Politica privind accesul la fișierele personale și legăturile cu probele

Toate departamentele de resurse umane păstrează înregistrări extinse. Legea impune HR să țină multe dintre ele pe anumite perioade de timp. Angajații sunt conștienți de faptul că aceste înregistrări există (și unele au impresia că dosarul le urmează de la companie la companie, ceea ce nu este adevărat).

Deoarece angajații știu că aceste înregistrări există, ei vor dori să le vizualizeze din când în când pentru a vedea ce conține fișierul.

Când decideți cum să oferiți angajaților (și accesului anterior al angajaților), țineți cont de legile care se aplică în cazul afacerii dvs. Multe state au legi care impun unei companii să pună la dispoziția actualilor și foștilor angajați anumite părți ale dosarului. Consultați-vă cu avocatul dvs. pentru a vă asigura că politica dvs. respectă toate legile.

Legea federală, de exemplu, impune ca înregistrările referitoare la Actul american cu dizabilități să fie păstrate separat de înregistrările personalului. În cazul în care compania dvs. este supusă HIPAA, asigurați-vă că păstrarea dosarelor medicale este în conformitate cu aceasta, de asemenea.

Este posibil să aveți multă libertate în ce permiteți angajaților să vadă în dosarul lor. Dar, rețineți că, chiar dacă determinați că un angajat nu poate avea acces la anumite informații, cum ar fi cecurile de referință, că în cazul unui proces aceste informații sunt descoperite.

Prin urmare, instruiți personalul dvs. să înregistreze lucrurile cu exactitate și să respecte legea în orice moment. Înregistrările angajaților nu sunt locul pentru glumele din interior sau comentariile snide. Acestea nu merg bine în instanță.

Ca regulă generală, deținerea unui înregistrator la înregistrări asigură că procedurile sunt respectate și consecvente. Nu doriți ca un manager de resurse umane să permită oamenilor să-și înregistreze dosarele în birourile lor, în timp ce altul refuză accesul.

Solicitarea ca toată lumea să treacă printr-o singură sursă ajută la păstrarea lucrurilor consecvente și legale. Legile privind înregistrarea și păstrarea înregistrărilor și accesul sunt dificile. Asigurați-vă că rămâneți la curent.

Politica de mai jos este un bun început pentru afacerea dvs., dar țineți minte că legislația dvs. de stat și locală poate varia.

Exemplul politicii de acces la registrele angajaților

Toți angajații, foștii angajați și reprezentanții angajaților pot vizualiza un anumit conținut al fișierelor lor de personal cu notificare prealabilă personalului din Resurse Umane. Pot fi văzute documente care privesc calificările salariaților angajate, cum ar fi cererea, promovarea, acțiunile disciplinare și transferul. În plus, angajatul poate revizui formularele de semnare a politicii și înregistrările de instruire.

Documentele pe care angajatul nu le pot revizui includ referințe sau verificări de referință, înregistrări ale oricărei investigații întreprinse de conducere, dosare medicale, documente legate de o procedură judiciară, orice document care ar încălca confidențialitatea unui alt angajat și documente utilizate pentru planificarea angajaților.

Procedură

Un angajat care dorește să revizuiască conținutul permis al fișierelor de personal trebuie să contacteze resursele umane cu un preaviz de 24 de ore (excluse în weekend). Foștii angajați sau persoane necunoscute personalului Resurse Umane trebuie să prezinte identificarea și / sau dovada permisiunii de a accesa dosarul de personal.

Angajații trebuie să-și revizuiască dosarele de personal în prezența unei persoane din personalul Resurse Umane.

Angajații nu pot îndepărta de la birou nici o parte a dosarului de personal.

Angajatul poate solicita fotocopii ale dosarului sau ale porțiunilor din dosar. În rațiune, personalul de resurse umane va furniza fotocopii. Pentru copierea extinsă, angajatul va trebui să plătească pentru fotocopii.

Dacă angajatul este nemulțumit de un document din dosarul personalului său, în prezența personalului angajat în Resurse Umane, angajatul poate scrie o explicație sau o clarificare și îl atașează documentului în litigiu. În niciun caz personalul HR sau angajatul nu va modifica documentul actual.

De asemenea, angajatul poate solicita scoaterea unui document din dosarul de personal. Dacă persoana de resurse umane este de acord, documentul poate fi eliminat. În cazul în care personalul de resurse umane nu este de acord, problema poate fi atacată în modul prevăzut în Politica deschisă a ușii.

Sperăm că ați găsit această politică utilă atunci când vă dezvoltați propria politică de acces la fișierele de personal pentru organizația dvs. Vă rugăm să personalizați politica pentru a se potrivi nevoilor și culturii organizației dvs.