Sistemul de evaluare a sistemului de urmărire a candidatului

Găsirea unui sistem adecvat de urmărire a solicitanților care să răspundă tuturor nevoilor organizației dvs. poate fi o sarcină copleșitoare. Poate fi o provocare chiar dacă știm de unde să începem atunci când analizăm sistemele de urmărire a solicitanților și cum să comparăm fiecare soluție.

Aici veți găsi domenii importante de investigat, întrebări de întrebat și răspunsuri de analizat în timpul procesului de evaluare a sistemelor de urmărire a solicitanților. Aceste informații vă vor ghida compania în căutarea unui sistem adecvat de urmărire a solicitanților pentru a vă satisface nevoile.

Identificați factorii de decizie ai sistemelor de urmărire a solicitanților

O companie trebuie să se organizeze intern înainte de a începe orice proces de evaluare a sistemelor de urmărire. Atunci când se pregătește să evalueze un sistem de urmărire a solicitanților, este esențial să se formeze o colaborare a părților interesate și să se acorde acestor factori de decizie timp să ajungă la o decizie în cunoștință de cauză.

Comisia dvs. de selecție ar trebui să fie pregătită să evalueze punctele forte și punctele slabe ale fiecărui furnizor de sisteme de urmărire a solicitanților. Comitetul de selecție ar trebui să includă acești membri.

• Executivul de selecție: Acesta este, de obicei, un vicepreședinte senior (SVP) sau vicepreședinte (VP) al resurselor umane care poate împuternici pe ceilalți membri ai comisiei să aibă o directivă și o viziune clară. Persoana ar trebui, de asemenea, să aibă capacitatea de a explica selecția furnizorilor în ceea ce privește rentabilitatea investiției (ROI) partenerilor săi.
• Manager de selecție: această persoană trebuie să aibă o înțelegere completă a procesului de angajare și a punctelor de durere ale companiei pentru a crea tactici adecvate de căutare și selecție.
• Membru al comitetului: să se asigure că vocea utilizatorilor este reprezentată și că va avea loc adoptarea cu succes a soluției alese.

• Comitetul contribuitorilor: Aceștia sunt membri din alte departamente care oferă o contribuție suplimentară la procesul de selecție a sistemului de urmărire a solicitanților. Cei cu experiență financiară pot contribui la stabilitatea financiară a furnizorilor sau pot compara costul total al fiecărui sistem de urmărire a solicitanților în raport cu bugetul proiectului. Participanții la IT pot educa membrii comisiei cu privire la capacitățile tehnice ale sistemelor de urmărire a solicitanților furnizorilor și pot ajuta să compare fiecare soluție cu sistemul dvs. actual.

  Membrii comitetului ar trebui să fie oameni care să recunoască valoarea instrumentelor tehnologice, optimizarea proceselor și serviciile pentru clienți, deoarece acestea se referă la viziunea corporativă a managementului talentelor.

Documentați-vă procesul de angajare curentă

După ce ați adunat comitetul de selectare a sistemului de urmărire a candidatului, prima dvs. sarcină este să creați un document care să urmărească procesul de solicitare a angajaților, procesul de angajare și rolul managerului de angajare, al recrutorului și al candidatului pentru a finaliza o închiriere. Atunci, comisia dvs. ar trebui să discute de ce este necesar fiecare pas și ce s-ar întâmpla dacă ar fi eliminat.

Simplificați-vă procesul de angajare și asigurați-vă că fiecare pas reprezintă cu adevărat o valoare adăugată și vă ajută să obțineți angajări de calitate. Acest lucru va permite comisiei dvs. să compare nevoile procesului dvs. de angajare cu capacitățile fiecărui sistem de urmărire a solicitanților. Această evaluare reprezintă o oportunitate excelentă de a afla mai multe despre cele mai bune practici în ceea ce privește angajarea, precum și de a vă revizui și optimiza procesul de angajare actual.

Identificați cerințele pentru sistemul dvs. de urmărire pentru solicitanți

Acum că ați identificat în mod clar procesul de angajare al companiei dvs., comitetul dvs. este pe deplin pregătit să identifice cerințele companiei dvs. pentru un sistem de urmărire a solicitanților. Rețineți că doriți să aveți un răspuns clar la următoarele întrebări:

• De ce cumperi acest sistem de urmărire a candidatului?
• Procesul dvs. actual de angajare este aliniat la obiectivele companiei?

Ținând cont de aceste întrebări, va ajuta comitetul dvs. să facă un caz solid pentru a achiziționa o soluție de monitorizare a solicitanților. Pentru ca sistemul de urmărire a candidatului să aleagă o legătură strânsă cu ROI, comisia dvs. trebuie să creeze așteptări clare cu privire la ceea ce doriți într-un sistem de urmărire a solicitanților.

Sistemul dvs. de urmărire a solicitanților ar trebui să construiască o relație mai bună între recrutorii și managerii de angajări, să vă eficientizeze procesul de creare și aprobare a solicitărilor și să vă îmbunătățiți calitatea de angajați. Sistemul dvs. de urmărire a solicitanților ar trebui să eficientizeze eforturile de recrutare ale profesioniștilor din domeniul resurselor umane prin automatizare, creând un proces de angajare mai eficient și mai rentabil. Acesta este momentul perfect pentru a aborda provocările comune ale resurselor umane, cum ar fi:

• Volum mare de CV-uri fără o modalitate eficientă de acceptare, revizuire și gestionare.
• Volum mare de oportunități de angajare cu comunicare internă greoaie.
• Incapacitatea de a accesa rapid informațiile și de a raporta toate valorile de recrutare.
• Pierderea solicitanților calificați din cauza stocării accidentale a CV-urilor.
• Dublarea eforturilor de recrutare între diferite filiale și diviziuni la nivel local sau în străinătate.
• Excesive cheltuieli de întreținere și suport tehnic IT cu tehnologie de uz casnic.
• Urmărirea ineficientă a datelor de conformitate EEO-OFCCP.

• Se luptă pentru a obține o atenție corespunzătoare de la IT pentru upgrade-uri de tehnologie și îmbunătățiri.

De asemenea, profitați de această ocazie pentru a lua în considerare valoarea îmbunătățirilor generate de noile procese și tehnologii, cum ar fi:

• evitând utilizarea diferitelor module,
• îmbunătățirea comunicării și
• abordarea problemelor globale.

Pentru a păstra acest lucru ușor de gestionat trebuie să identificați esențialul "trebuie să aveți" pentru a elimina vânzătorii necalificați. De exemplu, ca factor fundamental, comisia dvs. poate decide că veți lua în considerare numai furnizorii care oferă o soluție bazată pe Web, spre deosebire de un sistem instalat, deoarece soluția găzduită elimină orice povară pentru echipa dvs. IT.

Identificați cerințele pentru sistemul dvs. de urmărire pentru solicitanți

Identificarea obiectivelor clare ale afacerii va conecta prioritățile la cerințele dvs. Este imperativ ca comitetul dvs. să se concentreze asupra cerințelor sale inițiale de sistem. Comitetul trebuie să evite distragerea de către elementele sistemului care nu sunt în conformitate cu prioritățile companiei. Ați recunoscut obiectivele importante de afaceri și cerințele esențiale de luat în considerare atunci când vă formalizați propriile obiective.

Cerințe cheie de luat în considerare într-un sistem de urmărire a solicitanților

• Eficiența proceselor: centralizarea unui proces poate îmbunătăți o varietate de sarcini, inclusiv, dar fără a se limita la, solicitări de locuri de muncă, urmărire, gestionarea programelor de sesizare a angajaților și de transfer.
• Permite candidatilor sa se adreseze rapid si usor organizatiei dumneavoastra pentru salariu si inchiriere orara fara a trece prin mai multe pagini de intrebari.
• Poate facilita recrutarea în volum mare, rămânând în același timp rentabilă.
• O soluție extrem de configurabilă și scalabilă, care se poate configura în cadrul procesului nostru unic de gestionare a angajărilor și capabil să satisfacă nevoile noastre în evoluție pe măsură ce organizația noastră se dezvoltă sau procesele noastre se schimbă.
• Capacități îmbunătățite de raportare: multe organizații sunt contestate, determinându-le cheltuielile totale pe furnizori, aprovizionarea și compararea măsurătorilor. Coordonarea printr-o singură sursă va permite o raportare centralizată precisă.
• Permite recrutorilor să caute în baza de date toate informațiile și parametrii specifici.
• Include un Centru de raportare care permite utilizatorilor să ruleze rapoarte ad-hoc și să salveze criterii pentru utilizarea viitoare, precum și să execute rapoarte standard industriale, inclusiv cost-pe-hire, time-to-fill, eficacitatea sursei și multe altele.

Construiți identitatea și conștientizarea mărcii

• Crearea unei legături între un solicitant și o experiență pozitivă de angajare va crea recunoașterea mărcii. O marcă puternică poate genera încredere, care va conduce traficul solicitant și va îmbunătăți capacitatea dvs. de talente.
• Paginile web ale Centrului de carieră marcă pot fi accesate pe site-ul Web al companiei dvs.
• Permite recrutorilor să publice cu ușurință informații despre carieră pe site-ul companiei.
• Oferiți capacități multilingvistice pentru suport global.
• Compatibil cu EEO / AAP.
• Capacitatea de a menține o măsură precisă a acestor informații va respecta reglementările federale și va evita orice acțiune juridică împotriva organizației. De asemenea, va contribui la stabilirea calității solicitantului.
• Capabil să capteze, să urmărească și să raporteze date voluntare privind EEO, respectând în același timp liniile directoare stabilite de EEO / OFCCP.
• Sunt capabili de pre-screening candidații cu întrebări de eliminare, pentru a indica celor care îndeplinesc calificările de bază pentru această funcție.
• Comunicații îmbunătățite.
• Stabilește un mediu care informează eficient, va unifica toți utilizatorii și va eficientiza operațiunile organizației.
• Include un centru de comunicare pentru a facilita comunicarea între recrutorii, managerii de angajare și candidații. De asemenea, permite utilizatorilor să programeze întâlniri, să lase note și interviuri, să trimită mesaje în masă și să răspundă automat solicitanților la primirea CV-ului.

Suportul clienților pentru sistemul de urmărire al candidatului

• Utilizarea completă a utilizatorilor depinde de nivelul de asistență pentru clienți furnizat de furnizor în timpul și după implementare.
• Echipa de asistență disponibilă, dedicată gestionării problemelor companiilor și utilizatorilor, în timp ce folosesc cele mai bune practici din domeniu.
• Cel mai înalt nivel de suport disponibil gratuit pentru compania dvs.

Evaluarea furnizorilor de sisteme de urmărire a solicitanților

Se recomandă să solicitați o cerere de ofertă (RFP) de la potențialii vânzători pe care comisia dvs. a decis să le ia în considerare. Aceasta este ocazia dvs. de a obține clarificări cu privire la orice subiect pentru a vă ajuta comisia să stabilească dacă aplicația de urmărire a candidatului poate face munca necesară. Comisia dvs. ar trebui să ia în considerare următoarele aspecte majore pentru a elabora o RFP eficientă:

• Sistemul susține principalele preocupări ale comisiei dvs.? Acest lucru este legat de partea anterioară a procesului de evaluare; trebuie să cunoașteți complet procesul înainte de a afla ce caracteristici aveți nevoie. Comitetul dvs. nu poate fi distras de soluții care pot oferi funcții care nu sunt prioritatea dvs. principală. În timp ce ele pot părea atractive, multe caracteristici și funcții strălucitoare nu vor crea nicio valoare pentru organizația dvs. dacă nu vor fi adoptate de utilizatori.
• Vânzătorul a instalat sistemul într-o altă organizație de dimensiuni similare?
• Comisia dvs. ar trebui să aibă acces la referințe care vă pot oferi o perspectivă asupra unor aspecte precum satisfacția clienților și monitorizarea procesului de implementare și taxele ascunse. Amintiți-vă că funcțiile nu au valoare fără adoptarea puternică de către utilizatori.
• Ce presupune procesul de implementare? Având o rată de adopție de succes începe cu o implementare adecvată. Vreți să fiți sigur că furnizorul dvs. ales nu vă va lăsa pe utilizatori fără pregătire și sprijin permanent. Implementarea ar trebui să se concentreze asupra procesului de recrutare al organizației dvs., fără a învăța cum să se adapteze sistemului său.

  Nu trebuie să aveți niciodată sentimentul că programul dvs. de implementare vă va lăsa să vă simțiți pierdut și sigur de capacitățile vânzătorului. În timpul procesului de evaluare, comisia dvs. ar trebui să aibă impresia că, pe baza priorităților departamentului și a obiectivelor dvs. de afaceri, implementarea dvs. va crea o bază solidă pentru un parteneriat îndelungat cu furnizorul de sistem de urmărire a solicitanților. Amintiți-vă că adoptarea înaltă a utilizatorilor către sistemul de urmărire a solicitanților va genera un ROI mai ridicat.

Mai multe despre evaluarea furnizorului de sisteme de urmărire a solicitanților

• Care este viziunea și strategia de creștere a vânzătorului? Vânzătorul trebuie să demonstreze conducerea și previziunea ca lider de piață. Pentru a prezenta o soluție completă, vânzătorul ar trebui să țină cont de nevoile dvs. specifice și să se pregătească pentru schimbare și creștere în viitor.
• Determinați dacă această soluție contribuie la planul de afaceri global? În cele din urmă, Executivul de selecție va trebui probabil să afișeze un ROI așteptat pentru a face un caz rezonabil pentru soluție.

  Directorul de selecție trebuie să caute economii în ceea ce privește publicitatea în recrutare, valoarea angajaților în folosirea firmelor de căutare și optimizarea proceselor furnizate de vânzător. Compania ar trebui să salveze, de asemenea, retenția angajaților și calitatea candidatului. Poate fi copleșitor să se creeze un document detaliat detaliat al anchetelor care să cuprindă toate subiectele necesare pentru a evalua un sistem de urmărire a solicitanților.

• Dincolo de caracteristici și funcții, comisia dvs. ar trebui să fie sigur că va discuta capacitatea vânzătorului de a servi ca partener pe termen lung pentru organizația dvs. Întrucât comitetul dvs. își desfășoară procesul de evaluare a furnizorilor, doriți să fiți sigur că luați în considerare factori precum:
• Stabilitate Financiară: Efectuați due diligence asupra situațiilor financiare ale tuturor potențialilor furnizori care fac obiectul analizei. Veți găsi că acesta este un subiect perfect prin care contribuitorul dvs. din comitetul financiar vă poate ghida.
• Calități ale partenerilor strategici: Pentru a oferi o soluție completă, unii furnizori vor colabora cu alte companii de servicii pentru a oferi clienților lor o suită mai cuprinzătoare de servicii. Comitetul dvs. ar trebui să fie conștient de orice parteneriate care sunt implicate cu furnizorii concurenți. Informațiile pot oferi o perspectivă asupra posibilului parteneriat între compania dvs. și vânzător.
• Capacități de recrutare: Indiferent de mărimea companiei dvs., trebuie să vă asigurați că vânzătorul are capacitatea de a sprijini întregul ciclu de viață al angajaților, de la urmărirea solicitantului, la bord, la planificarea succesiunii până la off-boarding. Acest lucru va împiedica compania dvs. să crească din soluția sa, ceea ce ar conduce probabil la agravarea acesteia, la o nouă evaluare și la taxe de implementare costisitoare.
• Dezvoltarea viitoare a produselor: Asigurați-vă că vânzătorul transmite o înțelegere puternică a provocărilor cu care se confruntă acum și în viitor. Furnizorul pe care îl alegeți trebuie să se afle pe pulsul știrilor din domeniul tehnologiei și al industriei, pentru a se adapta la nevoile dvs. în schimbare și pentru a se asigura că configurațiile soluției sunt utilizate la maximul său potențial.
• Integrarea cu HRIS: Deși ați putea dori ca contribuția dvs. din comisia IT să oferiți o contribuție în acest sens, aceasta nu ar trebui să influențeze comitetul dvs. în utilizarea unui sistem de urmărire a solicitanților care nu va servi în mod adecvat întregului departament. Orice furnizor care merită luat în considerare ar trebui să ofere posibilitatea de a muta informațiile cheie din sistemul său în sistemul dvs. HRIS cu o dificultate minimă.

Rezumatul selecției furnizorilor pentru sistemele de urmărire a solicitanților

Cronologia pentru un proces de selectare a furnizorilor pentru un sistem de urmărire a solicitanților poate varia de la o lună la șase sau mai multe pentru a fi finalizată. Următorul este un calendar sugerat care va permite comisiei dvs. să elaboreze un interval de timp pentru procesul de selecție a furnizorilor pentru un sistem de urmărire a solicitanților.

Rețineți că acest lucru poate fi modificat pe baza unei date de implementare preferate.

Cronologie pentru selectarea furnizorului dvs. pentru sistemele de urmărire a solicitanților

• Formați un comitet de selecție - o săptămână
• Identificați nevoile companiei - 1 până la 2 săptămâni

Evaluarea obiectivă a furnizorilor împotriva nevoilor identificate de companie prin următorul proces:

1. Creați o listă lungă de furnizori posibili - o săptămână
2. Solicitați RFP-uri pentru a oferi clarificări cu privire la orice subiect sau preocupare - 4 săptămâni
3. Creați o listă scurtă utilizând criteriile cheie de evaluare - de la 1 la 2 săptămâni
4. Finalizați un vânzător - 3 până la 6 săptămâni
5. Demonstrați diferite sisteme - cât mai curând posibil
6. Vânzări de prezentări - cât mai curând posibil
7. Vizite la fața locului - după caz

Rețineți că obiectivul principal al unui sistem de urmărire a solicitanților este acela de a vă abilita pe utilizatori. Membrii comitetului ar trebui să fie capabili să recunoască și să pună o valoare pe instrumentele tehnologice, pe optimizarea proceselor, pe viziunea companiei și pe suportul clienților, pentru a restrânge strategic vânzătorii într-o listă scurtă de posibilități reale.

Este posibil ca lista dvs. scurtă să nu aibă numeroase diferențe funcționale distinctive; prin urmare, este important să păstrați în minte elementele mai puțin tangibile ale acelui furnizor.

Comisia dvs. ar trebui să caute surse de informații, cum ar fi site-ul Web al furnizorului, grupurile de știri, portalurile Resurselor Umane și târgurile. Conectează-te cu colegii din alte companii care au dimensiuni, nevoi și industrii similare pentru a învăța din experiențele lor.

Parteneriatul cu un furnizor orientat spre servicii care este cel mai compatibil cu viziunea și obiectivele organizației dvs. pentru viitor se va dovedi de neprețuit pentru toți jucătorii-cheie din evaluarea, selecția și implementarea sistemului de urmărire a solicitanților.

Mai multe despre recrutare și angajare

• Stelele de recrutare: Top zece moduri de a obține candidați mari.
• Utilizați LinkedIn pentru recrutarea de angajați.