Cum să vă organizați documentele

Singura dată când pari să te gândești la documente importante este atunci când ai nevoie de ele. Și, de multe ori, nu le puteți găsi atunci când aveți nevoie de ele deoarece nu aveți un sistem organizat și centralizat pentru stocarea documentelor dvs. importante și / sau ultima dată când aveați nevoie de ele, pur și simplu l-ați aruncat înapoi în mare în biroul dvs. de acasă, în loc să îl dați înapoi în locul în care aparținea.

Noțiuni de bază

Cu toate lucrările dvs. importante care se răspândesc în casa dvs., veți pierde mult timp și energie în căutarea lor. De asemenea, aveți riscul de a pierde complet unele dintre ele. Dar, cu câțiva pași simpli, vă puteți organiza documentele de hârtie importante într-o oră în acest weekend!

Veți avea nevoie de un dulap de arhivare cu două sertare sau de o casetă de agățare portabilă, fișiere agățate în mai multe culori (6 culori diferite), foldere de top tab-uri manila și un seif ignifug (opțional). Sau puteți cumpăra un liant mare și inserții de file. Odată ce ați primit mărfurile, sunt cei șase pași pe care îi veți urma pentru a vă organiza documentele.

Colectați-vă documentele

Înainte de a vă putea organiza toate documentele importante, trebuie să le localizați. Este uneori mai ușor de zis decât de făcut.

Verificați biroul dvs. de acasă în sertare și hârtiile stivuite pe birou sau pe masă. Verificați grămada de hârtii care aglomeră blaturile de bucătărie, precum și sertarele și coșurile de bucătărie. Uită-te la dormitorul tău și la dormitorul tău (le-ai fi putut lăsa acolo în grabă dimineața și ai uitat de ele). Nu în ultimul rând, verificați geanta sau servieta pentru documente importante pe care tocmai le-ați purtat din greșeală.

categorisi

Cele mai importante documente se încadrează în una din următoarele șase categorii. Sortați toate documentele dvs. colectate după cum urmează:

1. Înregistrări de proprietate și de proprietate - ipoteca, actele de proprietate, proiectele de îmbunătățire a locuinței și chitanțele, manualele și garanțiile aparatelor, informațiile privind impozitul pe proprietate, politicile de asigurare a locuinței și manualele
2. Înregistrări automate - titluri, evidențe de întreținere, polițe de asigurare și informații, informații privind împrumuturile și înregistrări de plăți
3. Înregistrări de sănătate - polițe de asigurare, manuale de prestații de asigurări de sănătate, explicații privind beneficiile medicale, facturi de medic, listele de prescripție, informații privind cheltuielile flexibile, chitanțe medicale, directive medicale, polițe de asigurare de viață

1. Record financiar - declarații bancare, declarații fiscale, înregistrări de deducere fiscală, înregistrări de investiții, înregistrări ale creditelor, extrase de carduri de credit
2. Electronică înregistrări - contracte și manuale de telefonie mobilă; încasări și garanții de vânzări pentru computere, laptopuri și iPad-uri; cabluri și programe de internet și facturi; ruta wireless de vânzări și manual
3. Înregistrări personale - certificatele de naștere, certificatul de căsătorie, certificatul de divorț, documentele privind custodia, informațiile privind securitatea socială, dosarele de imunizare, pașapoartele, evidența serviciului militar, înregistrările baptismului și confirmarea, testamentele, planul funerar și informațiile privind locul de înmormântare. Dacă aveți animale de companie, puteți include și documente importante, cum ar fi informații veterinare și vaccinuri în această categorie.

Găsiți documentele vitale

Majoritatea documentelor dvs. importante pot fi stocate într-un dulap regulat de depozitare sau într-o casetă de fișiere portabilă. Sunt cateva. Cu toate acestea, acest lucru ar trebui să fie într-adevăr stocate într-o siguranță în condiții de siguranță ignifugă sau opțiunea de depozitare în afara locului, cum ar fi un seif.

Documentele vitale sunt documente care ar fi foarte dificil sau prea consumatoare de timp pentru a le înlocui. Acestea pot conține informații personale sensibile care ar putea fi compromise în cazul unei spargeri sau a unui jaf. În cazul în care casa dvs. a fost distrusă de incendiu sau de inundații, doriți ca aceste documente vitale să rămână intacte.

Pentru majoritatea persoanelor, următoarele documente ar fi considerate vitale: informații de securitate socială, certificate de naștere, polițe de asigurare împreună cu informațiile de contact ale agentului dvs., testamente, acte de proprietate, titluri de automobile, pașaportul dvs. și orice contract sau acord care necesită semnătura dvs. originală.

Faceți o listă principală a tuturor documentelor vitale pe care le plasați în siguranța dvs. ignifugă sau într-o opțiune de stocare în afara amplasamentului.

Duplicați-vă portofelul

Cei mai mulți dintre noi poartă informații critice în portofelele noastre în fiecare zi. Știți tot ce aveți în portofel? Ce ați face dacă portofelul dvs. a fost pierdut sau furat?

Faceți copii ale licenței de conducere, cardului de donatori, cardurilor de asigurări de sănătate, cardurilor de membru cum ar fi cardurile de loialitate ale magazinelor de gimnastică, cluburile de depozitare și, cel mai important, toate cardurile de credit și de debit (copie față și spate). Păstrați aceste copii cu alte documente importante pe suport de hârtie:

Pasul Cinci: Creați un sistem de arhivare simplu

Cu cât sistemul de depozitare este mai simplu, cu atât este mai probabil să îl utilizați în mod consecvent. Luați fiecare categorie de document important și atribuiți-i o culoare de fișier agățat:

• Înregistrări de proprietate și de proprietate
• Înregistrări automate
• Înregistrări de sănătate
• Record financiar
• Electronică înregistrări
• Înregistrări personale

Adăugați numărul corespunzător de fișiere suspendate în sistemul dvs. de înregistrare pentru numărul de documente pe care le aveți în fiecare categorie.

Utilizați folderele manila și creați un dosar pentru fiecare document individual din fiecare categorie. Așezați folderele în secțiunea de fișiere agățată corespunzătoare.

Dacă ați achiziționat un liant mare cu trei inele și inserții de filete, etichetați filele cu numele de înregistrare de mai sus, gaura de hârtie puntează toate documentele și le organizați. Dacă hârtiile nu ar trebui să fie perforate cu hârtie, gaura de hârtie pune un dosar și pune documentele în dosar.

Acum, dacă documentele nu sunt lucrurile tale, acest lucru ar putea fi un moment liber pentru tine. Puteți scana toate aceste documente, salvați-le pe un hard disk și apoi dezmembrați-le pe toate. Dar folosiți-vă propria discreție, deoarece unele documente ar fi mai bine salvate. Folosește-ți cea mai bună judecată.

În curs de întreținere

Acum, când documentele importante sunt organizate, păstrați-le organizate. În fiecare lună când plătiți facturile, depuneți noi documente în secțiunea corespunzătoare a sistemului dvs. de depozitare. În același timp, căutați toate documentele pe care le-ați eliminat din sistem în cursul lunii, care ar putea fi în continuare în afara sistemului de depozitare. Re-depuneți-le. Cel puțin de două ori pe an, examinați documentele din sistemul dvs. de depozitare pentru a vedea dacă pot fi curățate. Un program bun de urmat este la începutul anului și la sfârșitul fiecărui an școlar.

Cu puțin efort, puteți beneficia de beneficii pe termen lung prin organizarea documentelor importante pe suport de hârtie.

Editat de Elizabeth McGrory.