Cum se scrie o scrisoare de referință

Este important să știți cum să scrieți o scrisoare de referință deoarece aproape toată lumea este rugată să furnizeze o referință la un moment dat în timpul carierei. Fie că este vorba de un angajat, de un prieten sau de cineva cu care ați lucrat, este important să fiți pregătit să scrieți o scrisoare de recomandare eficientă.

Citiți mai jos pentru sfaturi despre cum să scrieți o scrisoare de referință, precum și despre materialele pe care trebuie să le adresați candidatului și când să spuneți nu (și cum să spun nu) scrierea unei scrisori pentru cineva.

Scrisori de recomandare sau scrisori de recomandare

O scrisoare de referință, cunoscută și ca scrisoare de recomandare, este o scrisoare care exprimă experiența, abilitățile, expertiza, calitățile personale și / sau performanța academică a cuiva. Este scris de un fost angajator, coleg, client, profesor sau altcineva care poate vorbi pozitiv despre acea persoană.

Când aveți nevoie de scrisori de referință

Aveți nevoie de scrisori de referință, de obicei aproximativ trei, când aplicați la locuri de muncă, stagii, posturi de voluntariat, colegii și programe școlare postuniversitare. O scrisoare de referință este o aprobare pozitivă a abilităților și atributelor tale, scrise de cineva familiarizat cu munca, personajul și realizările tale.

Scrisoarea de referință explică de ce cititorul trebuie să vă aleagă și ce vă califică pentru oportunitatea pentru care aplicați. Scrisorile pot fi solicitate de către organizația care ia în considerare persoana pentru angajare sau acceptare la o instituție sau pot fi oferite de solicitantul de muncă sau de solicitant.

Ce este inclus într-o scrisoare de referință

O scrisoare de referință este o aprobare pozitivă a abilităților și a atributelor tale. Aceasta explică de ce cititorul ar trebui să vă aleagă și ce vă califică pentru oportunitatea pentru care aplicați.

Ascrisoare de referință profesională este de obicei scris de un supervizor, coleg, client, profesor sau profesor care este bine familiarizat cu realizările dvs. într-un cadru de lucru. Acesta include de obicei o descriere a poziției și responsabilităților dvs., durata timpului petrecut la companie și abilitățile, calificările și contribuțiile dvs. la organizație.

Un personaj sauscrisoare de referință personală pot fi scrise de un prieten de familie, de mentor sau de un vecin care poate atesta trasaturile care te-ar face un candidat bun pentru pozitia pe care o cauti. Aceasta explică modul în care scriitorul vă cunoaște și discută atributele dvs. personale pe măsură ce se aplică într-un loc de muncă.

Ce trebuie să faceți înainte de a scrie o scrisoare de referință

Gândiți-vă înainte de a spune "Da".Înainte de a vă de acord să scrieți scrisoarea, asigurați-vă că simțiți că puteți scrie o scrisoare de referință pozitivă pentru această persoană. Dacă nu cunoașteți bine persoana sau nu credeți că puteți vorbi foarte bine despre aptitudinile sau abilitățile persoanei, este bine să respingeți solicitarea de recomandare.

Este mai bine să nu spui o scriere a unei recomandări decât să scrie o referință negativă pentru persoana respectivă.

Puteți să fiți vagi atunci când refuzați cererea, pur și simplu spunând: "Nu cred că aș fi cea mai bună persoană să vă scriu o recomandare." Dacă este posibil, sugerați altcuiva pe care ar putea să o solicite.

Cerere de informatii. Este o idee bună să întrebați persoana pentru o copie a CV-ului sau a CV-ului, chiar dacă le-ați cunoscut de mult timp. Acestea pot avea noi acreditări sau realizări și doriți să furnizați cât mai multe informații curente posibil. Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să vă dați sfaturi de utilizat atunci când compuneți scrisoarea.

Dacă scrisoarea de referință este pentru o anumită oportunitate de angajare, cereți și o copie a postării postului. În mod similar, dacă scrisoarea de referință este pentru o anumită școală sau program, cereți câteva informații despre școală. Cu cât aveți mai multe informații, cu atât va fi mai ușor să scrieți scrisoarea.

Obțineți toate detaliile.Odată cu cererea de informații despre candidat, obțineți toate informațiile de care aveți nevoie cu privire la modul de trimitere a scrisorii. Întrebați pe cine trebuie să trimită scrisoarea, când este termenul limită și formatul în care ar trebui să fie scrisoarea. De asemenea, întrebați dacă există anumite informații pe care școala sau angajatorul doriți să le includeți în scrisoarea dvs.

Ce trebuie să includă într-o scrisoare de referință

Cu excepția cazului în care candidatul vă oferă o formă pe care să vă scrieți recomandarea, trebuie să scrieți referința ca scrisoare oficială. O scrisoare de recomandare trebuie să înceapă atât cu dvs., cât și cu informațiile de contact ale angajatorului (numele, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail), urmată de dată. Dacă este vorba mai degrabă de un e-mail decât de o scrisoare actuală, includeți-vă informațiile de contact la sfârșitul scrisorii, după semnătura dvs.

Informații de contact și felicitare:Dacă scrieți scrisoarea unei persoane sau unei comisii de angajare, includeți informațiile de contact ale acestora în partea de sus a literei și în salutul dumneavoastră. Dacă scrieți o scrisoare generală, puteți scrie la "Cui se poate preocupa" sau pur și simplu să înceapă scrisoarea dvs. cu primul paragraf.

Salut: Începeți scrisoarea dvs. cu "Stimate Domn / D-voastră." Dacă nu cunoașteți numele de familie al angajatorului, pur și simplu scrieți, "Stimate director de angajare". În cazul în care candidatul se aplică la un program academic, puteți scrie "Stimate Admisie Comitetului."

Introducere: Explicați-vă relația cu persoana pentru care scrieți scrisoarea. Puteți include cât timp ați cunoscut persoana. Atunci explicați de ce scrieți scrisoarea. Asigurați-vă că includeți numele companiei, locul de muncă, școala sau oportunitatea pentru care persoana aplică. De exemplu, "Am fost supraveghetorul lui James Smith la compania XYZ pentru ultimii cinci ani. Sunt încântat să-l recomand pentru funcția de contabil-șef la ABC Company.

Prezentare corporală:În corpul scrisorii, includeți informații specifice despre caracteristicile personale ale candidatului (creativitate, răbdare, încredere etc.), abilități specifice (abilități excelente de comunicare, aptitudini organizatorice etc.). Fiți cât mai concret posibil.

Primul paragraf: Primul paragraf al scrisorii de referință explică conexiunea dvs. cu persoana pe care o recomandați, inclusiv modul în care îi cunoașteți și motivul pentru care sunteți calificat să scrieți o scrisoare de recomandare pentru a recomanda un loc de muncă sau o școală postuniversitară. Menționați relația (personală sau profesională) pe care o aveți cu persoana pe care o recomandați.

Al doilea paragraf (și al treilea și al patrulea)

Paragrafele de mijloc ale scrisorii de referință conțin informații despre persoana despre care scrieți, inclusiv despre motivul pentru care sunt calificați și despre ce pot contribui. Dacă este necesar, utilizați mai mult de un paragraf pentru a furniza detalii. Fiți specifici și împărtășiți exemple de ce această persoană este un candidat calificat. Dacă puteți, faceți referire la cazuri specifice în care ați observat că persoana utilizează cu succes abilitățile necesare pentru această funcție.

Încercați să descrieți calitățile și abilitățile care vizează locul de muncă, școala sau oportunitatea specifice. De exemplu, dacă persoana aplică pentru un post de manager, pune accentul pe abilitățile de conducere și de comunicare ale persoanei.

Scrisoare de închidere

În paragraful de închidere, vă oferim să furnizați mai multe informații și să includeți informațiile de contact (telefon și e-mail) pentru a vă oferi o recomandare verbală sau pentru a răspunde la întrebări suplimentare, dacă este necesar. De asemenea, puteți reitera că vă recomandați această persoană "din toată inima" sau "fără rezerve".

Semnătură: Terminați scrisoarea cu semnătura, scrisă de mână, urmată de numele dvs. tipărit. Dacă acesta este un e-mail, pur și simplu includeți numele dvs. tastat, urmat de informațiile dvs. de contact.

Litere de recomandare, Format și Font

Înainte de a începe să scrieți scrisoarea: Cereți candidatului să vă trimită CV-ul, transcrierea, CV-ul sau orice alte materiale care vă vor ajuta să descrieți cu exactitate persoana respectivă. Puteți cere, de asemenea, o descriere a poziției pentru care solicită și informații despre companie. Cu cât mai multe informații aveți, cu atât mai ușor va fi să scrieți o recomandare puternică.

Lungime: O scrisoare de recomandare ar trebui să fie mai mult de unul sau două paragrafe; o scrisoare de acest scurt vă sugerează fie că nu o cunoașteți bine, fie că nu o susțineți pe deplin. Cu toate acestea, doriți să păstrați litera concisă și să vă concentrați asupra câtorva puncte cheie, pentru a evita scrierea a mai mult de o pagină. Trei sau patru paragrafe care explică modul în care cunoașteți persoana și de ce le recomandați este o lungime corespunzătoare.

Format: O scrisoare de recomandare trebuie să aibă o singură distanță, cu un spațiu între fiecare paragraf. Utilizați margini de aproximativ 1 "pentru partea superioară, inferioară, stângă și dreaptă a paginii și aliniați textul spre stânga (alinierea pentru majoritatea documentelor).

Font: Utilizați un font tradițional, cum ar fi Times New Roman, Arial sau Calibri. Dimensiunea fontului ar trebui să fie între 10 și 12 puncte, deci este ușor de citit. Ajustarea dimensiunii fontului este o modalitate bună de a păstra scrisoarea dvs. pe o singură pagină.

Editați | ×:Asigurați-vă că ați citit scrisoarea înainte de al trimite. Poți avea pe cineva să editeze scrisoarea, dar să ascundă numele candidatului pentru a-și păstra confidențialitatea.

Scrisoare de recomandare

Puteți utiliza acest exemplu de scrisoare de referință ca model. Descărcați șablonul (compatibil cu Google Docs și Word Online) sau citiți versiunea text de mai jos.

Descărcați șablonul Word

Scrisoare de recomandare (versiune text)

Melissa Bradley

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1 septembrie 2018

Jim Lee

Resurse umane

Saber Marketing & PR

321 Business Ave.

Business City, NY 12345

Dragă domnule Lee, Sunt încântat să recomand recomandarea lui Sarah Jones pentru poziția de manager de marketing digital la Sabre Marketing & PR. În calitate de director de marketing la A & B Media, am avut plăcerea de a lucra ca supraveghetor al lui Sarah când a fost angajată aici ca asociat de marketing. Responsabil, punctual și extrem de strălucitor, Sarah se număra printre cele mai bune talente din cadrul A & B Media, iar eu îi susțin absolut calificarea și setul de pricepere.

Am fost continuu impresionat de cunoștințele pe care le-a adus la masă și de dedicarea ei de a rămâne pe lângă cele mai recente în domeniu. Sarah combină abilitățile de analiză clare cu o intuiție puternică și întotdeauna am știut că mă pot baza pe ea pentru a respecta termenele limită și pentru a depăși așteptările noastre. În timpul celor doi ani petrecuți cu noi, a obținut numeroase realizări, de la creșterea cu 20% a angajamentului nostru de social media, la scăderea ratei de respingere a site-ului nostru cu 10%, la creșterea rentabilității investiției în campaniile digitale cu 15%.

În timp ce experiența profesională a lui Sarah a fost extrem de valoroasă pentru A & B Media, ea a fost, de asemenea, un jucător minunat de echipă. Optimistă, angajată și ușor de înțeles, Sarah a fost o adevărată bucurie de a avea în birou și a promovat multe relații pozitive atât în ​​departamentul nostru, cât și în întreaga companie.

Cu asta am spus că sunt foarte încrezător în recomandarea mea și cred că Sarah ar fi o potrivire excelentă pentru Saber Marketing & PR. Dacă doriți să mai vorbiți despre experiența mea de lucru cu Sarah, vă rugăm să ne trimiteți un e-mail la [email protected] sau sunați la 555-555-5555.

Cu sinceritate, Melissa Bradley

Director de marketing, A & B Media

Formatarea scrisorii dvs.

Dacă trimiteți scrisoarea către un angajator sau o școală, asigurați-vă că respectați formatul corect al scrisorii de afaceri. Aceasta include includerea informațiilor dvs. de contact, a datei și a informațiilor de contact pentru persoana care primește scrisoarea (de obicei, managerul de angajare) în partea de sus a literei. De asemenea, includeți semnătura dvs. de mână în partea de jos a unei litere fizice.

Cu toate acestea, dacă trimiteți prin e-mail această scrisoare, nu este necesar să includeți informațiile de contact sau data de la începutul literei. În schimb, listați informațiile de contact după semnătura dvs. prin e-mail. De asemenea, asigurați-vă că aveți o linie clară și concisă care enumeră numele candidatului, sarcina pe care o solicită (dacă este cazul) și scopul scrisorii dvs. De exemplu, o linie de subiect poate fi citită: "Recomandare pentru primăvară - Asistent de resurse umane".

Utilizați un șablon de scrisoare de referință

Dacă nu sunteți sigur ce să scrieți, utilizați un șablon de scrisoare de referință și personalizați-l pentru a include informațiile dvs. Un șablon este o modalitate utilă pentru a vedea cum să formatați scrisoarea dvs. și ce să includeți în scrisoare.

De asemenea, puteți vizualiza mai multe scrisori de referință pentru idei cu privire la ce puteți include în propria scrisoare. Cu toate acestea, nu uitați să schimbați litera astfel încât să se aplice persoanei pe care o scrieți.