Urmăriți-vă proiectul fără diagrame Gantt

Graficele Gantt sunt un instrument fantastic și foarte util pentru urmărirea și coordonarea tuturor pașilor mici care merg într-un proiect mare, dar pot deveni repede copleșiți și dezordonați, mai ales pentru cei care nu știu cum să le citească. Încearcă să folosești o diagramă Gantt pentru a-ți explica progresul unui client sau unui coleg dintr-un alt departament și poate că ai destulă provocare pe mâini.

Aceasta nu este singura provocare prezentată de Gantt. Datele dintr-o diagramă Gantt necesită de obicei software special pentru vizualizare și editare, iar imprimarea acestora este aproape întotdeauna o provocare. Mai mult decât atât, uneori doriți doar să vă concentrați asupra unei mici părți a unui proiect fără a fi copleșit de toate informațiile suplimentare.

În timp ce graficele Gantt sunt o soluție excelentă, ele nu sunt singurele. Când trebuie să vă uitați la un eșantion mai mic de informații sau trebuie să prezentați o versiune simplificată sau o porțiune a informațiilor într-o situație în care o diagramă Gantt nu ar fi practică, aici sunt cinci alternative pe care le puteți folosi în schimb.

Liste de sarcini

Toată lumea din comunitatea de afaceri ar trebui să fie familiarizată și confortabilă cu o listă de bază pentru a face. De fapt, organizarea este una dintre competențele de top pentru un manager de proiect.

O listă de sarcini preia lista de sarcini la nivelul următor. Cu o listă de sarcini, puteți adăuga coloane suplimentare pentru a arăta cine va finaliza fiecare sarcină, starea sarcinii, datele de începere și de încheiere și probabilitatea ca sarcina să fie finalizată la timp. Puteți chiar adăuga casetele de selectare pentru membrii echipei dvs. pentru a verifica dacă elementele sunt completate.

Spreadsheets

O altă alternativă este o diagramă simplificată pe o foaie de calcul. În continuare puteți să listați sarcinile de pe partea stângă și puteți încă să observați barele pentru a vă arăta nivelul de progres și datele estimate de începere și de sfârșit ale sarcinilor.

Foile de calcul pot necesita mult timp pentru a fi actualizate, însă nu veți dori să le utilizați drept soluția totală de management de proiect. Cu toate acestea, pentru un raport simplu de o dată pentru un client sau manager, o foaie de calcul simplificată poate să prezinte vizual proiectul într-un mod care este

ușor de explicat și de înțeles. Este, de asemenea, o opțiune bună pentru urmărirea progresului proiectului.

Diagrame de flux

Diagramele de debit sau diagramele de rețea prezintă sarcinile proiectului în ordinea în care trebuie să fie finalizate. Diagramele de debit pot fi la fel de simple sau complexe pe cât doriți. De exemplu, este posibil sau nu să doriți să afișați informații cum ar fi data de începere și de încheiere a fiecărui pas, numărul de identificare a sarcinii sau

locația. Rețineți că adăugarea prea multor informații poate face aceste diagrame greu de citit.

În timp ce mulți oameni găsesc diagrame de flux mai ușor de citit și de înțeles decât graficele Gantt, făcându-le poate fi un hassle. În plus, acestea sunt deseori nepotrivite pentru probleme mari și complexe. Diagramele de debit sunt cele mai bune pentru a prezenta proiecte simple cu sarcini care progresează natural de la unul la

în continuare, dar nu ar trebui să fie folosit ca un instrument pe termen lung sau pentru proiecte prea complexe.

Tabăra Kanban

Are proiectul dvs. un număr mare de pași care nu trebuie neapărat să se facă în ordine succesivă? Aveți mai mulți oameni care lucrează la același proiect sau dacă sunt actualizate frecvent sarcinile? Dacă da, Kanban poate oferi soluția ideală pentru dvs. (Aflați mai multe despre modul în care Kanban lucrează în gestionarea proiectelor.)

Cu o placă Kanban, fiecare sarcină a proiectului este scrisă pe o notă lipicioasă și plasată în coloana corespunzătoare, cum ar fi "de făcut", "în curs" sau "făcut". Pe măsură ce fiecare sarcină este finalizată, nota lipicioasă corespunzătoare este mutată peste bord până când toate notele sunt în coloana "terminat".

Acest sistem organizațional este foarte ușor de înțeles și de modificat rapid, dar nu este foarte portabil și va trebui să aveți grijă ca niciunul dintre note să nu cadă și să se piardă.

Rapoartele de stare

Graficele Gantt sunt instrumente excelente pentru urmărirea proiectelor dvs., nu neapărat pentru comunicarea acestora. Dacă tot ce trebuie să faceți este să comunicați progresul cu un client, sponsorul proiectului sau alți membri ai echipei, un raport de stare poate fi cea mai bună opțiune. În plus, multe programe software de gestionare a proiectelor vor crea rapoarte de stare simplificate, ușor de înțeles cu doar câteva clicuri ale mouse-ului, economisind timp și energie prețioase.

Graficele Gantt sunt extrem de practice pentru urmărirea tuturor sarcinilor care intră într-un proiect mare, dar nu sunt întotdeauna cele mai bune pentru a comunica aceste informații cu alții, în special cu cei care nu sunt obișnuiți să le citească.

Aveți mai multe alte alternative. Încearcă tu unul dintre aceste cinci alternative de diagramă Gantt. S-ar putea să fiți plăcut surprinși de cât de mult timp puteți salva.