardul de credit al companiei, acestea vor trebui să explice mai puțin decât taxele evidente care apar pe factura cărții de credit (cum ar fi o masă târziu de noapte). De asemenea, vor percepe companiei taxele suplimentare pe care le-au plătit cu banii proprii sau cardurile de credit.

Atunci când un angajat plătește bani, el sau ea va trebui să menționeze și, ocazional, să justifice, fiecare cheltuială pentru care se solicită rambursarea. Cele mai multe companii stabilesc o dată prin care rapoartele de rambursare a cheltuielilor trebuie depuse și toate cheltuielile sunt revizuite prin contabilitate ca și declarațiile societății de carduri de credit. Orice cheltuială nejustificată sau cele excluse prin politica companiei nu este rambursată - provocând probleme angajatului.

Situații neobișnuite

Să presupunem că un reprezentant de vânzări ia un animal de companie împreună cu aceștia într-o excursie și plătește o taxă hotelieră hotelului pe cardul de credit al companiei, susținând că hotelul nu ar separa taxa și au planificat să ramburseze compania.

Este o utilizare necorespunzătoare a fondurilor companiei? Asa pare. Indiferent dacă este scris sau nu, este destul de clar că utilizarea unei cărți de credit a companiei trebuie să fie utilizată doar pentru cheltuielile companiei. În unele cazuri, folosirea personală a unei corporații poate duce la terminarea acesteia. Totuși, iată ce trebuie să vă gândiți. A fost angajat angajatul la contabilitate și a explicat problema că hotelul nu a reușit să-și despartă taxele pentru animale de companie? Sau, a fost angajatul prins de o examinare atentă a cheltuielilor ei în contabilitate?

O altă considerație este aceea că, în trecut, au fost rambursați alți angajați de către companie pentru cheltuieli similare? Dacă da, acțiunea disciplinară nu este în ordine. Cu toate acestea, dacă politica companiei indică în mod clar că o cheltuială specifică nu este permisă și că angajatul este prins (nu imediat), ÎR ar trebui să ia un fel de măsuri disciplinare severe. Nu toate situațiile sunt clare. Uneori trebuie să întrebați și să faceți un pic de săpat înainte de a lua măsuri.