Pro și Contra Timesheets în Publicitate

Multe industrii se bazează pe foi de pontaj pentru a monitoriza productivitatea angajaților și pentru a calcula câștigurile și beneficiile. Unii folosesc un sistem "clocking in" cu timecard-uri oficiale, iar alții se bazează pe un sistem de management al timpului care înregistrează detalii complexe despre modul în care a fost petrecut timpul în fiecare zi. Acesta din urmă este cel folosit de agențiile de publicitate, de marketing și de design din întreaga lume.

Datele introduse pe aceste foi de pontaj, de obicei de către personalul departamentului de creație, înregistrează orele petrecute în fiecare parte a proiectului. Asta nu înseamnă doar crearea campaniei, ci și informarea inițială, prezentarea clienților și chiar timpul petrecut la studiourile de lăstari și producție. Numai prin obținerea unei imagini clare a modului în care a fost cheltuit timpul, o agenție poate gestiona efectiv volumul de muncă, aranjamentul de facturare al clientului și modul în care timpul este repartizat între echipe.

Timesheet-ul pe scurt

În primele zile de publicitate, ca și atâtea sarcini ale acelei ere, timpul a fost înregistrat manual pe hârtie cu pixuri și creioane (și o mulțime de ștergere). Aceste zile, timpul este introdus în calculator sau într-o tabletă, folosind o bucată sofisticată de software care poate trage rapoarte de toate soiurile. Majoritatea magazinelor au un șablon foarte asemănător, care include:

• Numărul jobului
• Clientul
• Sarcina la îndemână
• Orice personal desemnat
• Data și numărul de ore lucrate
• Prețul pe oră
• Peste orar

Când începeți un proiect pentru un client, managerul de cont sau managerul de trafic va deschide un număr de activitate și va începe să urmărească orele. Acestea se vor potrivi de obicei cu propunerea sau cu oferta oferită clientului și vor fi defalcate în ore petrecute în principal în cercetare, planificare și strategie, dezvoltare creativă, producție și administrare de proiecte.

Dacă totul merge la plan, orele efective petrecute pe proiect se vor corela frumos cu estimarea, dar de obicei nu este cazul. Dezvoltarea creativă consumă adesea mai mult timp decât orice altă parte a procesului, datorită schimbării direcției, a feedback-ului clientului sau a incapacității de a sparge scurtul. Poate deveni un punct de discuție cu clientul, deoarece nu dorește să cheltuiască mulți bani în plus față de timpul creativ, deoarece departamentul de creație are probleme în identificarea unei soluții.

Cu toate acestea, foaia de pontaj trebuie completat corect pentru a urmări acel moment și pentru a arăta clientului cum au fost cheltuite banii și cum a funcționat agenția. Este o modalitate bună de a vedea dacă unele proiecte sunt prea mari pentru a genera un profit sau dacă alții sunt atât de profitabili încât merită investiții în acel client pentru o muncă ulterioară. Și pe scurt, acesta este rolul pontajului.

Pro-uri

Iată de ce foile de pontaj sunt sângele vieții oricărei agenții:

• Bani: Foile de bord arată o agenție (chiar și in-house) câte ore au fost înregistrate pentru fiecare parte a fiecărei campanii. Este ușor atunci să vedem dacă clientul deținut merită, sau dacă este timpul să punem clientul pe bază de proiect. Cu o agenție internă, acel timp nu poate duce direct la facturi, dar arată managementul cât de eficient utilizează timpul departamentului de creație. Dacă se descoperă, aceștia își petrec 90% din timpul lor pe un singur aspect al afacerii, care poate crea unele steaguri roșii.

• Transparenţă: În cazul în care foile de pontaj sunt realizate corect, este ușor să vedeți unde lucrurile funcționează fără probleme și unde se strecură blocaje sau ineficiențe. De ce este un copywriter petrecând jumătate de timp pe un client decât altul? Și dacă sunt necesare mai multe reclame, o scurtă privire la foaia de pontaj va vedea dacă departamentul este suprasolicitat.
• Angajament și responsabilitate: Majoritatea clienților se așteaptă la o anumită sumă de ore pentru a fi cheltuite pentru un proiect. Dacă aceștia nu cred că efortul corect a fost pus într-un loc de muncă, perioadele de timp pot furniza datele pentru a spune altfel. Este, de asemenea, o modalitate de a arăta unor clienți cât de multă valoare primesc de la agenție.

• Analiză: Performanțele anterioare sunt adesea un bun indicator al viitorului. Dacă un client suge viața din agenție și o face pe iad pe toată lumea, datele din foile de pontaj pot arăta dacă merită să păstrați acel client în jur sau dacă este timpul să le dați drumul. Pe cealaltă parte a ecuației, poate să arate o agenție profitabilitatea unor clienți, care necesită o muncă și un efort minim de creație, dar o rentabilitate maximă a investiției.

Contra

Cu toate acele puncte plus, care este problema? Ei bine, există un motiv pentru care foile de pontaj sunt universal amenințate de aproape toată lumea, cu excepția numărului de crunchers al agenției:

• Timp: Mulți oameni din agenții, în special din departamentele de creație, nu doresc să dedice nici un moment din timpul lor administrației. Ca o creație, poate fi dăunătoare pentru a se desprinde de o brainstormă creativă mare pentru a umple orele. Mulți administratori de conturi au aceleași probleme. Este ironic, dar timpul pentru perioadele de timp este rareori alocat.
• Erori: Aceasta merge direct la primul punct. Multe reclame vor lăsa foile de pontaj până în ultimul minut înainte de sfârșitul lunii de facturare. Și asta înseamnă că exactitatea unei perioade de pontaj merge de la destul de bine la îngrozitor. Este greu să vă amintiți câte minute ați petrecut la un loc de muncă cu două săptămâni în urmă, deci este adesea o piesă de ghicire. În cazul în care foile de pontaj sunt toate ghicit, le face aproape inutile.

• Activitate slabă: Timpul nu este un mare indicator al publicității excelente. Un magazin ar putea petrece 40 de ore și nu produce nimic de remarcat; altul ar putea lucra 10 și poate produce o capodoperă. Foile de timp nu înregistrează calitatea gândirii; doar timpul petrecut.

Viitorul

Foile de foi sunt aici pentru a rămâne și trebuie să se facă manual. Urmărirea automată a timpului nu funcționează, deoarece necesită pornirea și oprirea manuală. Dacă uitați să porniți ceasul, veți pierde ore. Uitați-vă să o opriți și un anumit client săraci este facturat pentru orele de lucru petrecute pe un alt proiect. Aceasta, la rândul său, ar putea duce la probleme (și chiar procese) cu supra-facturare și pierderea unui client valoros.

Singura modalitate de a garanta o urmărire a timpului bun este aceea de a insista pe toată lumea în agendă de actualizare a agenției cel puțin de două ori pe zi, o dată înainte de prânz și apoi din nou înainte de a pleca acasă. Dacă acest lucru se întâmplă, foile de pontaj vor fi corecte și utile. Și dacă nu se face, agențiile ar trebui să devină creative cu motivație. Găsiți o modalitate de a stimula procesul de urmărire a timpului.

Oferiți angajaților care păstrează o înregistrare meticuloasă a timpului lor un bonus săptămânal sau câteva ore libere în zilele de vineri. Poate părea o pierdere de timp și de bani, însă foile de timp precise pot fi mult mai importante pentru agenție decât câteva sute de dolari aici sau în fiecare săptămână.