12 lucruri HR trebuie să ia în considerare atunci când se ocupă de concediu de familie

Plătit sau nu, 80% dintre părinți au un concediu de familie ca urmare a nașterii unui copil. Deci, în timp ce angajații care urmează să fie părinți sunt ocupați cu creșele de pictură și citesc "Ce să aștepți când aștepți", poți începe să planifici concediul pentru familie.

Când este vorba de concediu de familie, resursele umane trebuie să acopere o mulțime de baze. Sunteți obligat din punct de vedere legal să faceți niște lucruri în timp ce trebuie să faceți alții pentru a menține lucrarea care curge și pentru a avea grijă de angajații care sunt părinți noi. Familia ta lasă o listă de verificare trebuie să ia în considerare aceste douăsprezece articole.

Cunoașteți regulile despre concediul de familie

Statele Unite sunt una dintre singurele țări din lume care nu au nevoie de concediu de maternitate sau de paternitate plătite, însă Legea privind concediul medical de familie (FMLA) impune să oferiți 12 săptămâni concedii fără plată pentru angajații eligibili.

Înțelegeți această lege și ceea ce angajații au dreptul să primească. De exemplu, angajații nu au obligația să preia întreaga perioadă de 12 săptămâni într-o singură bucată - pot să ia timpul intermitent.

Mamele de naștere, partenerii și părinții adoptivi se califică (presupunând că îndeplinesc criteriile). Cunoașteți această lege, precum și orice alte legi din statul dvs. Mai multe legi ale muncii sunt adoptate în mod regulat, așa că plătește pentru a rămâne la curent cu legile din jurisdicția dumneavoastră.

Scrieți o politică oficială despre concediul de familie

Documentați politica companiei cu privire la concediul de familie. Da, respectați legile, dar compania dvs. poate decide alte detalii. Luați în considerare aceste opțiuni când vă gândiți la concediul de familie.

• Veți oferi timp liber pentru concediul de familie? Nu este cerut de legea federală, dar există multe avantaje pentru a face acest lucru. Google a crescut reținerea noilor mame cu 50%, oferind pur și simplu un pic mai puțin plătit. Dacă oferiți o perioadă de plată liberă, specificați în mod special cât timp este oferit și ce angajați se califică. De exemplu, angajații cu normă întreagă primesc x suma, însă angajații cu jumătate de normă nu se califică.
• Perioada plătită pentru concediul de familie se va desfășura simultan cu timpul FMLA? Dacă angajații primesc două săptămâni plătite, decideți dacă acel timp va funcționa separat sau în același timp cu timpul FMLA. În cazul în care funcționează separat, angajații ar putea lua 14 săptămâni. Dacă se desfășoară simultan, trebuie să plătiți pur și simplu angajatului în timpul a două din cele 12 săptămâni în care are dreptul să primească prin FMLA.

• Veți avea un plan universal pentru concediul de familie? Dacă oferiți o perioadă de timp plătit salariilor angajaților, decideți dacă fiecare părinte va primi exact același interval de timp sau dacă situații diferite vor primi un tratament diferit. De exemplu, în cazul în care mamele de naștere vor primi două săptămâni de plată compensată, dar părinții adoptivi sau partenerii care nu au de naștere primesc o săptămână plătită? Depinde de companie, dar notați politica de părăsire a familiei, astfel încât situațiile similare sunt tratate consecvent.

Coordonează munca pentru concediul de familie

Asigurați-vă că managerii lucrează cu angajații cu mult înainte de concediul de familie pentru a coordona activitatea în timp ce angajatul a plecat. Obțineți toate detaliile acoperite, clarificați până la transmiterea e-mailurilor lor unui colaborator (dacă este necesar).

Acest lucru va reduce stresul asupra colegilor și va elimina blocajele potențiale. Managerii pot lucra cu echipa lor pentru a încrucișa responsabilitățile, care sunt la îndemână nu doar pentru concediul de familie, ci și pentru pierderea unui angajat din alte motive.

Amintiți-vă de confidențialitatea angajaților despre abandonul de familie

Nu toată lumea dorește ca întreaga companie să știe că așteaptă sau au avut un copil. De fapt, HR nu este obligat chiar să spună managerilor în mod specific de ce un angajat este aflat pe FMLA (deși probabil știu de ce un angajat evident însărcinat este brusc plecat timp de câteva săptămâni).

Luați în considerare cât de deschis a discutat sarcina cu colegii și a acționa cu respect. Dacă angajatul dorește să difuzeze poze ale nou-născutului pe site-ul social al companiei, pe Facebook sau prin e-mail, mare. Dar tu nu ar trebui să o facă.

Faceți beneficii accesibile

Beneficiile sunt importante în timpul sarcinii și nașterii, iar lipsa acestora sau confuzia despre ele generează stres pentru angajați. Aproape toți angajații doresc comunicarea beneficiilor personalizate la evenimentele de viață. Deși nevoile de sănătate sunt imposibil de anticipat, cu siguranță sunt mai ușor de anticipat când cineva așteaptă un copil.

Este o linie subțire de a merge, dar oferi cât mai mult ajutor posibil fără a respecta intimitatea angajatului. De exemplu, este necorespunzător să îi spuneți unui angajat însărcinat că furnizorul tău de sănătate are o linie de asistență medicală de asistență medicală, dacă nu îl întreabă în mod expres.

Nu aveți nicio idee despre alegerile pe care le vor face pentru copilul lor, dar puteți încă să vă reamintiți că Programul de Asistență pentru Angajați (EAP) are resurse bune de sprijin.

Au un sistem securizat online, unde angajații pot avea acces la detalii despre beneficii sau pot oferi angajaților copii ale actelor necesare. Ori de câte ori este posibil, angajați direcți în locuri unde pot cerceta și găsi răspunsuri. Acest lucru duce la mai puțină muncă pentru dvs. și le permite să navigheze și să exploreze beneficiile pe cont propriu, toate respectând în același timp confidențialitatea acestora.

Oferiți flexibilitate

Oamenii doresc flexibilitate, dar trasează liniile necesare.titlul nou de părinte nu face acceptabil ca angajații cu normă întreagă să lucreze numai 25 de ore pe săptămână. Probabil nu este rezonabil ca angajații să-și aducă noul copil să lucreze tot timpul. Probabil că nu este o afacere uriașă dacă Erica va sosi la ora 9:15, în timp ce va găsi programul de reducere a îngrijirii de zi.

Flexibilitatea poate ajuta angajații să se adapteze noii lor responsabilități. Angajații ar trebui să aibă o echipă de persoane care să le sprijine la locul de muncă, iar orele flexibile vă oferă sprijin.

Unele companii consideră că este reciproc avantajos să le permită angajaților să înceapă încet înapoi în muncă. Permițând angajaților să revină cu fracțiune de normă pentru câteva săptămâni după concediul de familie le dă posibilitatea de a aduce bani în timp ce nu se copleșesc. De asemenea, facilitează împovărarea unui angajat din birou.

Dacă angajații utilizează timpul FMLA, dar au nevoie de încă puțin timp pentru recuperare, încercați să le prelungiți cu un timp de plecare neplătit. Dacă angajații nu se califică pentru FMLA (și în conformitate cu avocații plătiți pentru concedii pentru creșterea copilului, 40% din angajații din S.U.A. nu), încercați să le acordați oricum.

Creați un plan de urgență

Flexibilitatea poate aduce beneficii și societății dacă se solicită o schimbare de poziție înainte sau după ce un angajat preia concediul parental. De exemplu, un părinte poate dori să reducă orele sau să-și schimbe timpul (sau tot) din timpul de lucru pentru a-și telecomanda să stea acasă cu noul său copil.

Sunteți obligat doar din punct de vedere legal să restabiliți o poziție de salarizare egală, beneficii și prestigiu unui angajat care se întoarce de la FMLA, dar angajații ar putea lucra mai eficient dacă se vor face ajustări suplimentare.

Nu toate companiile își pot permite să facă aceste schimbări, dar uneori sunt posibile locuri de cazare. Unii părinți doresc să-și schimbe planul de lucru după naștere și pot să-și reducă integral planul. Și, nu presupuneți că numai părinții de sex feminin vor alege să lase forța de muncă în urmă.

Luați în considerare modificările beneficiilor angajaților

Cu toată entuziasmul unui nou copil, angajații pot uita că noul pachet de bucurie este, de asemenea, un nou dependent pe care trebuie să-l adauge la planurile lor de asigurări de sănătate. Amintește angajaților datele și ferestrele unde pot și trebuie să-și schimbe alegerile pentru beneficii.

Alte modificări ale beneficiilor care trebuie luate în considerare se referă la angajații care iau concediu În timpul concediului neremunerat FMLA, angajații nu vor primi un salariu. Cum vor plăti pentru primele lor de beneficii?

Trebuie să luați decizii cu privire la alte câteva chestiuni de politică pentru manualul și implementarea angajaților.

• Decideți dacă angajații vor continua să acumuleze timp liber în timpul concediului. Dacă nu se acumulează, luați acest lucru în considerare atunci când calculați timpul liber sau vă ajustați pentru această concediu în timpul liber al companiei.
• Dacă angajații nu se vor întoarce după naștere, să plătească timp de concediu la salariul final, dacă acest lucru este stipulat în politica de vacanță a companiei.
• Verificați politica de concediu pentru a determina dacă angajații pot adăuga orice timp de concediu acumulat în concediul parental sau în timpul FMLA pe care îl iau deja.

Toate aceste detalii ar trebui să fie incluse în politicile dvs. de timp off. Dacă nu, adăugați-le astfel încât fiecare angajat să fie tratat în mod egal.

Fii sensibil

Ocazional, nașterea unui copil nu este un eveniment de sărbătoare în viața oamenilor. Sarcini neplanificate se întâmplă. Întârzierea pe termen scurt și mortalitatea infantilă sunt devastatoare. Un angajat poate alege să-și așeze copilul în vederea adopției sau să încheie o sarcină. Abordați oricare dintre aceste situații cu sensibilitate și respect.

Colaborați cu angajatul și managerul angajatului pentru a gestiona sensibil tranziția înapoi la locul de muncă. De asemenea, luați în considerare anumite situații (cum ar fi avorturile spontane) în politica de detenție a companiei.

Evenimentele de viață dureroase sunt dificile pentru angajați, dar și dificile pentru persoanele care muncesc și care le pasă de ele. Gândiți-vă la modul în care compania poate face față în mod sensibil (și privat) acestor situații în prealabil.

Sărbători

Un gest mic, frumos din partea organizației îi va aminti angajaților că au o echipă de colegi care îi aplaudă înapoi la birou. Așteptați câteva zile după naștere pentru a vă asigura că totul merge bine și apoi trimiteți niște flori, o carte sau o singură dată. Luați în considerare ce va aprecia acest angajat și încercați să individualizați gestul.

Gândiți-vă la locuințele post-copil

Pentru multe companii, prestațiile pentru părinți nu se termină atunci când concediul de familie se face. Luați în considerare ceea ce angajații vor avea nevoie sau vor aprecia. Legea privind standardele muncii corecte (FLSA) impune companiilor să ofere mamelor care alăptează o perioadă de pauză și, undeva, privat, să-și exprime laptele matern.

Părinții care lucrează fără un partener de ședere la domiciliu vor avea, de asemenea, nevoie de îngrijirea copiilor - care se situează ca cel mai mare element bugetar pentru familiile americane. În medie, familiile americane cheltuiesc 9.589 dolari pe an pentru îngrijirea copiilor, până la 28.353 dolari pentru un îngrijitor la domiciliu.

Luați în considerare beneficiile suplimentare pentru angajați

Luați în considerare crearea unui anumit tip de beneficii pentru îngrijirea copilului pentru angajați, cum ar fi subvenționarea costurilor sau chiar furnizarea de opțiuni de îngrijire la domiciliu sau la domiciliu. Optzeci și trei la sută dintre angajații care beneficiază de servicii de îngrijire a copiilor spun că acest lucru îi ajută să reducă stresul și să sporească echilibrul dintre viața profesională și cea privată.

Când vine vorba de prestații de îngrijire a copiilor, angajații vor aprecia ajutorul și singura limită este în modul în care puteți aborda în mod creativ avantajul (și ceea ce compania își poate permite și de a se adapta).

Ajutați angajații să aibă un concediu de odihnă, fără stres, în timp ce asigurați-vă că afacerea este îngrijită în mod adecvat atât în ​​timp cât sunt plecați cât și când se întorc.

Respectați regulile și stabiliți linii directoare pentru a asigura respectarea și tratamentul echitabil pentru toți angajații care iau concediu de familie.

Modificările majore în viața angajaților sunt interesante și o tranziție pentru toată lumea. Cu puțină planificare, puteți naviga cu ușurință în frunzele familiei.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis este un jurnalist de marcă și este un avocat pentru profesioniștii în domeniul resurselor de mare impact. Ea cercetă, analizează și scrie pentru a încuraja resursele umane să profite la maximum de inițiativele lor.