Cum se creează un registru de risc al proiectului

01 Proiectarea corectă a registrelor de risc

O modalitate de a încuraja participarea la gestionarea riscurilor este crearea unui registru de risc bun. Formatul corect va comunica rapid nivelul general al riscului în proiect pentru dvs. și ceilalți membri ai echipei de proiect.

Acesta ar trebui să permită utilizatorilor să acceseze cu ușurință mai multe detalii despre riscurile individuale atunci când este necesar. Acest lucru, la rândul său, îi stimulează pe toți să gândească în ceea ce privește riscurile - observând altele noi în momentul în care apar, monitorizând și luând măsuri pentru a atenua riscurile existente.

02 Includeți câmpurile corecte

Cel puțin, registrul dvs. de risc ar trebui să includă un identificator unic pentru fiecare risc, o descriere a acestuia, acțiunile care trebuie luate ca răspuns și proprietarul sarcinii.

Descrierile ar trebui să fie scurte și la un punct. De exemplu, un risc identificat ca "daunele provocate de ploaie" ar putea include această descriere: "Ploaia puternică ar putea inunda câmp și ar cauza distrugerea culturilor."

03 Măsuri suplimentare

Este posibil să doriți să includeți măsuri cantitative privind probabilitatea, impactul și riscul global și valorile reziduale ca urmare a atenuării pentru proiectele mai riscante.

Câmpurile numerice care sunt calculate automat pot fi utile dacă utilizați o tehnică de evaluare a riscului, cum ar fi metoda Monte Carlo. Alte câmpuri utile includ datele cheie, categoria de risc, categoria de răspuns la risc, proximitatea, costurile de atenuare și statutul.

Nu există nicio limită a numărului de câmpuri pe care le puteți include, dar numai câmpurile cheie ar trebui afișate la nivelul vizualizării de listă. Evitați utilizatorii copleșiți prin afișarea detaliilor inutile la nivelul vizualizării în listă. În mod ideal, spectatorii care au nevoie de informații mai complete accesează detaliile.

04 O altă opțiune

S-ar putea să doriți să creați o bază de date a registrelor de risc pentru fiecare proiect, astfel încât să nu vă limitați la un set standard de câmpuri. Deși o foaie de calcul vă poate ajuta să vă urmăriți proiectele, în special proiectele mai mici, o bază de date creată cu software precum Kahootz sau Podio poate fi mai bună. Ele facilitează adăugarea de documente și cantități mari de text atunci când este necesar.

05 Lumini de trafic

Este greu să bateți sistemul de semafoare pentru impact vizual. Utilizatorii știu că roșu înseamnă risc ridicat, chihlimbar înseamnă risc mediu, iar verde este risc scăzut. Aceste repere vizuale rapide ajută cititorii să scaneze informații mai rapid.

06 Caracteristici de securitate

Poate doriți să încurajați participarea, permițând tuturor membrilor echipei de proiect și, probabil, unor părți interesate să vizualizeze registrul de risc. Cu toate acestea, trebuie să setați drepturile de acces ale utilizatorilor astfel încât să poată fi editate numai de către proprietarii și administratorii de risc cheie. Aveți nevoie de o pistă de audit despre cine a schimbat ce și când.

07 Rezumat Profil de risc

Membrii echipei de proiect și părțile interesate s-ar putea să nu aibă timp să digere vizualizarea fiecărui risc. Pentru aceștia, un profil de risc sumar oferă o imagine rapidă a riscurilor generale pentru proiect. Acesta ilustrează numărul de riscuri la fiecare nivel de probabilitate și impact.

08 Este vorba despre comunicare

Amintiți-vă că un registru de risc al proiectului nu include doar riscurile și acțiunile de atenuare. Este un instrument de comunicare care îi angajează pe colegii dvs. în gestionarea riscurilor. Designul dvs. ar trebui să reflecte acest scop, cu viziuni diferite pentru diferite segmente de public.