Cum gestionați cu succes un proiect?

Felicitări! Tocmai ați fost însărcinat cu un nou proiect important. În mod clar, șeful tău oferă această ocazie ca un vot de încredere în abilitățile tale. Și în timp ce sunteți încântat, aceasta este pentru prima oară responsabilitatea pentru un proiect global și este un pic înspăimântător

O serie de întrebări vă trec prin minte:

• Cum încep să încep?
• Care sunt pașii necesari pentru a muta proiectul de la inițiere la închidere?
• Cum construiesc o echipă de proiect de înaltă performanță?
• Cui îi cer ajutorul în acest proces? Exista un sponsor executiv?

Aceste sfaturi se concentrează pe a ajuta pe oricine nou să conducă un proiect, o comisie sau o inițiativă de echipă pentru o activitate care este unică pentru organizație. Indiferent dacă organizați o petrecere de vacanță sau inițiază noi inițiative de dezvoltare a produselor, există instrumentele și procesele de gestionare a proiectelor pentru a vă face probabilitatea de succes mult mai mare.

5 etape ale procesului de proiect:

1. Iniţiere: lansarea proiectului.
2. Planificare: planificarea tuturor lucrărilor proiectului.
3. Execuţie: efectuarea efectivă a lucrării.
4. Gestionarea și controlul: toată munca pe care o faceți în timpul proiectului pentru a monitoriza progresul.
5. Închidere: finalizarea și livrarea proiectului și suspendarea echipei.

Acești pași sunt identici pentru fiecare proiect.

13 pași de bază pentru proiect Novice:

1. Definiți domeniul de aplicare:Primul și cel mai important pas în orice proiect este definirea domeniului de aplicare al proiectului. Ce ar trebui să realizați sau să creați? Care este obiectivul proiectului? La fel de important este definirea a ceea ce nu este inclus în domeniul proiectului. Dacă nu obțineți o definiție suficientă de la șeful dvs., clarificați singur domeniul de aplicare și trimiteți-l înapoi pentru confirmare. În timp ce exemplul este ușor de pe subiectul afacerii, putem să ne referim la o recepție de nuntă. În planificarea unei recepții de nuntă, puteți avea ca scop: pregătiți o recepție de nuntă pentru 100 de oaspeți complet cu cină, bar deschis, tort de nuntă și o trupă live pentru dans la o anumită dată la un cost care să nu depășească 20.000 $.

1. Determinați resursele disponibile:Ce persoane, echipament și bani veți avea la dispoziție pentru a atinge obiectivele proiectului? În calitate de manager de proiect, de obicei nu veți avea control direct asupra acestor resurse, dar va trebui să le gestionați prin gestionarea matricelor.
2. Înțelegeți cronologia:Când trebuie realizat proiectul? Pe măsură ce vă dezvoltați planul de proiect, este posibil să aveți o anumită flexibilitate în modul în care utilizați timpul în timpul proiectului, dar termenele limită sunt, de obicei, fixe, ca în cazul recepției nunții. Dacă decideți să utilizați ore suplimentare pentru a respecta programul, trebuie să o cântăriți în raport cu limitele bugetului.

1. Asamblați echipa de proiect:Luați oamenii în echipă împreună și începeți un dialog. Ei sunt experții tehnici. De aceea supraveghetorul lor funcțional le-a atribuit proiectului. Treaba ta este să conduci echipa.
2. Detaliați lucrarea, partea 1:Care sunt piesele sau componentele majore care trebuie create pentru a finaliza proiectul? De exemplu, o recepție de nuntă necesită la un nivel înalt: o sală de recepție, mâncare, băutură, un tort, oaspeți și divertisment. Desigur, fiecare dintre aceste articole mai mari poate fi împărțit în multe elemente suplimentare. Acesta este pasul următor.

1. Detaliați lucrarea, partea 2: În exemplul nostru de recepție de nuntă de mai sus, probabil aveți o echipă sau o persoană responsabilă de diferite componente. Lucrați cu membrii echipei dvs. pentru a detalia detaliile necesare pentru a obține fiecare element important. Persoana responsabilă cu produsele alimentare trebuie să înțeleagă opțiunile, limitările costurilor și să facă selecții care să sprijine realizarea obiectivului. Listează pașii mai mici din fiecare dintre pașii mai mari. Câte niveluri adânci mergi în pași mai multe și mai detaliate depinde de mărimea și complexitatea proiectului tău.

1. Elaborarea unui plan preliminar:Asamblați toți pașii dvs. într-un plan. O modalitate buna de a face acest lucru este de a folosi un tabel de prioritate care sa identifice ce elemente trebuie sa fie precedate de alte elemente. Formalele practici de management al proiectelor necesită elaborarea a ceea ce se numește o diagramă a rețelei și identificarea căii critice. Deși acest lucru poate depăși nevoile dvs. sau nivelurile de cunoștințe, problema principală este de a secvența activitățile în ordinea corectă și apoi de a aloca resurse pentru activități. Întrebările care trebuie adresate includ: Ce se întâmplă mai întâi? Care este pasul urmator? Ce pași pot continua în același timp cu resurse diferite? Cine va face fiecare pas? Cât timp va dura? Există multe pachete software excelente disponibile care vă pot automatiza foarte mult acest detaliu pentru dvs. Întreabă-i pe alții în poziții similare cu ce folosesc.

1. Creați planul de bază:Obțineți feedback cu privire la planul dvs. preliminar de la echipa dvs. și de la orice alte părți interesate. Ajustați termenele și programele de lucru pentru a se potrivi proiectului în timpul disponibil. Efectuați toate ajustările necesare ale planului preliminar pentru a elabora un plan de bază.
2. Solicitați ajustări ale proiectului:Nu există aproape niciodată suficient timp, bani sau talent desemnat unui proiect.Treaba ta este să faci mai mult cu resursele limitate decât se așteaptă oamenii. Cu toate acestea, există adesea limite plasate pe un proiect care sunt pur și simplu nerealiste. Trebuie să vă prezentați cazul și să îl prezentați șefului dvs. și să solicitați modificarea acestor limite nerealiste. Cereți schimbările de la începutul proiectului. Nu așteptați până când este în dificultate să cereți modificările de care aveți nevoie. Cu toate acestea, dacă proiectul dvs. implică o nuntă, nu vă așteptați să aveți succes solicitând multe schimbări semnificative!

1. Lucrați planul vostru, dar nu muriți pentru el:Efectuarea planului este importantă, dar planul poate fi schimbat. Aveți un plan de conducere în fiecare dimineață. Dacă o intersecție este blocată de un accident, schimbați planul și mergeți diferit. Faceți același lucru cu planurile de proiect. Modificați-le după cum este necesar, dar păstrați întotdeauna în vedere scopul și resursele.
2. Monitorizați progresul echipei dvs.:Veți face mici progrese la începutul proiectului, însă începeți apoi să monitorizați ceea ce oricum face oricum. Acest lucru va face mai ușor să prindem problemele înainte ca acestea să devină probleme.
3. Documentul Totul:Să țină o evidență. De fiecare dată când schimbați planul de bază, scrieți ce schimbare a fost și de ce a fost necesar. De fiecare dată când se adaugă o nouă cerință la proiect, scrieți din ce cauză a venit cerința și cum a fost ajustat calendarul sau bugetul din cauza acestuia. Nu vă puteți aminti totul, deci scrieți-le în jos, astfel încât să le puteți căuta la sfârșitul proiectului și să le învățați.
4. Păstrați-i pe toți informați:Mențineți la curent toate părțile interesate de proiect cu privire la progresele înregistrate. Lăsați-i să știe despre succesul dvs., pe măsură ce completați fiecare etapă, dar și să îi informați de problemele imediat ce apar. De asemenea, informați-vă echipa. Dacă se iau în considerare schimbări, spuneți echipei despre acestea cât mai departe posibil. Asigurați-vă că toți cei din echipă sunt conștienți de ceea ce fac toți ceilalți.

Linia de fund

Nu trebuie să fii un manager de proiect formal care să conducă o inițiativă de proiect. Cu toate acestea, ar trebui să aplicați instrumentele și logica managementului de proiect pentru a vă clarifica obiectivele, pentru a detalia munca, pentru a construi o echipă și pentru a executa și monitoriza activitatea. Cel mai bun de succes!