Pași simpli pentru a crea un buget al proiectului

Managerii de proiect experimentați și cei care lucrează în marile companii vor avea software și contabili pentru a le ajuta să pună împreună bugetele proiectelor. Dar dacă nu? Dacă vă uitați la o foaie de calcul necompletată sau la un e-mail de la sponsorul dvs. de proiect, care vă cere să puneți împreună finanțele pentru proiect, atunci acest articol este pentru dvs.

Vom analiza cele cinci lucruri pe care trebuie să le faceți pentru a crea un buget de proiect de bază.

Utilizați lista de sarcini

Mai întâi, luați lista de sarcini a proiectului. S-ar putea să aveți și o structură de defalcare a muncii, iar dacă aveți una, este mai bine să o utilizați. Dar o listă de sarcini va face atâta timp cât acoperă în totalitate tot ce trebuie să faceți pentru proiect.

Dacă nu aveți o listă de sarcini, este timpul să creați unul. Scrieți tot ce trebuie să faceți și lucrurile pe care trebuie să le construiți, să le faceți sau să le finalizați înainte ca proiectul să poată fi finalizat. Nu trebuie să fie într-o anumită ordine, dar trebuie să includă totul.

În cele din urmă, în acest pas, gândiți-vă la idei cu echipa de proiect, deoarece trebuie să fii ceva ce ai uitat. Multe capete sunt mai bune decât una!

Estimați fiecare componentă

Acum mergeți prin lista dvs. și elaborați prețul fiecărui element. De exemplu, o sarcină care spune "organizarea de întâlniri pentru a discuta cerințele" ar putea implica aprovizionarea și închirierea, sălile de ședință sau cumpărarea oricăror resurse de care aveți nevoie ca un proiector sau pixuri de tip flip chart. Există un cost implicat cu asta, deci primiți cotații pentru închirierea camerei și alte echipamente și notați-o.

Faceți acest lucru pentru toate informațiile de pe lista de sarcini, astfel încât să ajungeți la un preț pentru fiecare element. Unele sarcini ale proiectului pot să nu aibă un preț atașat, și asta e în regulă.

Adăugați estimări împreună

Înainte adăugați împreună toate estimările. Este mai ușor să faceți acest lucru dacă faceți o listă de elemente într-o foaie de calcul, adăugați costurile în următoarea coloană și apoi completați coloana din partea de jos. Litește foaia de calcul matematica pentru tine! Se transformă într-o foaie de calcul bugetară.

Este o idee bună să vă grupați costurile și în categorii, astfel încât să puteți vedea cu ușurință unde se desfășoară cea mai mare parte a banilor. Utilizați categorii cum ar fi "Proiectul Start Up", "Infrastructură" sau "Training" - alegeți grupări care înseamnă ceva în contextul proiectului.

Adăugați contingente și impozite

Ar fi grozav dacă ați avea o minge de cristal și ați putea prezice aceste costuri cu o precizie de 100%, dar probabil că nu vă simțiți încrezători în capacitatea dvs. de a face asta! Acesta este locul în care apare contingența. Este un fond de bani bazat pe cât de încrezător sunteți de părere că aveți corect estimările. Nu se referă la o anumită sarcină. Este o "oală de urgență" generală în cazul în care ați înțeles ceva sau ați lăsat ceva din greșeală.

Dacă nu știți cât de mult contingență trebuie să adăugați, mergeți la 10% din totalul pe care l-ați creat în Pasul 3. Este o estimare non-științifică pe care o folosesc mulți manageri de proiect și vă oferă puțină amortizare în bugetul dvs. în cazul ai nevoie de ea.

Adăugați o linie în foaia de calcul cu bugetul din partea de jos, care spune "Contingență" și specifică procentajul pe care l-ați utilizat.

Nu uitați să adăugați taxe pentru vânzări sau alte taxe care nu sunt incluse explicit în estimările individuale ale elementelor dvs. rând.

Adăugați totul și aceasta este suma finală a bugetului.

Obțineți aprobarea

Ultimul lucru pe care trebuie să-l faceți este să-i faceți pe managerul sau pe sponsorul proiectului să vă aprobe bugetul. Discutați-le cu privire la modul în care le puneți împreună și ce elemente alcătuiesc bugetul total.

Asta e! Bugetarea proiectului este o abilitate esențială în managementul de proiect, iar acest ghid vă va face să începeți să creați un buget al proiectului.