Lista de abilități pentru asistentul de birou cu exemple

Pozițiile asistentului de birou pot fi găsite în toate industriile și au un set destul de mare de competențe. Asistenții de birou sunt uneori cunoscuți ca secretari sau asistenți administrativi, dar ceea ce fac ei este să asiste la funcționarea unui birou. Dacă biroul aparține unei firme de avocatură, unei cabinete medicale, unei instituții de învățământ sau unei societăți, nevoile sunt similare; cineva trebuie să facă înregistrări, să mențină orare și să aibă grijă de comunicarea de rutină în numele persoanelor care folosesc biroul.

Că cineva ar putea fi tu.

Responsabilități de locuri de muncă pentru asistentul de serviciu

În timp ce pozițiile asistentului de birou sunt, în general, similare între ele, postul este încă variabil - variază de la o zi la alta decât de la birou la altul. Astăzi s-ar putea să acționați ca un recepționer, mâine ar putea necesita reparația imprimantei, iar a doua zi va trebui să aduci întregul dulap de arhivare în secolul douăzeci și unu. Veți avea nevoie de un set de competențe foarte larg pentru a reuși.

Asistenții de birou se numără printre marii eroi neascultători ai lumii afacerilor, pentru că atunci când îți faci dreptul de muncă, nimeni nu observă - biroul pare să se execute. Dar unii oameni se bucură de munca rapidă, dar flexibilă, de sentimentul de a fi în centrul tuturor lucrurilor. Și un bun secretar poate găsi tot locul de muncă aproape oriunde, în orice fel de organizație.

Cum să utilizați liste de aptitudini

Puteți utiliza aceste liste de aptitudini pe parcursul procesului dvs. de căutare de locuri de muncă. În primul rând, numele acestor abilități funcționează ca și cuvinte cheie, deci utilizați cât mai multe posibilități când scrieți CV-ul. Nu vă bazați pe angajarea supraveghetorilor pentru a afla că aveți ceea ce doresc, spuneți-i direct.

În al doilea rând, puteți utiliza aceleași cuvinte cheie în scrisoarea dvs. de intenție. Concentrați-vă în special pe cele pe care potențialul dvs. angajator le îngrijește cel mai mult. Va trebui să faceți cercetările dvs., deoarece în timp ce locurile de muncă asistent de birou sunt adesea similare, supraveghetorii angajați variază în funcție de prioritățile lor. Descrierea postului va include, probabil, o listă de competențe necesare. Fiți atenți la asta.

În cele din urmă, puteți folosi această discuție pentru a vă planifica interviul. Asigurați-vă că ați pregătit cel puțin un exemplu pentru o perioadă în care ați demonstrat abilitățile din fiecare categorie listată aici.

Aceasta poate contribui, de asemenea, la revizuirea listelor noastre de competențe enumerate în funcție de locul de muncă și de tipul de calificare.

Abilități de Top Asistent al Oficiului

Abilități verbale de comunicare: Comunicarea este o abilitate moale critică pentru un asistent de birou. Va trebui să interacționați cu supraveghetorul dvs., cu colegii de birou, cu profesioniștii pe care îi acordați asistență și, eventual, cu clienții sau cu persoanele din alte birouri ale aceleiași organizații. Toți lucrați ca o echipă și sunteți principalul ei centru de comunicare. Va trebui să fii vesel, de ajutor, bine informat, articulat și un bun ascultător în fiecare zi.

• Răspunde la telefoane
• Relațiile cu clienții
• Comunicare
• Redirecționarea apelurilor telefonice
• Mesajul luând
• Rutarea apelurilor telefonice
• tablou de distribuție
• Telefon
• Comunicare verbala

Abilități de comunicare scrisă: Majoritatea asistenților de birou scriu foarte mult. S-ar putea să scrie note, să completeze formulare sau să schițeze scrisori sau e-mailuri. Unii creează conținut pentru site-ul companiei sau editează text pentru alții. Este o necesitate clară, comunicarea scrisă profesională.

• Corespondenţă
• E-mail
• Poștă
• corespondenţă
• Tastare
• Procesarea cuvântului
• Comunicare scrisă

Prietenie: Un asistent de birou ar putea fi prima persoană pe care un client o vede când intră în birou. În cazul în care ocupantul principal al biroului este în momentul de față, asistentul de birou ar putea fi singura persoană cu care vizitatorul interacționează. Trebuie să fiți gata să salutați fiecare vizitator cu un zâmbet și un cuvânt bun și să îi ajutați cu tot ce au nevoie până la capăt. Deci, bune abilități interpersonale sunt o necesitate.

• Serviciu clienți
• Direcționarea vizitatorilor
• Flexibil
• Prietenos
• Salut oaspeții
• interpersonală
• Atitudine pozitiva
• Fiabilitate
• Bine ați venit Vizitatori

Abilități tehnologice: În vechile zile, secretarii au făcut multă scriere. Timpurile s-au schimbat și la fel și tehnologia, dar asistenții de birou se pot aștepta în continuare să-și petreacă mult timp în fața unei tastaturi. În locul unei mașini de scris, va trebui să cunoașteți drumul în jurul unei varietăți de aplicații software. Știind cum să faci niște suport tehnic ușor și cum să fixezi o imprimantă recalcitrantă nu-ți face rău.

• Calculator
• excela
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Tehnologie

Organizare: Asistenții biroului trebuie să fie extrem de organizați pentru a-și jongla efectiv multe sarcini.Va trebui să ajuți și alte persoane să organizeze, de la păstrarea calendarelor până la păstrarea ordonată a biroului.

• Suport administrativ
• Numiri
• Facturare
• calendare
• clerical
• De introducere a datelor
• Livrarea poștei
• Depunerea electronică
• Rapoarte de cheltuieli
• Depunerea
• Operațiuni de birou
• Manipularea banilor
• Taxele de serviciu
• Echipamente de birou
• Inventarul de aprovizionare pentru birou
• Papetărie
• Suport pentru birou
• Organizare
• hârtiile
• livrare

Abilități de rezolvare a problemelor: Rezolvarea problemelor sau abilitățile de gândire critică sunt importante pentru orice asistent de birou, așa cum veți fi adesea persoana la care alții vin cu întrebări sau probleme.

• Coordonarea activităților biroului
• Întâlniri
• Abilități de rezolvare a problemelor
• Răspundeți la întrebări
• Programare
• Screening-ul și dirijarea apelurilor
• Spreadsheets
• lucru in echipa
• De gestionare a timpului
• Aranjamente de călătorie