Cum se scrie și trimite mesaje de e-mail profesionale

Ori de câte ori trimiteți mesaje de e-mail profesionale, este foarte important să vă asigurați că mesajul este perfect. Nu doriți să aruncați o ocazie prin a face greșeli - fie în modul în care trimiteți e-mailuri, fie în modul în care țineți evidența acestora. Citiți mai departe pentru a afla cum să scrieți și să trimiteți mesaje e-mail profesionale de top.

De ce doriți să trimiteți un e-mail profesionist? Există o serie de motive. Puteți trimite scrisoarea de intenție unui potențial angajator, o scrisoare de mulțumire unui coleg care a acceptat să fie o referință, o scrisoare de demisie către șeful dvs. actual sau o cerere de scrisoare de recomandare.

Este posibil să aveți alte motive pentru trimiterea de e-mailuri non-personale și, de fapt, este o idee bună să vă asigurați că e-mailurile dvs. sunt organizate și profesionale.

Iată ce să includeți în mesajele dvs., ce să nu includeți și cum să închideți, să semnați și să trimiteți mesajele dvs. de e-mail.

Linii directoare pentru e-mailul profesional

Examinați acești pași pentru a scrie un e-mail profesionist de înaltă calitate și veți avea întotdeauna o impresie excelentă asupra destinatarului:

• Linia de subiect: Linia subiectului trebuie să transmită în mod concis scopul tău de a scrie. Subiectul dvs. poate fi la fel de simplu ca "Mulțumesc" sau "Solicitați o recomandare".
• Salut: Chiar dacă scrieți un email foarte scurt, includeți un salut. Dacă știți numele persoanei, includeți-o. Dacă nu sunteți pe bază de nume cu persoana, numiți-i după titlu.
• Lungime: Păstrați-vă e-mailul cât mai concis posibil. Oamenii tind să schimbe e-mailurile lungi, deci includ doar informații esențiale.
• Stilul fontului: Evitați fonturile ornamentate, jucăuș sau colorate; acestea distrag atenția pur și simplu destinatarul din mesajul dvs. real. Evitați utilizarea cuvintelor aldine și italice, care fac ca un e-mail să arate aglomerat. Nu scrie nici cu toate literele mari; acest lucru se întâmplă ca fiind supărat sau suprasolicitat într-un e-mail.

• emoticoane:Nu includeți emoticoanele într-un e-mail profesional; salvați-le pentru corespondență personală.
• Ortografie și gramatică: Doar pentru că scrieți un e-mail nu înseamnă că ar trebui să fiți prost despre ortografie și gramatică. Editați-vă cu atenție e-mailul înainte de al trimite. Un mesaj fără erori indică destinatarului că e-mailul dvs. ar trebui luat în serios.
• Închidere:Înscrieți-vă cu un scurt mesaj "Mulțumesc", "Cel mai bun" sau o altă trimitere simplă, apoi numele dvs. Majoritatea conturilor de e-mail vă permit să includeți în fiecare e-mail o semnătură cu numele, titlul și informațiile de contact. Este o modalitate extraordinară de a face fiecare corespondență mai profesională.

Sfaturi suplimentare

Odată ce ați scris mesajul dvs. de e-mail, treceți prin toți acești pași înainte de a da clic pe butonul "trimite":

• Asigurați-vă că mesajul dvs. este complet:Verificați dublu pentru a vă asigura că este completat rândul Subiect al e-mailului dvs., ați inclus o semnătură, trimiteți mesajul persoanei de contact potrivite și ați completat Bcc pentru a vă trimite o copie, astfel încât să aveți o înregistrare a mesajului de e-mail.
• Dovada Email-ul dvs. Mesaj:Înainte de a lovi trimite, asigurați-vă că verificați ortografia și verificați gramatica și capitalizarea. Ele sunt la fel de importante în corespondența de căutare a postului de e-mail, deoarece sunt într-o scrisoare de hârtie.

• Trimiteți un mesaj de test pentru e-mail:Înainte de a trimite de fapt e-mail-ul dvs., trimiteți mai întâi mesajul pentru a verifica dacă formatarea funcționează și că nimic nu pare în afara locului. Dacă totul arată bine, continuați și trimiteți e-mailul companiei sau persoanei pe care o contactați.
• Trimiteți o copie a mesajului de e-mail către dvs.:Folosește Bcc pentru a trimite o copie a mesajului de poștă electronică către dvs., astfel încât să aveți o evidență a momentului în care ați trimis mesajul și la cine l-ați trimis. De asemenea, puteți găsi aceste informații în dosarul trimis.

• Trimiteți-vă copiile:Cu multe programe de e-mail puteți să configurați dosare pentru a facilita găsirea oricăror e-mailuri importante din trecut. Configurați un dosar pentru toate e-mailurile de căutare de locuri de muncă și trimiteți-vă copiile mesajului de e-mail pe care îl trimiteți în directorul de căutare de locuri de muncă.

Verificați-vă e-mailul în mod regulat

Timpul este esențial când căutați un loc de muncă, deci este important să verificați periodic și frecvent e-mailul, astfel încât să nu pierdeți nici o oportunitate importantă. Cel puțin, verificați-vă e-mailul în dimineața și în după-amiaza devreme, astfel încât veți avea timp să răspundeți prompt la mesajele pe care le primiți.

Aceste zile, având un telefon inteligent, vă pot face ușor să vă verificați mesajele de e-mail oriunde v-ați afla și ori de câte ori doriți - fără a mai trece peste computerul dvs. De fapt, puteți primi notificări pentru mesaje noi de e-mail, astfel încât să le puteți citi de îndată ce vă ating primăriile.