Cea mai bună formatare pentru o scrisoare de afaceri

O scrisoare de afaceri este un document oficial trimis de multe ori de la o companie la alta sau de la o companie la clientii, angajatii si partile interesate, de exemplu. Scrisorile de afaceri sunt utilizate și pentru corespondența profesională între indivizi. Deși e-mailul a preluat forma cea mai comună de corespondență, scrisorile de afaceri tipărite sunt încă folosite pentru multe tipuri importante de corespondență serioasă, inclusiv scrisori de referință, verificarea ocupării forței de muncă, oferte de muncă și multe altele.

Scrierea unei scrisori de afaceri eficiente, lustruite, poate fi o sarcină ușor de urmărit, atâta timp cât respectați regulile stabilite pentru aspect și limbă. Realizați faptul că destinatarul dvs. citește o cantitate semnificativă de corespondență în mod regulat și va favoriza scrisori bine executate, care nu conțin erori de tipar și erori gramaticale. O regulă bună este să o corectați de două ori și apoi să o revizuiți un coleg pentru a vă asigura că nimic nu a fost ratat.

Secțiunile unei scrisori de afaceri

Fiecare secțiune a scrisorii dvs. ar trebui să respecte formatul adecvat, începând cu informațiile dvs. de contact și cele ale destinatarului dvs. salut; corpul scrisorii; închidere; și, în sfârșit, semnătura dvs.

Formatul scrisorii de afaceri

Mai jos este formatul tradițional de scrisoare de afaceri, cu sfaturi despre cum să o încadrați pe baza relației dvs. cu cititorul și care este rezultatul dorit.

informatia ta de contact:

Numele dumneavoastră

Titlul dvs. de post

Compania dvs

Adresa ta

Oras (*): Stat (*): Cod postal

Numarul tau de telefon

Adresa ta de email

Data

Informațiile de contact ale destinatarului:

Numele lor

Titlul lor

Compania lor

Adresa companiei

Oras (*): Stat (*): Cod postal

Salutul:

• Utilizați "De la cine se referă", dacă nu sunteți siguri în mod special față de cine vă adresați.
• Folosiți salutul oficial "Stimate Domn / Ms / Drd. Last Name ", dacă nu cunoașteți destinatarul.
• Utilizați "Dragă First Name", numai dacă aveți o relație informală cu destinatarul.

Corpul

Formate de bază:

• Utilizați linii cu o singură distanță, cu un spațiu adăugat între fiecare paragraf, după salutare și deasupra închiderii.
• Stânga vă justifică scrisoarea (spre marginea din stânga).

Strike the right tone:

Scopul scopului scrisorii dvs. să fie clar prin limbajul simplu și țintit, păstrând scurta paragraf de deschidere. Puteți începe cu "Vă scriu cu referire la …" și de acolo, comunicați doar ceea ce trebuie să spuneți.

Paragrafele ulterioare ar trebui să includă informații care oferă cititorului dvs. o înțelegere completă a obiectivelor dvs., dar evitarea propozițiilor meandre și a cuvintelor inutile lungi. Din nou, păstrați-o concisă pentru a-și susține atenția.

Dacă intenția dvs. este de a convinge destinatarul într-un anumit fel, dacă intenționați să investiți bani, să vă dați o referință, să vă angajați, să vă asociați cu partenerul dvs. sau să remediați o problemă, creați un caz convingător pentru cauza dvs. Dacă, de exemplu, doriți ca cititorul să sponsorizeze un eveniment de caritate, identificați orice suprapunere cu obiectivele filantropice ale companiei. Convingeți cititorul că vă ajută să vă fie reciproc avantajoase și veți crește șansele de a vă câștiga sprijinul.

Păstrați paragraful de închidere la două propoziții. Pur și simplu reiterați motivul pentru care ați scris și mulțumiți cititorului pentru examinarea solicitării dvs.

Închidere gratuită:

Unele opțiuni bune pentru închiderea dvs. includ:

• Cu respect a ta,
• Cu stimă,
• Cordial,
• Cu respect,

Dacă scrisoarea dvs. este mai puțin formală, luați în considerare utilizarea:

• Toate cele bune,
• Cel mai bun,
• Mulțumesc,
• Salutari,

Semnatura:

Scrieți semnătura exact sub închiderea dvs. și lăsați patru spații individuale între închidere și numele complet, titlul, numărul de telefon, adresa de e-mail și orice alte informații de contact pe care doriți să le includeți. Utilizați formatul de mai jos:

Semnătura ta de mână

Introduceți numele complet

Titlu

Exemplu de scrisoare de afaceri

Puteți utiliza acest eșantion de scrisoare de afaceri ca model. Descărcați șablonul (compatibil cu Google Docs și Word Online) sau citiți versiunea text de mai jos.

Descărcați șablonul Word

Exemplu de scrisoare de afaceri (versiune text)

Numele dumneavoastră

Titlul dvs. de post

Compania dvs

Adresa ta

Oras (*): Stat (*): Cod postal

Numarul tau de telefon

Adresa ta de email

Data

Nume Destinatar

Titlul destinatarului

Recipient Company

Adresa Companiei destinatarului

Oras (*): Stat (*): Cod postal

Stimate Dl. Numele de familie, Aș dori să vă invit să participați la evenimentul nostru de relații de lucru pentru departamentele de arte liberale. Evenimentul va avea loc în după-amiaza zilei de 1 februarie 20XX. Dorim să oferim elevilor noștri absolvenți posibilitatea de a se întâlni cu lideri de afaceri din zonă care ar putea căuta noi angajați care dețin diplome în domeniul artelor liberale.

Evenimentul va avea loc la Centrul de Studenți Cox de la Universitatea de Stat de Nord și va dura aproximativ 2-3 ore. Dacă aveți interes să vizitați sau să trimiteți un reprezentant al companiei pentru a vă întâlni cu studenții noștri, vă rog să-mi spuneți cât mai curând posibil și vă pot rezerva o masă.

Vă mulțumim pentru timpul acordat și sper să vă aud de curând.

Cu respect, Semnătura dvs. (scrisoare tipărită)

Numele dvs. tastat

Titlul dvs. de post

Dacă trimiteți o scrisoare de e-mail, semnătura dvs. va fi ușor diferită. Mai degrabă decât să includeți informațiile de contact din titlul scrisorii, listați-o sub semnătura dvs. De exemplu:

Trimiterea unei scrisori de afaceri prin e-mail

Cu stimă, Nume de familie Prenume

Titlu

Adresa ta

Numarul tau de telefon

Adresa ta de email

Includeți subiectul despre care scrieți în linia de subiect a e-mailului, astfel încât cititorul să știe de ce trimiteți mesajul.

Sfaturi pentru scrierea de scrisori de afaceri

Puteți găsi sfaturi mai detaliate în aceste linii directoare pentru a scrie o scrisoare de afaceri, inclusiv alegerea unui font, selectarea marjelor și formatarea corectă a literei.

Este întotdeauna util să te uiți la exemple pentru a obține idei pentru propria corespondență. Revedeți eșantioane de scrisori, inclusiv scrisori de intenție, scrisori de interviu, scrisori de urmărire, scrisori de acceptare și respingere a postului, scrisori de demisie, scrisori de apreciere și mai multe eșantioane de scrisori legate de afaceri și de angajare.