Reguli pentru eticheta de e-mail la locul de muncă

Deși este posibil să nu folosiți e-mailuri pentru a comunica în mod social, la fel de mult ca atunci, probabil că îl utilizați în continuare pentru corespondență profesională. Dacă interacționați în acest fel cu colegii, șefii, clienții și clienții dvs. și cu potențialii angajatori, asigurați-vă că urmați aceste șase reguli pentru eticheta de e-mail corespunzătoare.

1. Gândiți-vă la manierele dvs.

Chiar și într-o lume în care ne grăbim să facem lucrurile cât mai repede posibil pentru a trece la următoarea sarcină, faceți timp să utilizați manierele bune în e-mailul dvs. Nu neglija să spui "te rog" și "mulțumesc".

Când vă adresați unor persoane pe care nu le cunoașteți bine sau deloc sau cu care aveți doar o relație formală, adresați-le după numele și numele lor, cu excepția cazului în care v-au cerut să faceți altfel. De exemplu, spuneți "Dragă domnule White" sau "Dragă doamnă Gray". Dacă răspundeți la un e-mail și expeditorul mesajului original l-a semnat doar cu numele sau prenumele, atunci puteți să vă asumați în siguranță că este bine să le adresați în același mod.

2. Urmăriți-vă tonul

Tonul este modul în care tu, ca scriitor, îți poți exprima atitudinea într-un mesaj de poștă electronică. Ea influențează modul în care este primită. De obicei, doriți să vă asigurați că veți întâlni beneficiarul ca fiind respectuos, prietenos și abordabil. Nu vrei sa sune prea curat sau exigent. Revedeți mesajul de mai multe ori înainte de a lovi trimiterea.

Când scrieți la cineva cu care ați comunicat înainte, începeți să spuneți ceva prietenos precum "Sper că sunteți bine". În timp ce emojis vă poate ajuta să transmiteți mai ușor tonul, nu vă mai folosiți în e-mail profesional dacă nu scrieți la cineva cu care aveți o relație foarte informală. Nu le folosiți niciodată când le scrieți unui angajator potențial.

Este întotdeauna considerată eticheta e-mailului săraci pentru a scrie un e-mail sau o parte dintr-una cu toate literele majuscule. Te va face să arăți că ți-ai strigat.

3. Fii concis

Oamenii ocupați nu au nici timpul, nici înclinația de a petrece mai mult de un minut citirea unui e-mail individual. Dacă doriți să permiteți destinatarului să vă citească rapid mesajul și, totuși, să îl înțeleagă, trebuie să îl păstrați scurt.

Nu lăsați însă detalii pertinente. Asigurați-vă că mesajul dvs. vă transmite în mod clar motivul pentru scrierea acestuia în primul rând. Nimeni nu economisește timp dacă ajungeți înainte și înapoi în timp ce încercați să explicați detaliile pe care le-ați omis.

4. Evitați utilizarea abrevierilor de text

Chiar dacă doriți să economisiți timp, nu trebuie să utilizați abrevieri de text în e-mailul profesional. Dacă scrieți mult, la fel de mulți oameni, puteți fi obișnuiți să folosiți un fel de stenogramă pentru a vorbi prietenilor.

De exemplu, puteți utiliza "u", "ur" și "plz" în locul "dvs.", "dvs." și "vă rugăm". Aceste abrevieri nu au loc în corespondența de afaceri decât dacă destinatarul este cineva cu care aveți o relație ocazională.

5. Utilizați o adresă de e-mail profesională

Pentru mesajele legate de activitatea dvs. curentă, utilizați întotdeauna adresa de e-mail pe care v-ați desemnat angajatorul dvs. Cu toate acestea, nu trebuie să-l utilizați niciodată pentru a trimite mesaje care nu au legătură cu activitatea dvs., de exemplu, dacă sunteți în căutarea unui nou serviciu. Utilizați în schimb un cont de e-mail personal.

Dacă nu aveți un cont personal, de exemplu cel pe care l-ați furnizat furnizorul de servicii de internet atunci când v-ați înscris pentru serviciu, obțineți un cont de e-mail gratuit. Utilizați Gmail sau un alt serviciu pentru a configura o adresă care să sune profesional. Nu utilizați nimic prostește sau sugestiv. Numele și prenumele dvs. sau numele complet sunt alegeri adecvate.

6. Nu uitați ortografia și numărul gramatic

Este imperativ să vă corectați adresa de e-mail cu atenție. Nu neglija niciodată acest pas critic, indiferent cât de ocupat ești. Lucrurile pe care doriți să fiți atenți la scrierea corectă și la gramatica corectă. În plus față de corectarea corectă a cuvintelor, doriți, de asemenea, să scrieți corect numele persoanelor, inclusiv cel al destinatarului dvs. și numele companiei sale.

Aveți grijă să vă bazați prea mult pe verificatorii de ortografie. Este posibil să nu observe greșelile cuvintelor atunci când sunt utilizate incorect. De exemplu, un verificator de vrăji nu va marca cuvintele "la" în propoziția "Trebuie să vă pun întrebări", chiar dacă în acest context ar trebui să fie "doi". Verificați în mod clar spellings nu sunteți sigur de a utiliza un dicționar online gratuit, cum ar fi Merriam-Webster.