M-ai avut la Hello: Eticheta telefonică corectă

Adevărul este că, deși nu este știința rachetelor, eticheta telefonică adecvată într-un mediu de lucru implică un pic mai mult decât capacitatea de a rosti un salut. Deoarece acesta poate fi punctul dvs. inițial de contact cu un client, client sau chiar angajator, este ocazia dvs. să faceți o primă impresie bună sau una slabă. Iată câteva sfaturi pe care trebuie să le urmați atunci când utilizați telefonul la locul de muncă:

Înghițiți-o mai întâi

Cu alte cuvinte, gura dvs. ar trebui să fie neocupată atunci când efectuați un apel sau răspundeți la telefon. Vreți să puteți vorbi în mod clar și acest lucru este imposibil dacă mestecați sau înghițiți.

Nume și rang Vă rog

Când primiți un apel la locul de muncă, trebuie să vă identificați pe dvs. și pe compania și departamentul dvs., dacă este cazul. Dacă apelantul ți-a fost transferat de la linia principală a companiei, poți să-ți precizi numele și departamentul. Persoana care a răspuns inițial la apel a dat cel mai probabil numele companiei. Când sunteți calul, identificați-vă în același mod înainte de a cere persoana în care încercați să ajungeți.

Manierele fac

Fiți întotdeauna politicos, indiferent de cine se află la celălalt capăt al liniei. Indiferent dacă vorbești cu un recepționer sau cu președintele companiei, nu uita niciodată să spui și te mulțumești. În afară de faptul că toată lumea merită respect, persoana care răspunde la apel vă poate asigura că este tratată în mod corespunzător.

concentra

În timp ce cu toții ne mulțămăm (sau încercăm să) să ne abținem de la alte lucruri în timp ce suntem la un apel. Ar trebui să oferiți persoanei cu care vorbiți atenției dvs. nedivizate. E-mailul dvs., mass-media sociale și jocuri pot aștepta.

Stați așa

În primul rând, trebuie să evitați toate celelalte conversații în timp ce sunteți la telefon. Realitatea uneori trece prin cale. S-ar putea să trebuiască să vorbiți cu cineva care vine în birou sau în cabină sau să ia un alt apel. Scuzați-vă și apoi limitați conversația dvs. la câteva secunde. Nu lăsați pe cineva să aștepte pe durată nedeterminată. Dacă nu puteți să vă ocupați rapid de cealaltă problemă, dar trebuie rezolvată imediat, în loc să puneți persoana cu care vorbiți în așteptare, întrebați dacă puteți reveni la un moment convenabil pentru ea.

Nu permiteți apelantului dvs. să se piardă în sistem

Există momente în care nu veți putea să îi ajutați pe celălalt capăt al liniei și va trebui să-l transferați pe cineva care poate. Când faceți asta, asigurați-vă că știe cu cine transferați apelul și de ce. Lăsați-l să știe ce să facă în cazul în care apelul nu trece sau dacă persoana la care îl trimiteți nu este acolo sau nu poate ajuta.

Păstrați mesajele scurte și dulci

Când lăsați un mesaj vocal pentru cineva, vorbiți încet și clar, mai ales atunci când vă precizați numele și numărul de telefon. Prea mulți oameni părăsesc mesajele foarte lungi și încurcate numai pentru a-și mormăi rapid numele și numerele la sfârșitul anului, ceea ce lasă destinatarul în imposibilitatea de a returna apelul.

O dată e de ajuns

Dacă lăsați un mesaj și persoana pentru care l-ați lăsat nu se mai întoarce la dvs. imediat, poate că nu poate în acest moment. Nu este nevoie să sunați din nou și din nou. Dacă este o problemă stringentă, puteți încerca să sunați din nou a doua zi sau să urmați cu un e-mail, menționând că ați lăsat de asemenea un mesaj vocal.

Ascultă mai întâi

Ascultați un mesaj vocal pe care l-ați primit în întregime înainte de a returna apelul telefonic. Puteți afla că nu este chiar necesar să apelați (wow, ce economizor de timp) sau că trebuie să aveți grijă de ceva mai întâi. De exemplu, apelantul poate avea nevoie de informații pe care le puteți avea în momentul în care vă întoarceți la ea.